経費などの申請経路を設定する

申請経路について

freee会計、経費精算Plus、支出管理Fullでは、申請経路を設定することができます。

申請経路は、以下のような特徴があります。

• freee会計の経費精算・支払依頼・各種申請・購買申請の機能で利用できます。
  ※ 各種申請では、フォームごとに申請経路を設定することも可能です。
• 複数の承認者と承認の順番を設定できます。
• 申請者が経費を申請する際に、申請経路を選択します。
  （申請経路を選択せずに、承認者を単体で指定することもできます）
• 申請経路の作成は、「管理者」権限またはカスタマイズされた権限を持つメンバーが行うことができます。
• 各申請経路を、どの申請種別で使用するか設定することができます。
• freee人事労務の部門・役職登録と連携して、申請経路の部門・役職の組み合わせから、該当する従業員を承認者として自動で指定することができます。

申請経路を作成する

1. ［申請の設定］メニュー →［申請経路・代理承認］を開きます。
2. ［＋新規作成］をクリックします。
   
   ※ 画面右上の［部門・役職設定］をクリックすると、freee人事労務の画面に遷移し、freee会計の申請経路で利用可能な部門・役職の情報を確認することができます。
   設定について詳しくは、「申請経路の部門・役職連携を行う」のヘルプページをご覧ください。
3. 経路の内容を入力します。
   
   

   各項目の詳細は下表のとおりです。

   	項目名	説明	入力方法
   1	申請経路名	「会議費申請」など、わかりやすい名称を入力します。	自由入力
   2	申請経路の説明	申請経路の説明を入力します。 例えばこの経路に関する経費精算の社内ルールなどを記入しておくと経路が管理しやすくなるのでおすすめです。	自由入力
   3	承認者の指定	【メンバー指定】 「ユーザー名またはメールアドレス」欄からメンバーを選択し［追加］をクリックします。 ※ 各ステップ最大10名まで入れることができます。 【申請時にメンバーから指定】 申請時に承認者を直接指定します。 【役職指定（申請者の所属部門）】 申請者の所属部門を自動で取得し、その部門に所属している従業員が承認者として指定されます。部門・役職と従業員の情報はfreee人事労務の登録内容を参照します。 ※ 一つの役職の場合10名まで・2つ以上の役職の場合では合算して10名まで入れることができます。 【役職指定（申請時に部門指定）】 申請時に申請者が部門指定し、その部門に所属する承認者が指定されます。部門・役職と従業員の情報はfreee人事労務の登録内容を参照します。 ※ 一つの役職の場合10名まで・2つ以上の役職の場合では合算して10名まで入れることができます。 ※ freee人事労務側で非表示にした部門は表示されません。 【部門および役職指定】 部門名と役職名で承認者を指定します。部門・役職と従業員の情報はfreee人事労務の登録内容を参照します。 ※ 一つの役職の場合10名まで・2つ以上の役職の場合では合算して10名まで入れることができます。 ※ freee人事労務で非表示にした部門は表示されません。 ※ ［役職指定（申請者の所属部門）］［役職指定（申請時に部門指定）］［部門および役職指定］とfreee人事労務との連携準備について詳しくは「申請経路の部門・役職連携を行う」のヘルプページをご覧ください。	選択
   4	役職から指定する場合	［役職指定（申請者の所属部門）］［役職指定（申請時に部門指定）］［部門および役職指定］のいずれかを選択した場合、申請者が所属または指定の部門内の役職のみか、それ以上の部門の役職も指定するかをプルダウンから選択します。 【に所属】 申請者の所属、または指定部門の役職のみ参照します。 【以上に所属】 まず、申請者の所属部門内で該当する役職者を探し、いる場合はその役職者を表示します。 申請者の所属部門に該当する役職者がいない場合は、該当する役職者が現れるまで、所属部門の上位階層まで遡り、該当する役職者を探します。	選択
   5	部門から指定する場合	1つの承認ステップで2つ以上の役職を指定する場合、そのステップは「うち1名の承認」で承認済になります。 役職全員の承認にしたい場合は、［⊕承認ステップを追加する］をクリックして役職毎にステップを分けてください。 ※ 承認者を複数設定するステップ(1段目)の次に承認者を指定しないステップ(2段目)を設定することはできません。	選択
   6	承認ステップ	承認ステップはプロフェッショナルプラン、エンタープライズプランともに、各種申請・購買申請・経費精算などのワークフローはすべて最大15段階追加することができます。 ※人事労務ではプランによる承認ステップ数の制御はありません
   7	この経路を適用する申請フォーム	この申請経路を使用する申請種別にチェックを入れます。 ※ 作成中等で下書き保存する場合・申請に利用しないようにする場合はすべての申請種別のチェックを外します。 ※ 経費精算・購買申請・各種申請の承認は、アドバンスプラン（旧プロフェッショナルプラン）、エンタープライズプランのみの機能となります。 なお、旧プロフェッショナルプラン、旧エンタープライズプランをご利用の場合、上記3つの申請に加えて支払依頼・請求書等 (見積書・納品書・請求書・発注書)にも適用することができます。	選択

4. 作成された申請経路が一覧に追加されます。
   

   作成した申請経路は編集することや、コピーして別の経路を作成することもできます。
   
   また、特定のユーザを含む申請経路を、［経路に含まれるユーザ］から絞り込むこともできます。
   
   

代理承認の設定をする

代理承認について

「営業活動で発生した経費を営業メンバーが経費申請を行い、営業部長が承認する」というフローが設定されているとします。
この場合、通常は営業部長が承認作業を行えば問題ありませんが、何らかの理由で営業部長が承認作業ができない事態が発生すると承認作業が滞り、次の作業に取り掛かれなくなります。
営業部長の代わりに承認作業を行えるメンバー（例：経理部のメンバー）を設定しておくことで、このような事態を防ぐことができます。

代理承認の設定

1. ［申請の設定］メニュー →［申請経路・代理承認］を開きます。
2. ［代理承認］タブを開き、［＋新規作成］ボタンをクリックします。
   
3. 承認者や代理承認者などの項目を入力し、［作成］ボタンをクリックします。
   
4. 作成した代理承認が表示されます。
   

代理承認を編集する

1. 編集したい代理承認をクリックします。
2. 編集画面で内容を編集した後、［保存］ボタンをクリックします。
   

代理承認を削除する

1. 削除したい代理承認の［削除］ボタンをクリックします。
   
2. ［削除］ボタンをクリックします。
   

代理承認の使い方については「申請された経費精算を処理する」をご覧ください。

freee人事労務との部門・役職連携

freee人事労務に従業員の部門・役職情報を登録しておくと、freee会計の申請経路と連携して承認者とすることができます。

連携機能を承認できる申請経路

申請経路の承認の種類を［役職指定（申請者の所属部門）］［役職指定（申請時に部門指定）］［部門および役職指定］を選択すると、freee人事労務の登録情報と連携することができます。

承認の種類の違いは、下表のとおりです。

承認の種類	部門の指定	承認者の指定
［役職指定（申請者の所属部門）］	自動 ・申請者の所属部門を自動で取得	自動 ・申請者の所属部門と役職から取得 ・上位部門を申請経路に含む場合、所属部門の上位階層を自動でたどり、承認者を取得
［役職指定（申請時に部門指定）］	手動 ・申請時に申請者が部門を指定	自動 ・申請時に指定した部門と役職から取得 ・上位部門を申請経路に含む場合、指定した部門の上位階層を自動でたどり、承認者を取得
［部門および役職指定］	手動 ・申請経路の作成時に部門を指定	自動 ・申請経路の作成時に設定した部門および役職から、承認者を取得

ここでは、事例をもとに承認の種類で［役職指定（申請者の所属部門）］を選択した場合の設定について説明します。

【freee人事労務での設定】

事前にfreee人事労務で部門・役職を登録し、各従業員に設定します。詳しい手順は「申請経路の部門・役職連携を行う」のヘルプページをご覧ください。

【申請経路の作成】

以下のような承認者の指定をした申請経路を作成します。

• 承認-1：役職指定（申請者の所属部門）
  • 役職を選択：課長
• 承認-2：役職指定（申請者の所属部門）
  • 役職を選択：部長

【申請時】

申請時にケース１で作成した申請経路を選択すると、申請者の所属部門を自動で取得し、申請経路にその部門と役職の組み合わせに該当する従業員を自動で承認者に指定します。

同じ申請経路を利用しても、申請者の所属部門によって異なる承認者を自動で指定します。
申請者の所属部門入力が不要になるため、経路設定の間違いや手間を省くことができます。

• 営業部 Aさんが申請した場合の経路
  • 営業部 一般社員Aさん → 営業部 課長 → 営業部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長
• マーケティング部 Bさんが申請した場合の経路
  • マーケティング部 一般社員Bさん → マーケティング部 課長 → マーケティング部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長

上記の申請経路を図で表すと次のようになります。

営業本部 本部長
↑		↑
営業部 部長		マーケティング部 部長
↑		↑
営業部 課長		マーケティング部 課長
↑		↑
営業部 一般社員Aさん		マーケティング部 一般社員Bさん

【申請経路の作成】

ケース１の申請経路をコピーして、承認ステップを追加します。

• 承認-3：役職指定（申請者の所属部門）
  • 申請者の所属部門：以上に所属の
  • 役職を選択：本部長

【申請時】

申請者の所属部門からその上位部門階層をたどって、役職者を自動で承認者に指定します。

営業部 Aさんが申請した場合、「営業部」の上位部門階層の「営業本部」をたどって、営業本部長を承認者に指定します。
途中承認者の上位部門の入力が不要になるため、経路設定の間違いや手間を省くことができます。

• 営業部 Aさんが申請した場合の経路
  • 営業部 一般社員Aさん → 営業部 課長 → 営業部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長

営業本部 本部長
↑		↑
営業部 部長		マーケティング部 部長
↑		↑
営業部 課長		マーケティング部 課長
↑		↑
営業部 一般社員Aさん		マーケティング部 一般社員Bさん

申請種別を選択する

申請経路は申請種別ごとに使用する / 使用しないを選択することができます。

1. ［申請の設定］メニュー →［申請経路・代理承認］をクリックします。
2. 次のいずれかの操作を行います。
   
   • 新規に作成する申請経路に対して設定する場合：
     ［申請経路を作成する］をクリックし、新たな申請経路の編集画面を表示します。
   • 既存の申請経路に対して設定する場合：
     設定を変更したい申請経路の右端、［編集］をクリックし、申請経路の編集画面を表示します。
3. この申請経路を使用したい申請のチェックボックスをONにします。
   
4. ［保存］をクリックして申請経路の設定を保存します。

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参考：自作した申請フォームが2つ以上ある場合

「各種申請」では、申請種別の選択の他に「申請フォームの設定」画面の「申請経路の適用」にて該当の申請経路が選択されている必要があります。
「各種申請」から申請を作成する際に指定したい申請経路が表示されない場合は、［申請の設定］メニュー →［申請フォーム］を開き、［各種設定］タブ → 各申請フォームから該当の申請経路にチェックが入っているかご確認ください。

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参考：申請経路設定のヒント

【申請経路のオプションについて】

各申請経路には次のようなオプションを使用することができます。社内のワークフローに合わせてオプションを選択し申請経路を組み立てることで、ほとんどのワークフローをfreee会計上で行うこともできます。

• 承認ステップの追加：
  承認ステップを複数段階設定できます。例えば、所属課長の次に部長の承認が必要な場合等に使用することができます。
• 承認者数の変更：
  各段階で必要な承認を「1人」または「全員」から選択することができます。例えば、所属部門の全係長からの承認を得た後に所属課長へ申請をまわす場合等に使用することができます。

【基本経路の設定について】

各種申請フォームではデフォルトの申請経路（基本経路）を設定することができます。詳しくは「申請フォームの基本経路設定」のヘルプページをご覧ください。

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参考：［以上に所属］を選択した場合の動作パターン例

ここでは、申請経路の設定画面の「承認者の指定」項目で、申請者の所属部門（または部門指定）［以上に所属］を選択している場合の動作パターンについて、次の例示をもとに説明します。

※ 申請経路の承認者を役職指定する場合、下記のいずれかから選択できます。
それぞれの違いは、本ページ「申請経路を作成する」の「手順3」の表内にある 「承認者の指定」部分をご覧ください。

• 役職指定（申請者の所属部門）
• 役職指定（申請時に部門指定）
• 部門および役職指定

※ 承認者が申請者の所属部門（または部門指定）［に所属］と［以上に所属］の違いは、本ページ「申請経路を作成する」の「手順3」の表内にある「役職から指定する場合」部分をご覧ください。