従業員の退職時の手続きを行う

退職時に行う一般的な手続き

従業員の退職時には、社会保険関係や労働保険などいくつかの手続きを行う必要があります。

本ページで紹介する手順で、freee人事労務での退職処理および提出書類の出力を行い、以下の手続きを完了します。

退職時の手続き一覧

【社会保険資格喪失手続き】

対象者	提出書類	提出先・備考	freeeでの対応
健康保険・厚生年金加入者	健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届 ※ 参考：日本年金機構「従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き」	協会けんぽ加入の場合： 書類と保険証を退職日より5日以内に年金事務所へ提出します。 健康保険組合加入の場合： 組合と年金事務所双方へ提出します。	本ページの「③ 退職時に必要な書類を出力する」の手順で提出書類を作成します。 ※ スタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上で利用可

【退職時の社会保険料の控除】

対象者	提出書類	提出先・備考	freeeでの対応
月末退職の健康保険・厚生年金加入者	-	社会保険の資格喪失日は、退職日の翌日です。 月末退職の場合は、退職月の社会保険料まで控除する必要があります。	退職翌月の給与まで社会保険料控除が発生します。

【雇用保険資格喪失手続き】

対象者	提出書類	提出先・備考	freeeでの対応
雇用保険加入者	雇用保険被保険者資格喪失届 離職証明書 ※ 参考：厚生労働省「事業主の行う雇用保険の手続き」	雇用保険被保険者資格喪失届： 退職の翌々日から10日以内に、ハローワークへ提出します。 離職証明書： 従業員が希望しない場合を除き発行します。	本ページの「③ 退職時に必要な書類を出力する」の手順で提出書類を作成します。 ※ スタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上で利用可

【住民税の手続き】

対象者	提出書類	提出先・備考	freeeでの対応
特別徴収対象者	特別徴収にかかる給与所得者異動届出書 ※ 参考：品川区「特別徴収関連の手続き方法」 （例として品川区。各区市町村のHPをご参照ください）	特別徴収継続の場合： 退職する従業員を通じて、転職先の会社へ書類を提出します。 普通徴収切替の場合： ① 6月1日から12月31日までに退職の場合 退職者が以下のいずれかを選択可能です。 ・一括徴収：住民税の残額を一括して退職月の給与から控除し、納付する方法 ・普通徴収：個人で納付する方法（※ 申し出がない場合は、普通徴収へ切り替えます。） ② 1月1日から5月31日までに退職の場合 本人申し出がなくても、給与から一括徴収が可能です。 特別徴収にかかる給与所得者異動届出書： 退職した月の翌月10日までに、従業員の特別徴収先の市区町村に提出します。	従業員画面の「税」項目にて住民税を変更します。 ※ 参考ヘルプページ：「従業員の情報を編集する - 税」 本ページの「③ 退職時に必要な書類を出力する」の手順で提出書類を作成します。 ※ スタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上で利用可

【源泉徴収票の発行】

対象者	提出書類	提出先・備考	freeeでの対応
全退職者	給与所得の源泉徴収票 ※ 参考：国税庁「［手続名］給与所得の源泉徴収票(同合計表)」	退職後1ヶ月以内に従業員に交付します。	本ページの「源泉徴収票を出力する」の手順で作成します。

freee人事労務での退職処理の流れ

① 事前に行う操作
事前に、従業員情報の登録や3,6ヶ月定期代の払い戻しを確認します。

② 従業員の退職を登録する
従業員の退職日を登録し、退職ステータスにします。

③ 退職時に必要な書類を出力する
freee人事労務で、社会保険 被保険者資格喪失届／雇用保険 被保険者資格喪失届／離職証明書／特別徴収にかかる給与所得者異動届出書／源泉徴収票を出力することができます。

④ 退職者を招待解除する
退職者をメールアドレスまたはログインIDで招待していた場合、退職後はログインできないように招待解除をします。

⑤ 退職者分の契約従業員数（従業員料金）を変更する
退職する従業員分の追加料金をお支払いされていた場合は、退職後に従業員数（従業員料金）を変更します。

① 事前に行う操作

• 事前に、従業員の住所と家族の情報を登録する必要があります。
  
  • 源泉徴収票に必要な情報ですので、事前に登録します。
    詳しくは、「従業員の情報を編集する」のヘルプページをご覧ください。
    ※ 退職月の住所が入力されていないと、源泉徴収票は発行できません。
    
• 退職する従業員または管理者に、権限が付与されているかどうかを確認します。
  • 権限を外したい場合は、事前に［設定］メニュー →［権限管理］より権限を取り消す操作が必要です。
    詳しくは、「操作権限を管理する - アカウントを管理する」のヘルプページをご覧ください。
• 3,6ヶ月定期代を支給している場合、払い戻しの必要有無を確認します。
  • 3,6ヶ月定期代を支給していて、定期の有効期間が1ヶ月以上残っている場合は、通勤手当の払い戻しを登録します。
    詳しくは、「通勤手当（3・6ヶ月分）の払い戻しについて」のヘルプページをご覧ください。
  • 会社の規定により払い戻しをせず離職票を作成したい場合は、「離職票の賃金額が合いません。どうしたら良いですか？」のヘルプページをご覧ください。
• freee会計に部門別の給与取引を連携している場合、従業員の所属にて退任日を最終給与支払い月の勤怠締日で登録する必要があります。
  • 会計連携時の部門の判定は、従業員の「締め日時点」で所属している部門で連携しています。締め日の時点ですでに所属が退任されている場合は、部門タグが付かない仕様です。
  • 退職日が月途中の場合でも、所属部門の退任は締め日まで所属している設定をすることで会計連携の際に部門タグが反映した状態での連携が可能となります。
    ※ただし、退職日を登録すると退任する日付が退職日までの登録となるため、一度、退職登録の取り消しを行い、退任日を締め日の日付で登録し、退職日を登録しなおす必要があります。詳しくは「人事労務・会計連携 - 給与取引に連携される部門を設定する - 参考：給与取引に反映される部門の反映タイミングについて」のヘルプページをご覧ください。

② 従業員の退職を登録する

ご利用のプランによって、操作手順が異なります。

ミニマムプランの場合

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より退職する従業員の編集画面を開きます。
2. 画面右上の［在籍状況］ボタンから、［退職］をクリックします。
   
3. 退職日を入力して［登録］をクリックします。
   ※ 退職日以降の従業員は［従業員一覧］で表示されなくなりますが、退職日の翌月以降でも、画面上部の年月ナビゲーションを在職時の年月に切り替えることで、給与明細の確認や出力は可能です。

スタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上の場合

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より退職する従業員の編集画面を開きます。
2. 画面右上の［在籍状況］ボタンから、［退職］をクリックします。
3. 退職日を入力して［登録］をクリックします。
4. 従業員詳細画面に「退職処理」の項目が表示されますので、必要項目を入力し［保存する］をクリックします。
   ※ 特別徴収している従業員から入力があった場合、「住民税」及び「新しい勤務先」に反映されます。
   ※ 一括徴収を行う場合には、異動後の未徴収税額の徴収で［一括徴収］を選択します。
   

③ 退職時に必要な書類を出力する

退職時に必要な書類 

freee人事労務では、退職時に必要な書類として次の書類を出力することができます。

【スタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上で出力可】

• 社会保険（健康保険・厚生年金保険）被保険者資格喪失届
• 雇用保険 被保険者資格喪失届（※離職票交付あり または 交付なし いずれも出力可能）
• 雇用保険 被保険者離職証明書（※ 失業給付を希望する場合発行）
• 給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書

【全プランで出力可】

• 源泉徴収票

各書類の出力方法は、以下のとおりです。

社会保険 被保険者資格喪失届／雇用保険 被保険者資格喪失届／離職証明書／特別徴収にかかる給与所得者異動届出書を出力する

※ スタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上で可

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より、退職したメンバーをクリックします。
2. 退職書類の出力画面で、事業所の入社書類の提出方法に適した次のいずれかの操作を行います。
   
   • PDFファイルをダウンロードする
   • e-Gov電子申請用CSVをダウンロードする
   • gBizIDを利用して電子申請する
   • 離職票を編集して電子申請／PDF・CSVダウンロードする
     
     ※ 従業員詳細画面の［書類］からも、各書類の出力画面に遷移することができます。
     

【PDFファイルをダウンロードする】

各種書類の［ファイルダウンロード］［郵送・提出用PDFダウンロード］いずれかのボタンをクリックし、ダウンロードした書類を印刷します。
マイナンバー記載のある書類は、マイナンバーの記載有無を選択してPDFを出力することができます。

※ マイナンバー記載有りの書類出力には、該当の従業員のマイナンバーがfreeeマイナンバー管理に登録済みである必要があります。登録方法については、管理者向けまたは従業員向けのヘルプページをご覧ください。

【e-Gov電子申請用CSVをダウンロードする】

必要書類の［電子申請用形式］ボタンをクリックして、e-Govに電子申請を行うCSVを作成・出力することができます。
必要項目の設定を行い、［ダウンロード］ボタンをクリックします。

項目名	内容
マイナンバー記載の有無	出力するCSVにマイナンバーを記載するかを選択します。
媒体通番	e-Govの電子申請では、申請ごとに媒体通番（通し番号）を付記する必要があります。 001から999の間の数字を入力してください。また、過去の申請で使用した通し番号は使用できません。 ※ 詳しくは、「 媒体通番（通し番号）を設定する 」のヘルプページをご覧ください。

電子申請を行う流れ、またダウンロード時に発生するエラーの詳細については、「電子申請用の各種書類CSVファイルをダウンロードする」のヘルプページをご覧ください。

【gBizIDを利用して電子申請する】

［電子申請］ボタンをクリックし、gBizIDログインをして申請手続きを行います。

手続きについて詳しくは、「マイナポータルを通じてfreee人事労務から電子申請を行う」のヘルプページをご覧ください。

【離職票を編集して電子申請／PDF・CSVダウンロードする】

雇用保険 被保険者離職証明書（離職票）について、画面上で給与の値を編集し、「ファイルダウンロード（PDF・電子申請用CSV）」および「電子申請」をすることができます。

※［書類］メニュー →［雇用保険の資格喪失届］→ 離職票交付希望で「希望する」を選択し、［保存して提出］で遷移した画面が「電子申請（雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付なし）」となりますのでご注意ください。

1. 「退職書類の出力」画面で、「雇用保険 被保険者資格喪失届（離職票交付あり）」の［離職票を編集して申請・ダウンロード］ボタンをクリックします。
2. 「雇用保険 被保険者離職証明書」画面右側の［編集］ボタンをクリックすると、編集画面が開きます。
   ※ 編集しない場合は、本操作は行わず「手順3.」に進みます。
   
   必要に応じて各項目を編集し、画面下部［保存］をクリックします。
   
   
   
   

   項目	内容
   ① 離職月の賃金額を「未計算」とする	最終給与が未計算の場合はチェックを入れることで、PDF出力した離職証明書の「⑫賃金額」離職月の欄に「未計算」と反映されます。
   ② 自動計算結果に戻す	賃金支払状況欄を勤怠情報の自動計算結果に戻します。 編集している内容や備考欄、賃金に関する特記事項の内容を更新しますので、ご注意ください。
   ③ 賃金支払状況欄	給与の値が自動で反映され、その内容を画面上から編集できます。 編集した内容が、PDF出力した離職証明書の「離職の日以前の賃金支払状況等」欄に反映されます。 ※ 月給者で支払日が締め日より早い場合の残業代などの反映状況については、「退職書類に反映されるfreee人事労務の入力情報まとめ - 雇用保険 被保険者離職証明書」のヘルプページをご覧ください。 ※ 「基礎日数」は日毎のデータを参照しています。そのため、勤怠の直接編集やインポートした日数は反映されませんのでご注意ください。
   ④ 賃金に関する特記事項	入力した内容が、PDF出力した離職証明書の「⑭賃金に関する特記事項」欄に反映されます。
   ⑤ 離職理由	プルダウンから次のいずれかの離職理由を選択すると、詳細選択および具体的事情を入力できます。 1. 事業所の倒産等によるもの 2. 定年によるもの 3. 労働契約期間満了等によるもの 4. 事業主からの働きかけによるもの 5. 労働者の判断によるもの 6. その他 選択・入力した情報は、PDFに反映されます。 ※ 電子申請用CSV（離職票あり）への反映は未対応です。
   ⑥ メモ欄	管理者のみが閲覧可能なメモ欄です。PDF出力した離職証明書には反映されません。

   ※ 金額欄にマイナスの値を入力すると、「0円」に修正されます。

3. 画面左上のボタンより、次のいずれかの操作を行います。
   • 電子申請する場合：
     gBizIDを用いて電子申請する場合、［電子申請］ボタンをクリックします。
     手続きについて詳しくは、「マイナポータルを通じてfreee人事労務から電子申請を行う」のヘルプページをご覧ください。
   • 印刷用PDF・e-Gov電子申請用CSVファイルをダウンロードする場合：
     ［ファイルダウンロード］ボタンをクリックし、必要なファイルをダウンロードします。
     

     ハローワークの窓口に提出する場合、複写式でないと受理してもらえないケースがあります。
     ご不明な場合は、管轄のハローワークにお問い合わせください。

源泉徴収票を出力する

退職者には、退職後1ヶ月以内に「給与所得の源泉徴収票」を交付する必要があります。管理者 または 従業員自身でfreee人事労務から出力することができます。

• 参考：国税庁「F1-1　給与所得の源泉徴収票（同合計表）」

【管理者が源泉徴収票を出力する】

1. 次のいずれかの手順で、「源泉徴収票の確定」の画面を開きます。
   • ［従業員］メニュー →［従業員情報］→［在籍者一覧］→［退職者一覧］をクリックして退職者の一覧を表示し、該当の退職者の行［確定する］をクリックします。
     
   • ［従業員］メニュー →［従業員情報］→ 該当の従業員名をクリックして、「退職者の源泉徴収票」項目の［源泉徴収票を確定する］ボタンをクリックします。
2. 「源泉徴収票を確定しますか？」の画面が開きます。必要に応じて次の各項目を入力します。
   • 計算のもととなる額：
     freee人事労務に登録していない金額がある場合は、「未入力の課税支給額」などの各欄に記入します。
   • 摘要欄：
     摘要欄に記入する場合は、［記入する］を選択して内容を入力します。最大3行まで、各行25文字まで入力できます。
   
3. ［確定］をクリックします。
4. 該当の退職者の行［従業員用を出力］［税務署用を出力］それぞれをクリックし、源泉徴収票のPDFを出力します。
5. 作成した源泉徴収票は、退職後1ヶ月以内に退職者へ交付します。
   • 源泉徴収票を印刷する場合：
     ブラウザやPDF閲覧ソフトの印刷機能を利用して、A5サイズで印刷します。
   • メールで送付する場合：
     メールソフトにPDFを添付します。

※ 年末調整対象外としている場合自動で「年調未済」が入力されます。

※ なお、源泉徴収票は手書きで作成することも可能です。この他、e-Taxのサイトでも源泉徴収票等作成ソフトが公開されています（源泉徴収票等作成ソフトを利用するには、電子証明書が必要です）。

【従業員自身で源泉徴収票を出力する】

従業員をメールアドレスまたはログインIDで招待している場合、管理者が源泉徴収票を確定すると、従業員がfreee人事労務にログインしてご自身で源泉徴収票のPDFを出力することができます。

また、プランにより住民税情報の切り替え登録も可能です。

詳しくは、「【従業員向け】退職時の手続きを行う」のヘルプページをご覧ください。

④ 退職者を招待解除する

従業員の退職処理を行った場合、退職者のアカウントを「招待解除」しない限り、退職者は引き続きfreee人事労務にログインすることができます。

退職者のアカウントを招待解除する手順と注意点については、「招待解除した従業員の情報は消えますか？」のヘルプページをご覧ください。

⑤ 退職者分の契約従業員数（従業員料金）を変更する

退職する従業員分の追加料金をお支払いされていた場合は、退職者の最終の給与明細を確定した後に、freeeアカウント管理の「契約管理」画面より手動で従業員数（従業員料金）を変更します。

なお、プラン変更が不要な場合、プランは変更操作せず、そのままにして手続きを進めてください。
変更手順の詳細は「freeeの契約管理を行う - プラン・オプションの契約を変更する」のヘルプページをご覧ください。

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参考：退職を取り消す

誤って退職登録した場合は以下の手順で退職の取消を行います。 

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より退職する従業員の編集画面を開きます。
2. 画面右上の［在籍状況］ボタンから、［退職を取り消す］をクリックします。
3. 確認画面が表示されますので、［退職を取り消す］をクリックします。

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参考：退職月の社会保険料の給与明細での表示

締め日支払い日設定において、当月払いを設定しており、かつ退職日が月の末日である場合には退職月にて社会保険料を二ヵ月分徴収することとなります。

該当従業員の給与明細 および 給与明細画面の「控除」項目に、健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料が二段書きで表示されます。

【該当従業員の給与明細】

【給与明細画面の「控除」項目】