経費を代理で申請する

代理申請機能とは

営業部員の申請を営業事務が行ったり、経営陣の申請を経理部が行うなどの状況が発生した場合に、本人に代わって申請を行うことができる機能です。

代理申請機能を利用する場合は事前設定が必要です。

事前設定

事前準備として代理申請の設定を行います。

メンバーを招待する

「代理申請をしてもらうメンバー」および「代理申請を行うメンバー」をfreee会計に招待します。
※それぞれ招待済みの場合はこの作業は不要です。

1. ［設定］メニュー → ［メンバー招待］を開きます。
   ※別タブでfreeeアカウント管理が開きます。
   
2. ［メンバー追加］ボタンをクリックします。
   
3. 「メンバー追加」画面でメールアドレスや権限などを設定し、［招待メールを送信］ボタンをクリックします。
   
4. 招待されたメンバーは、届いたメールからパスワードの設定を行います。設定方法については「参考：メンバー招待を受けたときの初期設定について」をご確認ください。

代理申請の設定を新規作成する

1. ［設定］メニュー → ［代理申請の設定］を開きます。
   
2. ［＋新規作成］ボタンをクリックします。
   
3. 「対象の申請者・部門」で代理で申請してもらうメンバーや部門を設定し、「代理申請者・部門」で代理申請を行うメンバーや部門の設定を行います。
   各項目の説明は下記の通りです。
   

   大項目	中項目	説明
   対象の申請者・部門	メンバー選択	代理で申請してもらうメンバーを設定します。（複数選択可） 入力欄をクリックするとfreee会計に招待済みのメンバーが一覧で表示されます。 ※入力欄に名前を入力して検索することも可能です。
   	部門選択	代理で申請してもらう部門を設定します。 こちらの項目は、freee人事労務の「部門・役職設定」に登録されている部門が表示されます。（複数選択可） 設定方法については「申請経路の部門・役職連携を行う - ②【人事労務】freee人事労務の初期設定を行う」をご確認ください。
   代理申請者・部門	メンバーを選ぶ 部門を選ぶ	代理申請を行うメンバーまたは部門を設定します。（単一選択のみ） メンバー単位で設定したい場合は［メンバーを選ぶ］を選択し、部門単位で設定したい場合は［部門を選ぶ］を選択してください。
   有効期間	-	代理申請が可能な期間を設定します。 この項目は設定しなくても保存が可能です。
   対象の申請フォーム	-	代理申請の対象となる申請フォームが表示されます。 ※現在設定できるのは経費申請のみです。

   各項目が設定できたら［保存］ボタンをクリックします。
   
4. 保存が完了すると代理申請の一覧画面に追加されます。
   

代理申請を行う

事前設定で設定した代理申請者のアカウントでログインし、下記の手順で申請を行います。

1. ［申請］メニュー → ［経費精算］を開きます。
   
2. ［＋代理申請を作成］ボタンをクリックします。
   ※こちらのボタンは代理申請が可能なメンバーのみ表示されます。
   
3. 「申請者」から代理で申請してもらうメンバーを設定します。
   
4. メンバーを設定したら［選択］ボタンをクリックします。
   
5. 「経費精算の作成」画面で申請内容を入力します。申請方法については「経費精算を申請する」をご確認ください。
   
6. 申請が完了すると「申請者（代理申請者）」に代理で申請してもらったメンバーと代理申請を行ったメンバーの名前が表示されます。
   

代理申請の設定の編集・削除を行う

「代理申請の設定」で作成した設定は編集および削除が可能です。

代理申請の設定を編集する

1. ［設定］メニュー → ［代理申請の設定］を開きます。
   
2. 「代理申請の設定」画面で編集したい設定をクリックします。
   
3. 「代理申請の編集」画面で内容を編集し、［保存］ボタンをクリックします。
   

代理申請の設定を削除する

1. ［設定］メニュー → ［代理申請の設定］を開きます。
   
2. 「代理申請の設定」画面で削除したい設定の［削除］をクリックします。
   
3. 「代理申請を削除しますか？」画面が表示されたら［削除］ボタンをクリックします。
   

代理申請の注意点

申請された経費の編集・削除について

代理申請された経費精算に対して、本来の申請者は編集・削除等ができなくなります。

通知について

申請・承認時には本来の申請者にも通知が届きます。

人事労務連携機能について

経費の給与連携は、本来の申請者に連携されて給与と一緒に振込が可能です。

また、定期区間控除は、本来の申請者の定期区間で控除されます。

申請経路について

申請経路において部門役職指定の設定を行っている場合、本来の申請者が所属する部門をもとに承認者が指定されます。

本来の申請者による操作について

代理申請された経費精算は、本来の申請者による閲覧はできますが編集操作はできません。

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参考：利用料金について

1ヶ月の間に経費精算を一度でも利用（申請または承認）した場合、基本料金やメンバー招待料金とは別に利用料金が発生します。
具体的には経費精算を利用した人数に応じて、下記の料金が発生します。

• freee会計スターター・スタンダード プランの場合：1ユーザーあたり300円/月
• freee会計アドバンス・エンタープライズ ・freee支出管理 Full・経費精算Plus プランの場合：1ユーザーあたり650円/月

より詳しく知りたい場合は「申請機能（経費精算・購買申請・支払依頼・各種申請）の従量課金について」をご確認ください。

なお、お支払い方法は基本料金の支払方法と同じになります。末日締めで翌月中旬に請求が発生します。
請求書払いの場合は毎月11日頃に請求書が発行され、クレジットカード払いの場合は毎月15日頃に決済されます。

また、経費精算の利用状況を確認する場合は、［申請］メニュー →［経費精算］→［ご利用人数］ボタンをクリックすると確認が可能です。

詳しくは、「経費精算・各種申請のご利用人数を確認する」をご確認ください。

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参考：経費精算を利用できない場合について

「参考：利用料金について」で説明したように、経費精算を利用することで料金が発生しますが、クレジットカードの有効期限切れや限度額に達した等の原因で利用料金の決済に失敗し、そのまま一定期間が経過すると経費精算が利用できなくなります。

決済に失敗した場合は、freeeアカウント管理の［事業所管理］メニュー →［請求履歴］タブから決済方法の再登録を行ってください。
詳しくは、「freeeの請求履歴を確認する」をご確認ください。