勤怠管理や給与計算に不可欠な「従業員」に関する設定を進めていきましょう。
目次
設定の目的
入社日や姓名、基本給など、役員や従業員の情報を入力し「従業員」として登録します。
事前準備1：設定に必要な書類を用意する
下記のような従業員に関する書類を準備しておくと、設定がスムーズです。
| 用意するもの | 必要度 |
|---|---|
|
（ある場合） 従業員情報を管理しているエクセル等の表計算シート |
任意 下記の情報の入力に使用します。
|
事前準備2：従業員追加に必要な対応を行う
- 従業員を追加する前に、事前に以下の設定を済ませておきます。
- （時給の従業員がいて、対応プランかつ曜日・時間帯別に時給を設定したい場合）
以下の設定も事前に済ませておきます。- 対応プラン
- スターター・スタンダード・アドバンス
- 設定
- ヘルプ：曜日・時間帯別に時給を設定する
- 下記の目次の内容を参照して設定します。
- 曜日・時間帯別に時給を設定するケース
- 時給の時間帯設定を行う
- 下記の目次の内容を参照して設定します。
- ヘルプ：曜日・時間帯別に時給を設定する
- 対応プラン
事前準備3：設定の流れを知る
従業員の設定は大きく
【従業員の追加】→【従業員情報の更新】
の2段階で設定します。
本ページ「[Part1] 2-B-3. 従業員を追加する」では、1段階目の【従業員の追加】に対応します。
後の「[Part3] 従業員情報を設定・更新する」では、2段階目の【従業員情報の更新】に対応します。
なお、本ページでは勤務・賃金の2段階目【勤務・賃金の従業員への紐づけ】に対応します。
事前準備4：事業所に合った従業員の追加方法を確認する
従業員の追加には、2種類の方法があります。
このガイドでは、「画面に沿って従業員を1名ずつ追加する」方法をご案内します。
| 方法 | こんな方にオススメ | 手順 |
|---|---|---|
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画面に沿って、 従業員を1名ずつ追加する |
|
このガイドでご案内 |
|
CSVファイルを作成し、 複数名の従業員を一括で追加する |
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ヘルプページでご案内 → ヘルプ「従業員をCSVファイルで一括追加する」を見て進める |
Step0. 従業員の追加画面を開く
初めて追加するかどうか等で操作が異なります。
初めて作成する際は、下記の方法で画面を開きます。
該当の画面が表示されない場合は、下記の方法で画面を開きます。
従業員の追加時
- 「freee人事労務へようこそ！まずは3つの設定をしましょう」の「3. 従業員登録」画面で、
［従業員の登録］ボタンをクリックします。 - 従業員の追加ページを開けました。
- 次は、Step1. 本人情報を設定する へ進みます。
追加時で該当の画面が表示されない場合
- ［従業員］メニューを開きます。
- ［＋従業員を追加］をクリックします。
- 従業員の追加ページを開けました。
- 次は、Step1. 本人情報を設定する へ進みます。
Step1. 本人情報を設定する
設定対象
- すべての役員・従業員
-
Step0. 従業員の追加画面を開く で画面を開いたら、本人情報を設定していきます。
-
入社日を選択します。
入社日で迷いやすいケースに対する入力例
- 新設法人で設立日時点で就任した取締役の場合
→ 入社日は【設立日】 - 設立以降に就任した取締役の場合
→ 入社日は【役員の就任日】
入力する理由は？
また一部のプランでは、次の設定にも反映されます。
月単位で従業員データを持つため、入社月以降の期間に従業員データができます。データのある月に、勤怠管理や給与計算を行えます。- スターター・スタンダード・アドバンスプラン
→ 社会保険・雇用保険の加入手続き書類に反映されます。 - スタンダード・アドバンス・勤怠管理プラン
→ 有給休暇の自動付与に反映されます。
- 新設法人で設立日時点で就任した取締役の場合
-
freeeでの給与計算を選択します。
freeeで勤怠管理または給与計算を行う場合、✔の入った状態にします。
freeeで勤怠管理・給与計算を行わないが管理だけしたい場合は、✔を外します。
例：業務委託者や派遣社員のデータも一緒に管理したい等 - （③freeeでの給与計算 で✔を入れた場合のみ）
締め日支払い日を選択します。
[Part1] 1. 給与規定を設定する で作成した締め日支払い日から、従業員に適用する締め日支払い日を選択します。
入力する理由は？
労働時間の集計や給与計算の期間として必須の情報です。 -
姓名・姓名（カタカナ）を入力します。
入力する理由は？
姓名・姓名（カタカナ）は、以下に反映されます。- 社会保険や雇用保険、年末調整書類などの各種手続き書類
- 法定三帳簿（賃金台帳・労働者名簿・出勤簿） など
- 従業員を雇う事業所で作成・保管の義務があります。
- 役員のみの事業所でも、社会保険手続きの関係で賃金台帳の作成・保存は必要となります。
-
freee人事労務上の表示名を入力します。
本名とは別で仕事上で利用している名前がある場合は入力します。
入力する理由は？
- 入力すると、たとえば仕事では旧姓で働いている場合、勤怠申請などにおいて
申請者・承認者双方でfreee人事労務上の表示名を表示できます。 - 勤怠申請を使わない場合でも、表示名で検索できるため効率的に管理できます。
- 入力すると、たとえば仕事では旧姓で働いている場合、勤怠申請などにおいて
-
従業員番号 は空欄でも問題ありません。
必須で設定するケース
従業員追加後に、CSVファイルをインポートして従業員情報を一括で更新したい場合、
従業員番号の設定が必要です。
入力例
正社員はA-001、契約社員はB-001、アルバイトはC-001 等。入力する理由は？
- 同姓同名の従業員がいる場合など、判別しやすいよう管理できます。
- 従業員一覧画面で従業員番号の昇順・降順で並び替えでき、効率的に管理できます。
- 前述のとおり、CSVファイルを使った従業員情報の一括更新時にも使用します。
-
生年月日を入力します。
入力する理由は？
生年月日をもとに介護保険料が自動計算されます。 - Step1. 本人情報を設定する を入力できました！
- 次は、従業員の状況に合ったステップへ進みます。
次のステップ- freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔の有る場合
- Step2. 給与情報を設定する へ進みます。
- freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔のない場合
- Step3. 入社手続き・招待を設定する へ進みます。
- freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔の有る場合
Step2. 給与情報を設定する（freeeでの給与計算を行う場合のみ）
設定対象
- 役員・従業員のうち、freeeでの給与計算項目で「給与計算を行う」に✔を入れている場合のみ
- 従業員の追加画面で少しスクロールして、「給与情報」セクションへ移動します。
-
勤務・賃金設定を選択します。
「[Part1] 2. 勤務・賃金を設定する」で作成した勤務・賃金設定から、従業員に適用するものを選択します。 - 給与形態を月給・時給・日給から選択します。
-
基本給を設定します。
以下は、月額・時給・日給別の入力ポイントです。
給与形態が「月給」の場合
- 従業員
- 労働条件通知書の内容をもとに、基本給を月額で入力します。（例：300,000円）
- 各種手当や控除を含まない状態の金額を入力します。
- 役員
- 0のままにします。（従業員追加後のステップにて、役員報酬を設定します）
給与形態が「時給」の場合
- 時給額を入力します。（例：1,000円）
- 各種手当や控除を含まない状態の金額を入力します。
- 曜日・時間帯別に時給を設定する場合（スタータープラン以上）、
［時間帯追加］をクリックすると、事前準備2で設定した時間帯が表示されます。
時間帯を選択すると、各時給を設定できます。
給与形態が「日給」の場合- 日給額を入力します。（例：80,000）
- 各種手当や控除を含まない状態の金額を入力します。
- 従業員
- Step2. 給与情報を設定する を入力できました！
- 次は、Step3. 招待を行う へ進みます。
Step3. 招待を行う
※freeeでの給与計算項目で「給与計算を行う」に✔を入れていない場合、「招待」セクションと表示されます。
設定対象
- すべての役員・従業員
- 従業員の追加画面で少しスクロールして、「招待」セクションへ移動します。
- （スターター・スタンダード・アドバンスプランの場合のみ）
本人を招待し詳細を入力してもらうか を設定します。
この設定の時点では✔は外しておくのがおすすめです。
設定するとfreee上でどうなる？
✔を入れると従業員を招待でき、
自身の情報の入力や給与情報の閲覧、勤怠の入力・打刻ができるようになります。
※招待された従業員は、他の従業員の情報は閲覧できません。この時点で✔を入れなくても、後から招待することは可能です。
✔を外した方がよいケース- 従業員への説明がこれからの場合
- とくに従来他システムで勤怠管理や給与計算を行っていた場合、勤怠管理や給与計算が問題なく回ることを確認したり、従業員へ説明したりしてから招待するとスムーズです。
- ログインに使用する情報をメールアドレスではなくログインIDとする場合
- 従業員への説明がこれからの場合
- （③で✔を入れた場合のみ）
メールアドレス に招待する従業員のメールアドレスを入力します。
入力すると、従業員登録の完了時に従業員へ招待メールが送信されます。 - Step3. 招待を行う ことができました！
次は、Step4. 入社手続き依頼を行う へ進みます。
Step4. 入社手続き依頼を行う
設定対象
- すべての役員・従業員
- 従業員の追加画面でスクロールして、「入社手続き依頼」セクションへ移動します。
- （freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔の有る場合のみ）
freeeで入社手続きを行うか を設定します。
入社時に社会保険・雇用保険の資格取得届などを作成したい場合、従業員に入社手続き依頼するに「依頼する」✔を入れたままにします。
特に作成しない場合は、✔を外します。 - （②で✔を入れた場合のみ）
Step.3でメールアドレスを入力した場合、従業員登録の完了時に従業員へ入社手続き依頼メールが送信されます。
Step.3でメールアドレスを入力していない場合（メールアドレスではなくログインIDでのログインをしてもらいたい場合など）は、メールアドレスを入力せずとも入社手続き依頼状態となります。
上記状態で従業員にログインIDと仮パスワードをお渡しいただくことで、入社手続き依頼を行っていただくことが可能です。 - 入社手続依頼の詳細を入力します。
入社フォームテンプレート、期限、案内文の入力ができます。
詳細は「従業員を1人ずつ追加する - 入社手続き依頼」のヘルプページをご確認ください。 - Step4. 入社手続き依頼を入力できました！
- 画面左下の［従業員を追加］をクリックします。
［従業員を追加］をクリックできない場合
必須項目の入力が漏れており、従業員を追加できない状態です。
下記の項目の入力状況を見直し、修正します。＜必須項目＞ ◎: 設定必須、-: 設定不要
セクション 項目名 freeeでの給与計算 チェック有り チェックなし 本人情報 入社日 ◎ ◎ 締め日支払い日 ◎ - 姓名 ◎ ◎ 姓名（カタカナ） ◎ ◎ 生年月日 ◎ ◎ 勤務・賃金設定 勤務・賃金設定 ◎ - 給与形態 ◎ - 招待 メールアドレス
（「従業員を招待」の「招待する」に✔が有る場合のみ）◎ ◎ - ［従業員を追加］クリック後、「従業員詳細」画面が表示されたら従業員の追加は完了です。
- 次は、[Part1] 4. 事業所基本設定を行う へ進みましょう。