【freee支出管理｜カード】レシート・領収書の連携について

領収書回収〜経理処理までの流れ

カード決済後に領収書を添付できる提出用通知がメールまたはSlackでカードの所有者・閲覧者に届きます。また管理者・経理担当者の場合は、所有するカードの分のみ届きます。
領収書提出用通知から提出したファイルはfreee会計のfreeeカードで経理の明細に自動で紐づきます。経理担当者は領収書が添付された状態で、取引登録ができます。

カード決済後、その場で写真を撮影し領収書を提出することで、カード利用者への催促が不要になり、領収書回収の手間を削減できます。

またfreeeカード Unlimitedの管理画面からもカード利用者は領収書の提出が可能です。
※ すでにfreee会計の取引に領収書を紐づけている場合の提出は不要です。ただし現状では未提出の表記が出続けます。ご了承ください。

領収書提出の通知の設定

領収書提出通知はメール・Slackで受け取ることが可能です。送信方法をカード管理画面から設定できます。

メールで受け取る際の設定方法

所有者として設定されている方のメールに通知を送ります。

手順

1. freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
2. ［カード管理］メニューをクリックします。
3. カード管理の一覧より、設定したいカードの行をクリックします。
4. ［編集］ボタンをクリックします。
   
5. 「領収書提出の通知」項目で、メールでの通知を選択し［保存］ボタンをクリックします。
   ※メールとSlack双方で通知したい場合、両方選択してください。
   

Slackで受け取る際の設定方法

決済したカードに設定されている所有者へSlackで通知を送ります。
Slackの連携設定と、Slackで通知を受け取るためのカード設定が必要になります。

Slackとの連携手順
※Slackで利用しているアカウントのメールアドレスと所有者でしているメールアドレスが一致している必要があります。

1. freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
2. ［設定］をクリックします。
3. ［Slack 連携］をクリックします。
4. ［ワークスペースを連携］をクリックします。
   
5. Slackワークスペースへのアクセス画面で［許可する］をクリックします。
   
6. 外部ツール通知設定の画面でワークスペース名が表示されていることを確認します。
   

Slackで通知を受け取るためのカード設定手順

1. freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
2. ［カード管理］メニューをクリックします。
3. カード管理の一覧より、設定したいカードの行をクリックします。
4. ［編集］ボタンをクリックします。
   
5. 「領収書提出の通知」項目で、Slackでの通知を選択し［保存］ボタンをクリックします。
   ※メールとSlack双方で通知したい場合、両方選択してください。

Slackのチャンネルで通知を受け取る方法

カード管理者はSlackチャンネル、カード、通知タイプを指定して、通知内容や範囲を設定をすることができます。
チャンネル内にカード決済者やその上長などを招待して、領収書提出の催促や、決済内容の確認といったコミュニケーションをとることが可能です。
詳しくは「 【freee支出管理 | カード】Slackチャンネルへの通知方法」のヘルプページをご参照ください。

領収書のアップロード方法

領収書はメールでの通知、Slackでの通知、もしくはfreeeカード Unlimitedの明細画面よりアップロードができます。

メール・Slackの通知からのアップロード方法

※ freee会計の権限がない場合でも利用可能です。

カード決済を行うと決済通知とは別で【領収書提出】というメッセージがメールもしくはSlackにて所有者に送られます。

Slack受信

領収書/レシート回収のAppからDMで提出通知が送信されます。

メール受信

件名：領収書提出・利用報告 ｜ freeeカード Unlimited ｜ 〇〇〇（カード名）

1. 通知内の［領収書・レシートを提出］をクリックします。
2. 備考を入力します。
   例：10/5 大阪出張 新幹線（往路）
3. ファイルを選択します。
   ※ファイル選択から写真を撮ることも可能です。
   

4. ［提出］をクリックするとfreeeカードUnlimitedの管理画面や、freeeカードで経理の明細に連携されます。

   • 【領収書・レシートを提出】リンクの有効期限は1か月となります。
   • 添付できるファイルはJPEG／PNG／GIF／HEIF／PDF形式になります。
   • 一つの明細に複数枚の領収書を添付したい場合は、「追加提出」より追加してください。最大5枚まで添付ができます。

freeeカード Unlimitedの管理画面からのアップロード方法

※ freee会計のファイルボックスの「ファイルをアップロードする」権限と「アップロードしたファイルを確認する」権限が必要です。権限については「freee会計のメンバー招待・権限」のヘルプページをご確認ください。
freeeカード Unlimitedの［利用明細］より領収書の提出が行えます。
カード管理者は全てのカード、カード所有者は所有者として登録されたカードの領収書のアップロードが行えます。

手順

1. freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
2. ［利用明細］メニューをクリックします。
3. 領収書の提出を行いたい明細の行をクリックします。

4. ファイルを選択し、［アップロード］をクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。

   • 添付できるファイルはJPEG／PNG／GIF／HEIF／PDF形式になります。
   • 一つの明細に複数枚の領収書を添付したい場合は、「追加添付」項目より追加してください。最大5枚まで添付ができます。

領収書のアップロード時の注意点

• 「カード管理者のファイルボックスの操作権限がありませんでした。操作を確認してください」と表示された場合、freeeカード Unlimitedの最後に登録されたカード管理者にfreee会計のファイルボックス権限を付与することでアップロードが可能になります。
  • 権限付与の方法については「メンバーが利用できる機能を編集する(カスタム権限)」のヘルプページをご確認ください。
• freeeカード側から提出した場合は「添付済み」、提出をされていない場合は「添付待ち」と表示されます。freee会計上で領収書提出したものを削除した場合は、freee会計とfreeeカード管理画面は連携されていないため「添付済み」の表記のままとなります。
• freee会計がプラン未契約の場合はご利用いただけません。

領収書のアップロード状況の確認方法

領収書のアップロード状況は、freeeカード Unlimitedの［利用明細］画面より確認することができます。
管理者・経理担当者は全てのカード、一般権限者は所有者として登録されたカードの確認が行えます。

領収書の提出が完了すると提出日に日付が入ります。該当のカードの行をクリックすると、添付された領収書の確認や追加提出等が行えます。

領収書の提出が不要な明細

加盟店より返金としてデータが送られてきた明細は、領収書の提出が不要と自動で判定され、領収書等提出のステータスが（提出不要）と表記されます。

アップロードした領収書の確認・削除・変更

アップロードした領収書は「カード管理」画面より確認・削除・変更が行えます。

なお、【領収書を提出】リンクの有効期限内であれば、メール・Slackの通知からも確認・削除・変更が行えます。

freeeカード Unlimitedの［ご利用明細］画面での手順

「管理者・経理担当者」と「一般権限者の所有者」で操作が異なります。

管理者・経理担当者の場合

1. freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
2. ［利用明細］メニューをクリックします。
3. 領収書の確認・変更・削除を行いたい明細の行をクリックします。
4. ファイルを削除・新規アップロードし、［アップロード］ボタンをクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。

一般権限者の所有者の場合

1. freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
2. ［マイカード］メニューをクリックします。
3. 領収書の確認・変更・削除を行いたい明細の行をクリックします。
4. ファイルを削除・新規アップロードし、［アップロード］ボタンをクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。

領収書提出通知画面での手順

1. 通知内の［領収書・レシートを提出］をクリックします。
2. 領収書の追加をしたい場合「追加提出」タブをクリックし［ファイルを選択］から領収書を提出します。
   
3. 領収書の削除をしたい場合［提出済み］タブをクリックし、データ右上の［×］をクリックします。
   

ファイルボックスに連携された領収書の確認

アップロードされた領収書やレシートはfreee会計のファイルボックスに自動で連携されます。

ファイルボックスについての詳細は、「レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について 」のヘルプページをご確認ください。

なおファイルボックスの確認には、freee会計のファイルボックスの「ファイルをアップロードする」権限と「アップロードしたファイルを確認する」権限が必要です。権限については「freee会計のメンバー招待・権限」のヘルプページをご確認ください。

領収書提出通知やカード管理画面経由で領収書を提出した場合、ファイルボックスの「アップロードした人」に表示されるユーザーは、以下のように決まります。

• 利用したカードの所有者がファイルボックスの操作権限がある場合、所有者が「アップロードした人」に入る
• 利用したカードの所有者がファイルボックスの操作権限がない場合、freeeカード Unlimitedの最後に登録されたカード管理者が「アップロードした人」に入る

提出された領収書を用いて取引登録を行う

freeeカード Unlimitedを用いてカード決済を行った場合に、「freeeカードで経理」にて、freeeカード Unlimitedのご利用明細がリアルタイムに同期され、カード明細と回収した領収書を同時に確認しながら取引登録を行うことができます。

詳しくは、「freeeカードで経理」のヘルプページをご覧ください。