従業員の退職時の手続きを行う

Print Friendly and PDFページを印刷

従業員が退職したときは、社会保険の資格喪失の手続き等を行う他、源泉徴収票を作成し交付します。

人事労務freee上では、従業員の退職日を登録します。

 

目次

従業員の退職を登録する前に

従業員の退職時には源泉徴収票の発行が必要となりますので、以下の点にご注意ください。

  • 従業員の退職時は、従業員の「削除」はしません。
    削除してしまうとその従業員のデータが消え、退職時に必要な源泉徴収票の発行などができなくなりますのでご注意ください。

  • 事前に、従業員の住所と家族の情報を登録する必要があります。
    源泉徴収票に必要な情報ですので、事前に登録します。
    詳しい手順はこちらのヘルプページをご覧ください。
    ※ 退職月の住所が入力されていないと、源泉徴収票は発行できません。

freee上での退職の登録

標準プランの場合

1.[従業員]メニューより退職する従業員の編集画面を開きます。

2. 画面右上の[その他の操作]ボタンから、[退職]をクリックします。

3.退職日を入力して[登録]をクリックします。

※ 退職日以降の従業員は[従業員一覧]で表示されなくなりますが、退職日の翌月以降でも、画面上部の年月ナビゲーションを在職時の年月に切り替えることで、給与明細の確認や出力は可能です。

※ 誤って退職情報を登録してしまった場合、退職日を空欄として保存することで退職情報を削除できます。

ビジネスプランの場合

1.[従業員]メニューより退職する従業員の編集画面を開きます。

2. 画面右上の[その他の操作]ボタンから、[退職]をクリックします。

3.退職日を入力して[登録]をクリックします。

4.画面上に「退職処理」の項目が表示されますので、必要箇所を登録し保存するをクリックします。
____.png

5.右上の「書類出力」ボタンから退職時に必要な以下の書類を出力することができます。

・社会保険(健康保険・厚生年金保険)被保険者資格喪失届

・雇用保険被保険者資格喪失届及び離職証明書

・従業員交付用の源泉徴収票

※源泉徴収票については、退職月までの給与の支給がある場合で「退職処理」の欄の下の「退職者の源泉徴収票」の欄の源泉徴収票を確定してから出力できます。
__________.png

退職者分の追加料金について

退職する従業員分の追加料金をお支払い頂いている場合は、最終の給与明細が確定した後に支払の設定画面より手動で料金を変更します

追加枠がない状態では、「給与明細の確定」が行えなくなります。

 

退職時に行う必要のある手続き

退職時には社会保険関係の手続きや労働保険の手続きなどいくつかの手続きを行う必要があります。

それらに必要な書類については、人事労務freeeのビジネスプランでは出力することができます。

退職時の源泉徴収票に限っては、標準プランでも出力することが可能です。

社会保険の資格喪失手続き

会社は退社日の翌日(資格喪失日)から5日以内に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を年金事務所に提出しなければなりません。このとき、健康保険証を返却しなければなりません。健康保険組合に加入している場合は、組合と年金事務所双方で手続きが必要です。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届については、退職時のfreeeでの登録上はこちらで出力することが可能です。
※ビジネスプラン限定 

退職時の社会保険料の控除

従業員が退職した場合、社会保険の資格喪失日は退職の翌日となります。そのため、月末退社の場合は退社日の属する月とその前月の社会保険料まで控除する必要があります。

雇用保険の資格喪失手続き

会社は退社日の翌日から10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出しなければなりません。また、社員が希望しない場合を除き、離職証明書を作成する必要があります。

雇用保険被保険者資格喪失届及び離職証明書については退職時のfreeeでの登録上、こちらで出力することが可能です。
※ビジネスプラン限定 

 

退職時の住民税の手続き

毎年の所得に対する住民税の特別徴収は毎年6月から翌年5月にかけて毎月の給与から天引きしています。そのため、社員が退社する場合は、その後の住民税に関する手続きを行う必要があります。

住民税の納付先である市区町村へ「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」(※例として品川区のものを掲載しています。各市町村のHPに届出書がございます。)を翌月10日までに提出しなければなりません。この届出書で一括徴収するか、普通徴収に切り替えるかを報告します。既に転職先が決まっている場合は、市区町村ではなく、転職先の会社へ提出します。

一括徴収か、普通徴収かの選択については退職月によって手続きが異なります。

①6月1日から12月31日までに退社する場合
住民税の残額を一括して退職月の給与から控除し、納付する方法(一括徴収)か、個人で納付する方法(普通徴収)にするかを退職者が選択できます。申し出がない場合は、普通徴収となります。

②1月1日から5月31日までに退社する場合
本人申し出がなくても給与から一括徴収できます。 

源泉徴収票の発行

退職者には、退職後1ヶ月以内に「給与所得の源泉徴収票」を交付する必要がありますが、人事労務freeeから同書類を作成することができます。
※標準プラン及びビジネスプラン限定

標準プランの場合の出力方法

源泉徴収票を発行する前に、在職中に支給した給与についての従業員の給与明細を全て確定する必要があります。
ここで確定した分の「支払金額」や「源泉徴収税額」として源泉徴収票に反映されますので、事前に登録します。
詳しい手順はこちらのヘルプページをご覧ください。

1.[書類]メニューの[退職した従業員の源泉徴収票]をクリックするか、[従業員]メニューの[退職者の表示]をクリックして、退職者の一覧を表示します。

2.退職者の行にある[源泉徴収票を確定する]というボタンをクリックします。
________.png

3.人事労務freeeに登録されている給与などの金額が表示されますので、問題なければ[源泉徴収票を確定する]ボタンをクリックします。
もし人事労務freeeに登録していない金額がある場合は、中央にある未入力の金額欄に記入してから、確定ボタンをクリックします。
___________.png

4.各退職者の行にある[源泉徴収票PDF出力]ボタンをクリックして、源泉徴収票のPDFを出力します。

給与freeeに登録した情報から自動で源泉徴収票が作成されますので、ブラウザの保存機能などで源泉徴収票のPDFを保存します。
源泉徴収票は、2016年(平成28年)分より以下の形式のものが作成されます。
ビジネスプランの場合の出力方法

1. [書類]メニューの[退職した従業員の源泉徴収票]をクリックするか、[従業員]メニューの[退職者の表示]をクリックして、退職者の一覧を表示させます。

2.退職者の行にある[源泉徴収票を確定する]というボタンをクリックします。

ここまでの手順に代えて、freeeで行うこちらの退職処理の途中で源泉徴収票を確定させることもできます。退職処理を行う過程の中で、従業員情報画面での退職処理を実施後、源泉徴収票の確定ボタンが表示されます。

3.もし人事労務freeeに登録していない金額がある場合は、中央にある未入力の金額欄に記入してから、確定ボタンをクリックします。

4.各退職者の行にある[源泉徴収票PDF出力]ボタンをクリックして、源泉徴収票のPDFを出力します。

源泉徴収票の交付

上記の手順により作成した源泉徴収票は、退職後1ヶ月以内に退職者へ交付します。

源泉徴収票を印刷する場合は、ブラウザやPDF閲覧ソフトの印刷機能を利用してA5サイズ(平成27年以前のものはA6サイズ)で印刷します。

メールで送付する場合は、メールソフトにPDFを添付します。

※ 源泉徴収票を発行した退職者が自社で年末調整を行わなかった場合は、発行された源泉徴収票の摘要欄に「年末調整未済」と追記します。

なお、源泉徴収票は手書きで作成することも可能です。この他、e-Taxのサイトでも源泉徴収票等作成ソフトが公開されています。(源泉徴収票等作成ソフトを利用するには、電子証明書が必要です)