メンバーが利用できる口座・部門を指定する(グループ管理)

グループ管理の設定

グループを追加する

1. ［その他設定］メニュー →［グループ管理］を開きます。
2. ［グループを追加する］ボタンをクリックします。
   
3. そのグループに利用可能な口座を指定するには、［利用可能な口座を追加する］ボタンをクリックして、口座を選択します。
   「利用」とは、取引や振替を登録する際の口座選択や、ホーム画面や［マスタ・口座］メニュー →［口座］での残高閲覧・同期を指します。
   

4. そのグループに利用可能な部門を指定するには、［利用可能な部門を追加する］ボタンをクリックして、部門を選択します。
   「利用」とは、取引などを登録する際の部門選択や会計帳簿・レポート機能での閲覧などを指します。
   

   部門未選択の取引の閲覧制御の留意事項

   「部門未選択の取引を含む」にチェックを入れると、部門タグを付けていない取引（部門未選択）が、このグループのメンバーも各会計帳簿・レポートで閲覧可能な状態になります。

   チェックを外すと、部門未選択の取引は表示されなくなります。

   法人のお客様

   チェックを外す場合予め事業所詳細設定「部門の入力」が「必須（全ての科目）」に設定されていることを強く推奨します。

   すべての科目への部門入力の必須化が設定されていない場合、部門未選択の取引を登録できる状態となります。その状態で部門未選択の取引が表示されないグループを作成すると、そのグループに所属するユーザーが部門未選択で取引を作成してしまった場合に、その取引の閲覧ができない状態となってしまいます。

   グループの編集時に、取引登録時の部門入力の設定が「必須（すべての科目）」以外に設定されている場合は、以下の警告メッセージが表示されます。
   
   
   また、取引登録時の部門入力の設定を「必須（すべての科目）」から変更しようとする場合に、グループ管理機能で「部門未選択の取引を含む」のチェックを外しているグループがある場合は、以下の警告メッセージが表示されます。
   
   取引登録時の部門入力の設定については、「取引登録時の部門入力を必須にする」をご確認ください。

   個人のお客様

   チェックを外す場合、以下の警告メッセージが表示されます。
   

   部門未選択の取引が表示されないグループを作成すると、そのグループに所属するユーザーが部門未選択で取引を作成してしまった場合に、その取引の閲覧ができない状態となるため、取引に部門の付与を忘れないよう留意してご利用ください。

5. グループの設定内容に問題がなければ［保存］ボタンをクリックします。
   
6. 追加したグループが一覧に追加されていることを確認します。
   

グループにメンバーを追加する

作成したグループは、メンバーを招待・編集する際に「グループ」欄から選択できます。

メンバーの招待・編集については、「freee会計のメンバー招待・権限」をご確認ください。

グループを編集・削除する

グループを編集・削除するには、［その他設定］メニュー →［グループ管理］を開きます。

グループを編集する場合

編集したいグループ名をクリックし、任意の変更を加えたのち［更新］ボタンをクリックします。

グループを削除する場合

削除したいグループの右端にある［×］ボタンをクリックします。

取引の登録および試算表・総勘定元帳等で閲覧できる情報のイメージ

所属するグループ

下図のグループに所属するユーザーが、試算表や総勘定元帳等の主要帳簿で取引をどのように閲覧できるか記載します。

ユーザーは、口座は「口座A」、部門は「A部門」を利用できるグループに所属しています。

取引の登録

例：A部門の売上高が、グループで利用できない本社口座に入金された場合

ユーザーはグループに権限のあるA部門を付与して取引を登録します。

取引に付与する部門を選択する際、このユーザーは権限のあるA部門のみ選択できます。

本社口座の権限を持つ別のユーザーが、本社口座の入金明細から売掛金の消し込みを登録します。

09/01の売上高の発生仕訳と09/30の売掛金の消込仕訳がこの取引に含まれます。

取引の一覧での閲覧

A部門のみグループに属するユーザーは、この取引に権限のない口座の情報が含まれるので、取引の一覧でこの取引を閲覧できません。

仕訳帳での閲覧

A部門のみを対象とするグループに所属するユーザーの場合、仕訳帳での表示は以下になります。

• 09/01の売上高の発生仕訳：権限のない情報が含まれないため表示されます。
• 09/30の売掛金の消込仕訳：権限のない口座の情報が含まれるため表示されません。

なお、表示された発生仕訳から仕訳の詳細（取引情報）を開くことはできません。同じ取引の中に、権限のない口座の情報が含まれるためです。

試算表・総勘定元帳での閲覧

A部門のみグループに属するユーザーは試算表および総勘定元帳で、以下の情報の閲覧ができます。

損益計算書

初期表示では、検索条件の部門に権限のあるA部門が設定された状態になっています。

この取引の売上高1,000,000の情報を閲覧することができます。

損益計算書上の金額をクリックすると右側に元帳ビューが開き、取引の情報が閲覧できます。

この取引には権限のない本社口座の情報を含むため、元帳ビューから取引の詳細を開くことはできません。

貸借対照表

初期表示では、検索条件の部門に権限のあるA部門が設定された状態になっています。

この取引のA部門が付与された売掛金の金額が閲覧できます。

権限のない本社口座は貸借対照表上で閲覧ができません。

貸借対照表上で売掛金の金額をクリックすると元帳ビューが開き、取引の情報が閲覧できます。

09/01の売掛金については、相手勘定科目の売上高等の情報を制限なく閲覧できます。

09/30の売掛金は相手勘定科目が権限のない口座のため、相手勘定科目や相手税区分等、取引の一部の情報が非表示となっています。

この取引には権限のない本社口座の情報を含むため、元帳ビューから取引の詳細を開くことはできません。

総勘定元帳

総勘定元帳の一覧画面では、初期表示で権限のあるA部門に絞り込まれており、A部門が付与された明細の情報が閲覧できます。

グループ管理の他機能への影響一覧

グループ管理機能で利用できる口座・部門を指定する場合は、下表の制限がかかります。

権限管理の機能と組み合わせることで、従業員の操作・閲覧の権限を柔軟にカスタマイズすることができます。

権限管理機能については、「メンバーが利用できる機能を編集する(カスタム権限)」をご確認ください。

※1：部門未選択の取引は、グループの設定で閲覧を制限していなければすべてのメンバーに表示されます。

※2：相手勘定科目が権限のない口座や権限のない部門が紐づく明細の場合、相手科目の情報は表示されません。

※3：編集時に部門の選択が行えます。一覧画面で部門を絞った表示機能はありません。

参考：他メンバーが出力した取引・口座振替データについて

取引・口座振替データのエクスポートをする権限がある場合、同じ事業所内の他のメンバーが出力した履歴を閲覧・再ダウンロードすることが可能です。

このとき、グループ管理上 権限のない口座・部門が含まれたデータをダウンロードできてしまうと問題があるため、次のような仕様となっております。

• グループ管理で口座・部門どちらかに制限があるユーザーは、他ユーザーがエクスポートした履歴を閲覧できず、ファイルのダウンロードもできません。
• グループ管理で口座・部門ともに制限がないユーザーは、他ユーザーがエクスポートした履歴の閲覧・ファイルのダウンロードが可能です。