有給休暇を管理する

有給休暇の日数を手計算で管理する

freee人事労務の管理者は、従業員ごとの有給休暇を付与したり、残りの日数を管理できます。

freee人事労務の操作権限の詳細については、「操作権限を管理する」のヘルプページをご覧ください。

有給休暇の日数を手計算で管理する場合は、「休暇管理」画面で有給日数の自動計算を「無効にする」設定が必要になります。
設定方法については、「休暇設定を行う - 有給日数を手動計算する場合」のヘルプページをご覧ください。

従業員ごとの有給付与状況を確認する

1. ［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開きます。
2. ［年次有給の付与］ボタンを選択します。
   こちらの画面では、従業員ごとの有給休暇の付与数と残数を一覧で確認できます。
3. 有給休暇の付与状況・取得状況の詳細を確認する場合は、対象の従業員の行をクリックします。
   
4. クリックした従業員の有給休暇の詳細情報が表示されます。
   ※ サマリ部分では、有給取得義務の対象期間内に取得された有給数、直近の付与日から1年以内に取得された時間休の合計時間数などが把握できます。 
   
   

従業員に年次有給休暇を付与する

1. ［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開きます。
2. ［年次有給の付与］ボタンを選択します。
3. 従業員の行の右側に表示されている［＋有給を付与］ボタンをクリックします。
   
4. 有給休暇を付与する日、有給休暇の期限、付与日数を入力し、［保存］をクリックします。
   ※ 有給休暇の期限は最低2年の法的制限があります。
   
5. 登録した有給休暇が「従業員一覧」画面と「従業員詳細」画面に反映されます。
   付与した有給休暇の内容を変更したい場合は、変更したい休暇の行をクリックして詳細画面へ移動し、［編集］ボタンをクリックします。
   
   
   ※ ［勤怠］メニューの勤怠入力画面の左下にも有給の残りの日数が反映されます。
6. 別の付与日で有給休暇を付与する場合は、1〜5の手順を再度繰り返します。

参考：有給休暇を取得する

付与した有給休暇は、勤怠に有給休暇の使用を入力することで「取得数」が増加し、「残数」が減少します。

勤怠に有給休暇を入力する詳しい手順は、本ページの「勤怠に有給休暇を入力する」をご覧ください。

有給の種類	増減数
有給	1日（1日の所定労働時間）
有給（半休）	0.5日（1日の所定労働時間÷2） ※ 日と時間の内訳（〇日＋〇時間）表示がされる場合は、日の表示に0.5日として反映されます。
有給（時間休）	勤怠入力時に指定した時間数 日数で表示する場合は、所定労働時間をもとに換算を行います。 例：1日の所定労働時間7時間の従業員が1時間の時間休を消化した場合は、日数は0.143日となります。（1時間÷7時間=0.14285…日 端数は小数点第4位で四捨五入する） ※ 所定労働時間が1時間単位でない場合は、時間単位で切上して計算します。

現在の日付時点での日数は、［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開くことで確認できます。

有給休暇を自動計算で管理する

有給日数の自動計算の設定、及び有給の自動付与の設定については、下記のヘルプページをご覧ください。

• 休暇設定を行う
• 有給休暇を自動計算・自動付与する

勤怠に有給休暇を入力する

有給休暇を使用したことを勤怠に入力するには、勤怠の入力時に「勤怠」欄で「有給/有給（半休）/有給（午前休）/有給（午後休） /有給（時間休）」を選択して、［保存］をクリックします。

※ 「有給（半休）」「有給（午前休）」「有給（午後休）」「有給（時間休）」は、勤務賃金設定の設定項目「半休を利用する」「時間休を利用する」を「利用する」とした場合に表示されます。詳しくは、「勤務・賃金設定を追加する - 休日」のヘルプページをご覧ください。

有給を勤怠に入力すると、その日が有給を取得した日として登録されます。

有給（全休）を取得する

全休を取得する場合は、「有給」を選択し保存します。

有給（半休）を取得する

半休を取得する場合は、「有給（半休）」を選択し、以下の項目を入力して保存します。

• 休暇時間
• 出勤
• 休憩（取得した場合）

有給（午前休）・有給（午後休）を取得する

午前休・午後休を取得する場合は、「有給（午前休）」「有給（午後休」のいずれかを選択し、以下の項目を入力して保存します。

• 出勤
• 休憩（取得した場合）

※半休/午前休/午後休の場合は時間数にかかわらず休暇が0.5日消化されます。

有給（時間休）を取得する

時間休を取得する場合は、「有給（時間休）」を選択し、取得時間を1時間単位で指定します（従業員の所定労働時間以上の時間数は指定できません）。

1日の年次有給休暇は、所定労働時間分の時間休として利用することができます。1時間に満たない場合は、時間単位で切上されます。 

※時間休の取得上限を設定している場合は、設定した上限日数以上の時間休を消化できないように制御が掛かります。詳しくは、「休暇設定を行う - 年次有給休暇のルールを設定する」のヘルプページをご覧ください。

※「有給（半休）」「有給（午前休）」「有給（午後休）と「有給（時間休）」を同日に勤怠に入力する場合は、勤務の種類でいずれかを選択し、［ + 休暇を追加］をクリックすると、休暇の種類が追加されます。

［＋休暇を追加］は、管理者が勤怠基本設定で「年次有給休暇のうち半日単位と時間単位の同日取得を許可する」をチェックした場合に表示されます。詳しくは、「勤怠基本設定を行う - 勤怠入力画面を設定する」のヘルプページをご覧ください。

入力内容のサマリを確認する

勤怠カレンダーの上にはその月の有給取得数と残数が表示されますので、従業員の方も有給の取得状況を把握できます。

画面下部には、有給休暇の付与日と有効期限、未来に登録した有給も含む取得数・残数が表示されています。

年5日以上の消化が必要な期間、当月時点で取得義務の対象として計上されている日数も画面下部で確認することができます。

時間休の取得上限を設定している場合、適用期間や取得可能時間等を画面下部で確認することができます。

※ 各値は、照会中の年月時点の情報を表示しています。
※ 取得義務の対象に時間単位で取得した年次有給休暇は含まれません。
※ 時間休として取得した休暇数は、全休・半休として取得した休暇とは区別して表示されます。
※ 従業員の所定労働時間を変更した場合は、変更前と変更後の所定労働時間に基づいて年次有給休暇の残数が再計算されます。

勤怠の入力画面についての詳細は、「勤怠を入力・管理する」のヘルプページをご覧ください。

有給情報をCSVファイルに出力する(エクスポート)

1. ［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開きます。
2. ［取得義務の確認］ボタンを選択し、［CSVエクスポート］をクリックします。
   
3. 確認ダイアログで［ダウンロードする］をクリックすることで、CSVファイルをダウンロードすることができます。
   

有給休暇をCSVファイルから一括付与する(インポート) 

有給休暇を従業員に一括付与することができます。

1. ［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開きます。
2. ［年次有給の付与］ボタンを選択し、［CSVインポート］ボタンをクリックします。
   
3. 有給情報のCSVファイルをダウンロードして編集します。
   年次有給の一括付与（インポート）画面の［CSVをダウンロード］ボタンから従業員の有給情報をCSV形式でダウンロードします。
   ※ 有給情報の出力（エクスポート）からダウンロードすることもできます。
   
   ダウンロードしたCSVファイルをMicrosoft Excelなどで開き、次の項目を例のように編集し保存します。
   
   • 付与日数（例：10）
   • 付与日（例：2018-04-01）
   • 有効期限 （例：2020-03-31）
     ※ IDは編集しないでください。
     ※ 付与日数が0 もしくは 未入力の従業員には有給が付与されません。
4. 編集したCSVファイルをアップロードして内容を確認します。
   編集したCSVファイルをドラッグ&ドロップ または ［ファイルを選択］からアップロードします。
   
   アップロードが完了すると、確認画面が表示されます。
   ※ エラーが表示されている行がある場合は、指示に従って内容を修正し、再度アップロードします。
   
5. 内容を確認して問題がなければ［インポート実行］をクリックします。
   完了すると有給が一括付与されます。
   

有給の消化状況を確認する

従業員の最新の付与に対する消化状況を確認する

1. ［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開きます。
2. ［取得義務の確認］ボタンを選択することで、消化状況を確認できます。
   
   

   項目	内容
   取得義務の期限	年5日以上の有給消化が義務付けられる期間の期限です。 年10日以上の付与がある従業員は、この日までに5日以上の有給を消化する必要があります。 取得義務の期限は、付与日から1年です。
   付与数	年5日以上の取得が義務付けられるのは、年10日以上の付与を受けている従業員が対象です。 対象に当たるかどうかは、この列から判断ができます。
   取得日数	付与日から1年以内に消化された日数が確認できます。 ※ 付与日から1年以内に5日間の消化が行われていない場合は右側にアラートが表示されます（期限まで半年以上あれば警告アイコン、半年未満であればエラーアイコンが表示されます）。 ※ 時間休での消化日数は計上されません。

   ※ 「付与日」欄は、「本画面を閲覧した時点で付与されている有給休暇のうち、最も新しい休暇の開始日」が表示されています。なお、本画面を閲覧した日より未来の日付が付与日の有給休暇がある場合、その日付の当日までは「付与日」欄に表示されません。

   また、有給情報をCSVファイルに出力することで、ファイルにて消化状況を確認することができます。出力の方法は、本ページの「有給情報をCSVファイルに出力する(エクスポート)」をご覧ください。

従業員の全ての付与に対する消化状況を確認する

［休暇］メニュー →［年次有給］タブを選択 → 該当従業員をクリックすると、各付与に対する消化状況を確認できます。

年次有給休暇管理簿を出力する

従業員ごとの過去3年以内の年次有給休暇の付与及び消化状況を「年次有給休暇管理簿」として出力することができます。

1. ［休暇］メニュー→［年次有給］タブを開きます。
2. ［年次有給の付与］ボタンを選択し、年次有給休暇管理簿を出力したい従業員の行をクリックします。
   
3. ［管理簿をエクスポート］から、Excel形式 または PDF形式でファイルを出力することができます。
   
   
   

   年次有給休暇管理簿が作成されない条件について

   • 年次有給休暇の付与日から失効日の期間でひと月でも、勤怠の直接編集・CSVインポート・API連携をしており、その月の「有給取得日数」に「0」を超える値をいれている場合、年次有給休暇管理簿は作成されません。

従業員に付与した有給休暇を削除する

従業員の有給休暇を誤って付与した場合等は、有給休暇の削除が可能です。

削除の手順については次の通りです。

1. ［休暇］メニュー→「休暇管理」画面で、該当従業員の行をクリックします。
   
2. 削除したい有給休暇の行をクリックします。
   
3. 年次有給休暇詳細画面で［編集］ボタンをクリックします。
   
4. ［この年次有給休暇を削除する］をクリックします。
   
5. 「年次有給休暇の削除」画面が表示されますので、［削除］ボタンをクリックします。
   

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参考：勤怠カレンダーで有給を取得した場合の［勤怠］と［給与明細］の反映について

【有給の１日取得で［勤怠］に反映する項目】

共通で反映される項目は、以下の通りです。

• 「労働日数」と「有給取得日数」に１日が加算されます。
• 「総勤務時間」と「所定内労働」に「１日の所定労働時間」が加算されます。
• 「有給残日数」から１日が減算されます。

【有給の１日取得で［給与明細］に反映する項目】

• 月給：［勤怠］と同様
• 日給：日給単価（※）×「労働日数 1日」で支給額が加算されます。
  ※ 日給単価：「従業員アカウント情報」→［基本給と割増賃金］→「基本給」の金額

• 時給：基本時給（※）×「1日の所定労働時間」で支給額が加算されます。
  ※ 基本時給：「従業員アカウント情報」→［基本給と割増賃金］→「基本給」の金額

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参考：年次有給の付与の「現在の残数」と従業員の休暇情報の「残数」の違いについて

それぞれの「残数」の違いは、次のとおりです。

項目	詳細
年次有給の付与の 「現在の残数」	「年次有給の付与」画面に表示されている有給休暇の残数は、現在使用可能な有効期限内の残数となり、失効した有給の残数は表示されません。
従業員の休暇情報の 「残数」	各従業員の休暇情報一覧に表示されている休暇の「残数」は、付与日ごとに分けられており、有効期限の有無に関係なく各付与日の残数が表示されます。

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参考：【代替手段】時給者の有給休暇を「平均賃金」で支給したい場合

有給休暇の賃金の計算方法は、3つあります。
詳しくは、「年次有給休暇中の賃金の計算方法」のページをご参照ください。

freee人事労務では、3つの計算方法のうち、所定労働時間労働した場合に支払われる通常の賃金のみ自動計算に対応しています。

そのため、有給休暇を「平均賃金」で支給したい場合は、次の代替手段をご操作ください。

【勤怠カレンダーを登録する】

freee人事労務では、勤怠カレンダーで「有給」を選択すると次の項目が勤務時間に自動計算されます。

• 労働日数：1日を加算
• 所定内労働時間：「勤務・賃金設定」などで設定された「1日の所定労働時間」を加算
• 有給取得数：1日を加算

このうち「所定内労働時間」は、次の操作で時間数を加算せずに給与計算が可能です。

1. ［勤怠］メニューを開き、 画面上部の年月ナビゲーションで対象月を選択します。
2. 対象の従業員をクリックします。
3. 勤怠カレンダーから該当日をクリックし、勤怠入力画面の勤務時間で「有給」を選択します。
4. 詳細項目の「所定勤務時間の長さ」を「00：00」にして［保存］します。
   

【給与明細に反映する】

有給休暇の支給金額をお手元で計算し、給与明細の直接編集で手当を追加 または 従業員情報から手当を付与する方法で有給休暇の支給金額を給与明細に反映します。

それぞれの操作は次のとおりです。

＜給与明細の直接編集で手当を追加する方法＞

1. ［給料明細］メニューから画面上部の年月ナビゲーションで対象月を選択します。
2. 対象の従業員をクリックします。
3. ［明細編集］にカーソルをあわせ［直接編集する］ボタンをクリックし、［＋手当を追加］から金額を反映します。
   直接編集について詳しい操作手順は、「給与明細の内容を直接編集する」のヘルプページをご参照ください。

＜従業員情報から手当を付与する方法＞

1. ［設定］メニュー →［その他手当］をクリックします。
2. 「その他手当設定」画面の［＋新規追加］をクリックします。
3. 「手当の追加」画面にて、次の内容で手当を作成します。
   • 手当名：「年次有給休暇」など任意の手当名
   • 支給タイミング：給与
   • 計算タイプ：直接入力
   • 手当の単位：0円
   • 支給頻度：毎月 または 1回
   • 所得税の計算：含める
   • 社会保険料の計算：含める
   • 労働保険料の計算：含める
   • 割増賃金の基礎：含めない
   • 勤怠控除の基礎：含めない
   • 固定的賃金の計算：含めない
4. 手順3で作成した手当を従業員情報から付与します。
   詳しい操作手順については、「従業員の情報を編集する - 手当」のヘルプページをご参照ください。

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参考：よくあるご質問

Q.従業員は「有給取得日数」と「有給残日数」をどのように確認できますか？
A.［給与明細］画面、または［勤怠］画面より確認が可能となります。詳細な確認方法については「従業員は「有給取得日数」と「有給残日数」をどのように確認できますか？」のヘルプページをご確認ください。

Q.有休取得日に交通費支給しない設定にできますか？
A.従業員詳細画面にて「通勤手当の支給期間」を「1日あたり」に設定している場合のみ、有休取得日の通勤手当を支給対象外にすることが可能です。詳細な設定方法については「有休取得日に交通費支給しない設定にできますか？」のヘルプページをご確認ください。