「退職手続き」に関するよくある質問

1. 退職者の基本情報等について

Q. 退職日を変更したい場合はどうすれば良いですか？

A. 「退職手続き」がStep3まで進んでいる場合は人事責任者にて退職日の修正ができませんので、メッセージよりオフィスセンターへご連絡ください。

内容を確認後、オフィスセンターにてStep1まで差戻しを行いますので、退職日を修正し、手続きを進めてください。

Q. 定年再雇用の場合、退職理由は何を選択しますか？

A. 定年再雇用の場合、freeeボードの「退職手続き」では対応しておりません。
オフィスセンターにて手続きを進めますので、メッセージ機能にて下記の情報をご連絡ください。

• 該当従業員の氏名
• 社会保険の資格喪失日
• 再雇用後の月額総額金額

Q. 「退職手続き」Step3に登録する退職後住所は、freee人事労務の従業員データに反映されますか？

A. 退職後住所にご入力いただいた情報はfreee人事労務の従業員データには反映されません。

人事労務の従業員データに反映したいときは、退職前にfreeeボードより「住所変更」のお手続きをしてください。
※freee人事労務への登録が不要であれば、お手続きは不要です。

Q. 「退職後に連絡可能なメールアドレス」はfreee人事労務に反映されますか？

A. 退職手続きのStep3にて「退職後に連絡可能なメールアドレス」を入力した場合でも、freee人事労務およびfreeeボードのログイン用メールアドレスは変更されません。

それぞれのメールアドレスを変更する場合、「労務に関する手続き方法一覧（従業員向け） - freeeボードのメニューに無い申請関連」のヘルプページをご覧ください。

Q. 退職する従業員に「退職手続き」Step3の入力を依頼できない場合はどうすれば良いですか？

A. 人事責任者様にて代理入力が可能です。
詳しくは「代理入力の方法」のヘルプページをご覧ください。

Q. freee人事労務での出勤簿の出力はどうすれば良いですか？

A. 出勤簿は、毎月の勤怠情報が確定したのちに出力できるようになります。
詳しくは「出勤簿を出力する」のヘルプページをご覧ください。

Q. 退職者が退職後に閲覧できる情報は何がありますか？

A. freeeボードとfreee人事労務はそれぞれ以下の通りです。

• freeeボード
  • 退職手続きが完了されますと、freeeボードへはログインができなくなります。
• freee人事労務
  • ログインメールアドレスの招待解除をしない限りはアカウントにログインできる状態が維持されるため、退職手続き完了後も登録内容は閲覧可能です。
    freee人事労務の招待解除は貴社にてご対応可能です。※任意
    招待解除を行うと、その時点で退職された従業員からの源泉徴収票および給与明細の閲覧・ダウンロードができなくなります。
    詳しくは「従業員の退職時の手続きを行う - ④ 退職者を招待解除する」のヘルプページをご覧ください。

2. 退職時の給与計算について

Q. 固定残業代の日割計算を行う場合

A. 固定残業代を利用している場合には、日割計算が行われません。
以下のいずれかの方法でご対応ください。

• 固定残業代の部分のみ、給与計算時に手当・控除データで調整する。
• 「控除対象日数」は0日とし、給与計算時に日割計算分を手当・控除データで調整する。

Q. 給与の締日より前に給与の支払日が発生する場合

A. 退職日以降の手当・控除を発生させないようにするためには、手続きが必要です。

退職手続きにおいては、退職者の給与情報は基本的に変更されません。

そのため、以下のようなケースでは、退職手続きのほかに「基本給等の変更」の手続きを実施し、毎月発生する手当・控除が退職月の翌月の給与支払い時に発生しないようにしてください。

例：月末締め当月25日支払いの対象者が1月末に退職する場合

• 1月25日：最終給与支給（1月分の基本給＋手当・控除）
• 1月31日：退職日～
• 2月25日：給与支払（基本給はゼロ、手当・控除は発生する）
  ※ こちらの手当・控除を発生しないようにするためには「基本給等の変更」を実施してください。

Q. 勤怠の締日よりも前に給与支払日が到来する方の退職手続きについて

A. 人事責任者にて、以下の対応を行います。

※さらに詳細な内容は、オフィスセンターよりご連絡します。

• 『基本給等の変更』を申請し、「基本給」を0円へ変更する
• 『基本給等の変更』のワークフローにて「固定残業代の支給はありますか」に「いいえ」を選択（入社月から支給している場合）
• 最終給与で支給しない手当・控除がある場合には、『基本給等の変更』のワークローにて「毎月手当・毎月控除」を0円へ変更
• 最終給与で固定残業代に相当する時間・金額を超える時間外労働があった場合は、人事責任者で計算のうえ、最終給与の『給与計算』ワークフローで手当データのアップロードを実施

Q. 控除対象日数について

A. 退職月に不就労日数を控除する場合、「控除対象日数」に該当日数を入力してください。

控除対象日数が無い場合は「0」と入力します。

※控除対象日数を入力した場合、以下の計算式で算出した控除額が「勤怠調整F2」という手当名で最終支払い給与に登録されます。

• 控除額＝控除単価 × 所定労働時間 × 控除対象日数

Q. 控除対象日数が端数になる場合はどうしたら良いですか？

A. freeeボード退職手続きの控除対象日数には整数のみご登録可能です。
端数については別途貴社にて計算いただき、「手当」としてご登録してください。

Q. 住民税特別徴収の切替はどうなりますか？

A. 「退職手続き」が起票されると、退職者の最終給与支払い月の給与計算ワークフローにて、給与計算の支給額と徴収額から、住民税の徴収方法を以下の通りにシステムが判断します。
（退職者の最終給与の給与計算Step3にて、その情報が上書きされます）

• 1～5月退職の場合
  最終給与計算で住民税の一括徴収判定が行われます。
  • • 残りの住民税が退職月から徴収できる場合：「異動後の未徴収税額の徴収」は「一括徴収」になります。
    • 退職月だけ徴収できる場合：「異動後の未徴収税額の徴収」は「普通徴収」になります。
    • 徴収できない場合：退職月の住民税徴収額を0円にして、「異動後の未徴収税額の徴収」は「普通徴収」になります。

• 6～12月退職の場合
  • • 退職月だけ住民税を徴収できる場合：「異動後の未徴収税額の徴収」は「普通徴収」になります
    • 退職月の住民税も徴収できない場合：退職月の住民税徴収額を0円にして、「異動後の未徴収税額の徴収」は「普通徴収」になります。

上記以外の処理をご希望の場合は、「メッセージ」にてオフィスセンターへご連絡ください。

Q. 退職者の給与データ等は管理者側でいつまで閲覧可能ですか？

A. 特に制限は設けておりませんので、意図的にデータを削除しない限りは引き続き閲覧可能です。

3. 退職証明書

Q. 退職証明書はどこからダウンロードできますか？また、ダウンロード後はどうしたら良いですか？

A. 「退職手続き」Step2の「タスク3」よりダウンロードできます。ダウンロード後は退職証明書に社印を押印のうえ、退職者に渡してください。

4. 離職証明書

Q. 離職証明書の記載内容に関する確認書について

A. 「退職手続き」Step3でユーザーが離職票の発行を希望する場合、離職証明書のPDFデータをダウンロードすることができます。

Q. 離職証明書の記載内容に関する確認書の留意点について

A. 「離職証明書の記載内容に関する確認書」（以下「確認書」）については「離職証明書」の内容を確認したうえで同意してもらう記載がありますが、退職者が「確認書」を提出されるタイミングでは「離職証明書」を閲覧することができません。

ハローワーク（厚生労働省）の電子申請手順に沿ったフローとなります。

• 厚生労働省「雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付あり）電子申請手順」

なお、freeeボードはハローワーク（厚生労働省）の電子申請手順に沿った運用となります。

「確認書」に退職者が同意する際に、離職証明書の記載内容が確認できません。

そのため、退職予定の退職者につきましては、それぞれ以下の方法でご対応ください。

退職者に「確認書」をご提出いただく場合

退職者に確認してもらうのは、人事責任者が、退職手続きワークフローのStep1およびStep2にて入力した情報です。

「退職日」「退職後の住所」「退職理由」について内容に問題がなければ、「確認書」を提出します。その後、発行された離職証明書の内容に異議があった場合、退職者にて申し立ても可能です。

詳しくは厚生労働省のホームページをご確認ください。

退職者に「確認書」をご提出いただけない場合

退職手続き時に、離職票を希望される退職者と連絡が取れない・退職者から同意してもらえない場合は、「確認書」の代わりに下記の「事業所様の疎明書」を添付することで、手続きを進めることも可能です。

その場合、疎明書を作成の上、問い合わせを行い代理入力を依頼します。

なお、疎明書にて離職証明書を発行した場合であっても、離職証明書（離職票）の内容に異議があれば、退職者にて申し立ても可能です。

• 東京労働局「離職証明書に係る被保険者の電子署名の省略 - 被保険者の確認を得られないやむを得ない理由について（事業主の疎明書）」

5. 源泉徴収票

Q. 「源泉徴収票に記載すべき未入力の給与額」に入力する金額はどのように入力すれば良いですか？

A. 「未入力の給与額」や「未入力の給与控除額」などの入力欄は、主に年の途中からfreeeを使い始めた場合や、freee以外での給与支払いがある場合に入力します。入力することにより年間の給与総額や控除額を正確に反映させることができます。

ただし、源泉徴収票には、最終給与までに給与計算される支給額が合算して表示されるため、「退職手続き」Step2、「源泉徴収票に反映すべき未入力の給与額」は基本的には入力不要です。

ご入力いただく必要があるものは、一部の現物支給のような、給与明細に記載していない支給額などが該当します。

本項目は入力必須項目ではないため、該当する支給がない場合は未入力のままステップを進めてください。

Q. 退職する従業員と連絡が取れない場合の源泉徴収票ダウンロード方法

A. 人事責任者から退職する従業員の源泉徴収票をダウンロードする場合は、以下の手順にて対応してください。
※なお、アプリ版のfreee人事労務では出力ができないため、ブラウザ版からログインを行ってください。

1. ブラウザ版でfreee人事労務にログインします。
2. ［従業員一覧］メニューを開きます。
3. 画面右側の「在職者一覧」をクリックし、プルダウンより「退職者一覧」を選択します。
4. 退職者一覧が表示されますので、該当者の「源泉徴収票の出力」より「従業員用を出力」をクリックし、源泉徴収票をダウンロードします。

詳細は、「従業員の退職時の手続きを行う - 源泉徴収票を出力する」のヘルプセンターをご覧ください。

6. 給与所得者異動届出書

A. 「退職手続き」がStep9に進みますと、給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書の出力が可能となります。

『給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書を提出しますか？』の設問にて、「はい」を選択し、提出予定日を入力してください。

出力した異動届出書にて、適宜必要情報を記入し、貴社にて、書類の左上に記載されている市区町村へご提出ください。

7. その他

Q. 「退職手続き」Step4「退職者は過去1年に休職休業したことがありましたか」という質問について

「はい」「いいえ」を選択すると、それぞれどのような影響があるか？

A. 以下の通りです。

• 「はい」を選択した場合
  休職休業の履歴が入力できるようになりますので、 休職期間・休職理由等、必要な情報を入力してください。
  退職する従業員が 離職票の作成を希望する場合、休職期間において傷病手当金・雇用保険の給付金の受給履歴がないか、 社労士にて確認を行い、退職手続きを進めます。

• 「いいえ」を選択した場合
  休職休業の履歴の入力は不要です。

欠勤期間がある場合は「はい」「いいえ」のどちらを選択すればよいか？

A. 下記を理由としたお休みの場合は休職扱いとなりますので、取得期間を入力してください。

• 私傷病
• 産前産後休業
• 育児休業
• 介護休業
• 労災

なお、上記休職以外の理由でお休みされた期間は欠勤扱いとなります。
そのため、「退職者は過去1年に休職休業したことがありましたか」の設問には「いいえ」を選択し、ステップを進めてください。

Q. 退職者への通知について

Step3（ユーザー）の未完了通知メールが届くタイミング

A. 「退職手続き」の未完了通知メールが該当従業員へ送信されるのは、翌日の午前8時です。
ステップが進んだ時点では、該当従業員には通知されません。

通常、各手続きでステップが次の作業者に進むと、翌日の午前8時にご対応依頼のメールが該当ステップの作業者宛に送信され、以降はステップが完了するまで毎日午前8時にメールが自動送信されます。

退職に関するご案内通知（Step7）が届かない

A. 「退職手続き」が社労士ステップ（Step6）まで完了しますと、システムより該当従業員へメールが配信されます。

退職に関するご案内通知（Step7）をStep6完了前に送信してほしい

A. 社労士ステップ（Step6）の完了前に該当従業員への通知が必要でしたら、オフィスセンターより個別にメールをお送りいたしますので、メッセージにてご連絡ください。
その際、ご希望の送信日時がございましたら、合わせてお伝えください。
※特にご指定がない場合は、ご返信をいただいた後に送信いたします。
※社労士ステップが完了しますと、オフィスセンターから送信したものと同じ内容のメールが再送されます。

Q. 保険証の返却はどうすれば良いですか？

A. 人事担当者へ返却ください。
※Step7に到達すると送信されるメールに、健康保険証等の返却についてのご案内があります。

Q.給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書、源泉徴収票、離職票の発行はいつになりますか？

A.給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書、源泉徴収票を作成するためには、最終支払給与が確定している必要があります。
※最終支払給与が確定するまで作成することができません。

また、離職票は給与情報をもとに社労士が作成します。
※目安としては退職日から10〜14日後になります。