入社時の情報を管理者が登録・確認する

入社フォーム詳細画面の見方

「入社手続き依頼一覧」画面で該当の従業員をクリックすると、「入社フォーム詳細」画面が開きます。

「入社フォーム詳細」画面では、管理者ビューと従業員ビューを切り替えることができます。

管理者ビュー

［管理者ビュー］タブでは、管理者の方にて全項目の表示・編集・保存ができます。

管理者の方のみ入力が可能な項目や、「フォームテンプレート」追加の際に「非表示」に設定していた項目についても表示されます。

従業員ビュー

［従業員ビュー］タブでは、従業員側のフォームでどのように見えているかや、従業員の入力状況を確認することができます。

全体の入力状況や各項目ごとの入力状況の確認ができます。編集はできません。

管理者ビューで従業員情報を入力する

入社時の従業員情報を管理者が入力する場合は、［従業員］メニュー →［入社手続き依頼］を開き、該当の従業員をクリックすることで「入社フォーム詳細」画面の［管理者ビュー］から従業員情報を入力できます。

設定項目について

従業員情報については、以下の項目の入力が可能です。

• 本人情報
• 基本給（管理者のみ）
• 家族情報
• 緊急連絡先
• 社会保険（一部管理者のみ）
• 労働保険（一部管理者のみ）
• 所得税
• 住民税（一部管理者のみ）
• 通勤手当
• 固定残業代（管理者のみ）
• 手当（管理者のみ）
• 控除（管理者のみ）
• 口座・振込方法
• 前職情報
• マイナンバー
• カスタム項目

各項目の詳細な入力方法については次の通りです。

本人情報

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［本人情報］をクリックします。 

本人情報の入力内容については下表をご参照ください。

項目	内容
姓名	それぞれ255文字以内で入力します。
姓名（カタカナ）	それぞれ255文字以内のカタカナで入力します。
freee人事労務での表示名	255文字以内で入力します。 freee人事労務上での表示のみに使用される名前です。出力書類には姓名が使用されます。
生年月日
性別
寡夫/ひとり親	12月31日の時点で、配偶者と離別・死別しており、その後再婚しておらず、さらに養っている家族がいて、年間所得が500万円以下である場合は、該当するものを選択します。 詳しくは、以下の国税庁サイトをご覧ください。 国税庁サイト「寡婦控除」 国税庁サイト「ひとり親控除」
障害	障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。重度の障害者と認定されている場合は「特別障害者」を選択します。 （詳しくは、国税庁サイト「障害者控除」をご覧ください）
配偶者	配偶者の有無を選択します。
勤労学生	給与を得ている学生のうち、給与の額面上の金額が年間130万円以下であり、給与以外の所得が10万円以下の場合はチェックを入れます。 （詳しくは、国税庁サイト「勤労学生控除」をご覧ください）
電話番号
メールアドレス	連絡先のメールアドレスをメモする欄です。招待用アドレスとは別のアドレスがあれば記入します。 こちらの項目にメールアドレスを入力しても、アカウント招待は行えません。 メールアドレスで招待を行いたい場合は、「メンバーログイン情報」の項目に入力します。
外国籍	外国籍を有している場合は、「該当する」にチェックを入れます。 ※ 外国籍がある場合、源泉徴収票の「外国人」欄に丸印が付きます。 ※ 外国籍雇用時に必要な書類が複数ありますが、freee人事労務では「雇用保険 被保険者資格取得届」「雇用保険 被保険者資格喪失届」以外の書類出力には対応しておりません。 そのため、厚生労働省サイト「外国人雇用状況の届出について」を参考に必要に応じて書類をご準備ください。 【雇用保険の被保険者である場合】 雇用保険 被保険者資格取得届（freee人事労務で出力可能） 雇用保険 被保険者資格喪失届（freee人事労務で出力可能） 【雇用保険の被保険者ではない場合】 外国人雇用状況届出書（様式第３号）（Excel） 外国人雇用状況届出書（様式第３号）（PDF）詳しくは、厚生労働省サイト「外国人雇用状況の届出について - 2.雇用保険被保険者とならない外国人の届出」をご覧ください。 【厚生年金保険加入時にマイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合・個人番号制度の対象外である場合】 厚生年金保険被保険者　ローマ字氏名届詳しくは、日本年金機構サイト「ローマ字で氏名を登録（変更）するとき」をご覧ください。 ミドルネームがある外国籍従業員で「雇用保険 被保険者資格取得届」を提出する場合は、「姓名ミドルネーム」項目にローマ字で入力する他、「姓名」項目の「名」の欄にミドルネームを繋げて入力する必要があります。
姓名ミドルネーム ローマ字（姓、ミドルネーム、名）	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 それぞれ半角英字（英字は大文字のみ可）で255文字以内で入力します。
在留カードの番号	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留カードの右上に記載されている12桁の英数字を入力します。
国籍・地域	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 国籍・地域をプルダウンから選択します。
在留資格	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留資格をプルダウンから選択します。
在留期間（年、月、日）	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留期間を入力します。なお、年月日はすべて入力してください。
資格外活動許可の有無	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 資格外活動許可の有無を選択します。
派遣・請負就労区分	※「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 派遣・請負就労区分を選択します。
住民票住所	住民票住所、画面上部の年月で選択している年時点の世帯主の続柄・世帯主の名前を入力します。 労働者名簿や年末調整等には住民票住所が反映されます。
現住所	住民票住所と現住所が同一の場合は「住民票住所と同じ」にチェックを入れます。 異なる場合は、チェックを外して現住所を入力します。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

基本給

※ 本項目は、管理者のみ入力できます。

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［基本給］をクリックします。 

基本給の入力内容について詳しくは、「従業員の情報を編集する - 基本給と割増賃金」のヘルプページをご覧ください。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

家族情報

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［家族情報］をクリックします。 

従業員に生計を一にする家族がいる場合は［＋家族情報を追加］ボタンをクリックして家族情報を入力します。

家族情報の入力内容については下表をご参照ください。

項目	内容
姓名	それぞれ255文字以内で入力ください。
姓名（カタカナ）	それぞれ255文字以内で入力ください。
生年月日
性別	男性もしくは女性を選択します。
続柄	従業員本人から見たその家族の関係を入力します。 （例：従業員の娘なら「子」を選択） ※「従業員詳細」画面で扶養加入理由などを登録し、入社画面で続柄を変更すると続柄によって表示される項目が異なるためエラーメッセージが出ることがあります。 上記事象が発生した場合は「従業員詳細」画面から正しい項目に変更します。
基礎年金番号	年金手帳や基礎年金番号通知書に記載されている番号を記入します。 詳しくは、日本年金機構サイト「自分の基礎年金番号の確認方法を教えてください。」をご覧ください。
扶養状況	従業員本人が扶養している家族の場合は、「自分が扶養している」項目にチェックします。 ※ なお、扶養しない設定で家族を登録した場合は、入社書類に反映されません。 また、扶養対象の場合は、「所得税・住民税と社会保険」の両方か、もしくはいずれか片方のみかを選択します。 従業員からの申し出がない限り「所得税・住民税と社会保険」を選択します。 詳しくは、「税法上の「扶養親族」と健康保険の「被扶養者」の違い」のヘルプページをご覧ください。
所得	従業員の扶養に入れる場合は、年間の収入の見込額から必要経費等を差し引いた所得を入力します。 収入源が給与のみの方の場合は、見込額から55万円を差し引けば所得金額になります。 扶養に入れない場合で所得金額調整控除の適用対象とならない場合は、所得の入力は「0」でも構いません。
年間収入	健康保険被扶養者（異動）届に必要となります。給与だけではなく、年金収入、傷病手当金、失業給付等も含みます。年間の目安額を入力します。
職業	無職、パート、年金受給者などを入力します。
障害	家族の方が障害者または特定障害者かどうかを選択します。 障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。
同居・別居	従業員本人と同居しているか、別居の場合は国内と国外のどちらに住んでいるかを選択します。
住民票住所	同居の場合、従業員に登録された情報が表示されます。 別居（国内）・別居（国外）の場合は内容を入力します。
非居住者である親族の条件	※続柄が配偶者以外、別居（国外）の場合に表示されます。 「源泉徴収票」や「扶養控除等申告書」に反映される、扶養控除等の適用を受ける場合に必要となる項目です。 16歳以上30歳未満又は70歳以上、留学、障害、38万円以上の支払から選択できます。
1ヶ月あたりの仕送額	※続柄が配偶者以外、別居（国外）の場合に表示されます。 健康保険被扶養者（異動）届に必要となります。 別居の場合は、1ヶ月あたりの仕送額を記入します。 ※ 遠隔地の大学等へ進学するため別居している昼間の学生は除きます。 詳しくは日本年金機構「従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き」のページをご覧ください。
電話番号	自宅・携帯・勤務先・その他を選択し、入力します。
失業給付の受給有無	有・無・申請中のいずれかを選択します。
失業給付の受給開始年月日	※「失業給付の受給有無」で「有」または「申請中」を選択した場合のみ表示されます。 受給開始年月日をプルダウンで設定します。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

緊急連絡先

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［緊急連絡先］をクリックし、画面に従って入力します。緊急連絡先は最大で2つ設定ができます。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

社会保険

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［社会保険］をクリックします。

社会保険の入力内容については下表をご参照ください。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

労働保険

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［労働保険］をクリックします。 

労働保険の入力内容については下表をご参照ください。

項目	内容	管理者 のみ
雇用保険に加入させる	雇用保険に加入させる場合にチェックを入れます。 チェックを入れた場合、以下項目が全て表示されます。	〇
雇用保険の被保険者番号	「初めて雇用保険に加入する」に該当する場合はチェックを入れます。 該当しない場合は、「雇用保険の被保険者番号」の11桁を入力します。 雇用保険の被保険者番号については、「雇用保険の被保険者番号とは？」のヘルプページをご覧ください。
被保険者になった原因	以下のいずれかから選択します。 新規雇用（新規学卒） 新規雇用（その他） 日雇からの切替 その他 出向元への復帰等（65歳以上）	〇
賃金（月額換算）		〇
1週間の所定労働時間	1週間の所定労働時間を入力します。	〇
雇用形態	以下のいずれかから選択します。 日雇 派遣 パートタイム 有期契約労働者 季節的雇用 船員 その他（正社員や上記以外）	〇
職種	以下のいずれかから選択します。 管理的職業 専門的・技術的職業 事務 販売 サービス 保安 農林漁業 生産工程 輸送・機械運転 建設・採堀 運搬・清掃・包装等	〇
就職経路	以下のいずれかから選択します。 安定所紹介 自己就職 民間紹介 把握していない	〇
契約期間の有無	契約期間の有の場合、チェックを入れます。 チェックを入れると以下項目が表示されるので入力します。 契約開始日 契約終了日 契約更新条項：ありの場合チェックを入れます。	〇
備考		〇

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

所得税

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［所得税］をクリックします。 

所得税の入力内容については、下表をご参照ください。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

通勤手当

通勤手当の追加が必要な場合は、次の手順で入力します。

1. 「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［通勤手当］をクリックします。
2. ［＋通勤手当を追加］ボタンをクリックして入力します。
   入力内容については「従業員の情報を編集する - 通勤手当」のヘルプページをご覧ください。
3. 入力後、［保存］ボタンをクリックします。

固定残業代

※ 本項目は、管理者のみ入力できます。

付与が必要な場合は、次の手順で付与します。不要な場合は、そのまま［保存］ボタンをクリックします。

1. 「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［固定残業代］をクリックします。
2. ［＋固定残業代を付与］ボタンをクリックし、該当の固定残業代のチェックボックスにチェックを入れます。
3. 入力後、［付与］ボタンをクリックします。
4. 付与した固定残業代の詳細の確認、または削除がしたい場合は、［・・・］→［詳細を確認］または［削除］をクリックします。
   
   更に固定残業代を追加したい場合は、［＋固定残業代を付与］ボタンをクリックして付与します。
5. 最後に［保存］ボタンをクリックします。

手当

※ 本項目は、管理者のみ入力できます。

付与が必要な場合は、次の手順で付与します。不要な場合は、そのまま［保存］ボタンをクリックします。

1.  「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［手当］をクリックします。
2. ［＋手当を付与］ボタンをクリックし、該当の手当のチェックボックスにチェックを入れます。
3. 入力後、［付与］ボタンをクリックします。
4. 付与した手当の詳細の確認、または削除がしたい場合は、［・・・］→［詳細を確認］または［削除］をクリックします。
   
   更に手当を追加したい場合は、［＋手当を付与］ボタンをクリックして付与します。
5. 最後に［保存］ボタンをクリックします。

控除

※ 本項目は、管理者のみ入力できます。

付与が必要な場合は、次の手順で付与します。不要な場合は、そのまま［保存］ボタンをクリックします。

1.  「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［控除］をクリックします。
2. ［＋控除を付与］ボタンをクリックし、該当の控除のチェックボックスにチェックを入れます。
3. 入力後、［付与］ボタンをクリックします。
4. 付与した控除の詳細の確認、または削除がしたい場合は、［・・・］→［詳細を確認］または［削除］をクリックします。
   
   更に控除を追加したい場合は、［＋控除を追加］ボタンをクリックして付与します。
5. 最後に［保存］ボタンをクリックします。

口座・振込方法

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［口座・振込方法］をクリックします。

【口座1～3】

「口座1」「口座2」「口座3」に、振込に必要な口座情報を画面に従って入力します。

【給与振込方法】

設定した口座の中から「給与振込方法」の振込口座を指定します。

入力項目	説明
金額	以下のいずれかから選択します。 全額 固定額 ※ 給与を一つの口座に振り込む場合は「全額」を、複数の口座に分ける場合は「固定額」を選択します。
振込先口座	口座1～3で入力した口座のどこに振り込むかを選択できます。

【賞与振込方法】

設定した口座の中から「賞与振込方法」の振込口座を指定します。

入力項目	説明
金額	以下のいずれかから選択します。 全額 固定額 ※ 賞与を一つの口座に振り込む場合は「全額」を、複数の口座に分ける場合は「固定額」を選択します。
振込先口座	口座1～3で入力した口座のどこに振り込むかを選択できます。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

前職情報

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［前職情報］をクリックし、前職から発行された源泉徴収票の情報を元に入力します。

入力後、［保存］ボタンをクリックします。

マイナンバー

「入社フォーム詳細」画面より［管理者ビュー］タブの［マイナンバー］をクリックします。

［マイナンバー管理］ボタンをクリックして、従業員のマイナンバーを登録します。

登録方法については、「【管理者向け】従業員と家族のマイナンバーを収集・管理する - 従業員のマイナンバーを登録する」のヘルプページをご覧ください。

カスタム項目

カスタム項目のグループ名が表示されます。

「入社フォーム詳細」画面より、［管理者ビュー］タブのカスタム項目のグループ名をクリックし、画面に従って入力します。

入力後、［保存］をクリックします。

カスタム項目については「従業員情報に任意の項目を追加する（従業員カスタム項目）」のヘルプページをご覧ください。

コメント機能を利用する

「入社フォーム詳細」画面上で従業員とコメントでやりとりすることが可能です。

右上の［コメント］ボタンから開き、メッセージのやり取りができます。

なお、コメントを送信すると従業員宛にメールが送信されます。