申請経路の部門・役職連携を行う

概要

「申請経路の部門・役職連携」とは、「freee会計」の申請機能で申請経路を設定時に「freee人事労務」の部門・役職データを利用し、設定ミスを防いだり手間を省くことができる機能です。

そのために、「freee会計」と「freee人事労務」それぞれに従業員を登録し、「freee人事労務」側で部門・役職の設定を行います。設定することで「freee会計」での申請時に、部門や役職の情報をもとに承認者を自動で判定できるようになります。

【申請経路の部門・役職連携の設定ステップ】

詳細については、次章より順番にご説明します。

①【会計】freee会計に従業員をメンバー招待する

freee会計で申請・承認を行うために、申請者・承認者となる従業員をfreee会計のメンバーとして招待します。

メンバー招待は、［その他設定］メニュー →［メンバー一覧・招待］の画面から可能です。
詳しい手順については「 freee会計のメンバー招待・権限 」のヘルプページをご覧ください。

②【人事労務】freee人事労務の初期設定を行う

部門と役職を登録するために、freee人事労務のアカウントを作成します。

既にfreee人事労務をご利用中の場合

本項目はスキップし、「 ③【人事労務】部門・役職を登録 」に進みます。

まだfreee人事労務をご利用でない場合

「freee人事労務」のアカウントを用意します。既に「freee会計」をご利用の方であれば、同一のアカウントで利用できます。

また、「freee人事労務」をどのように利用したいかによって、設定を簡易的にすることができます。以下より目的に沿った手順をご確認ください。

• 「freee人事労務」で従業員情報の管理や、給与計算機能なども利用する場合
• 「freee人事労務」は「freee会計」との部門役職データ連携のみで利用する場合

「freee人事労務」で従業員情報の管理や、給与計算機能なども利用する場合

1. 「 freee人事労務のアカウントを作成する - freee会計をすでにご利用の方 」のヘルプページを参照し、「freee人事労務」のアカウントを作成します。
   プランについては「 freee人事労務のプラン・料金について 」のヘルプページをご参照ください。
2. 「freee人事労務」にログインし、ホーム画面の「初期設定」の各項目から必要最低限の初期設定を行います。
   現時点で給与計算機能などを使わない予定であれば、各入力画面に赤字で「必須」と書かれている項目のみの入力で構いません。

「freee人事労務」は「freee会計」との部門役職データ連携のみで利用する場合

以下のいずれかの手順で「freee人事労務」の画面を開くと、給与規定や勤務・賃金設定の「初期設定」を行わずにスムーズに従業員・部門役職設定を確認・登録することができます。

• 「freee会計」の［その他設定］メニュー →［メンバー一覧・招待］をクリックした画面の、［従業員］［部門・役職］のリンクをクリック
  
• 「freee会計」の［その他設定］メニュー →［申請経路・代理承認］を開き、画面右上の［部門・役職設定］のリンクをクリックします。
  

③【人事労務】部門・役職を登録する

「freee人事労務」の［設定］メニュー →［部門・役職］より、組織体系の階層に合わせて部門・役職を登録します。

組織体系のツリーで末端となる部門と、上位組織である部門の登録を行います。
詳しくは「 部門・役職設定を行う 」のヘルプページをご覧ください。

④【人事労務】従業員を登録及び、部門・役職を付与する

「freee会計」の申請機能を利用する「申請者」「承認者」となる従業員を「freee人事労務」に登録し、所属している部門・役職を正確に設定します。

従業員登録は、手入力または一括登録（インポート）が可能です。
操作手順はそれぞれの詳細なヘルプページをご覧ください。

従業員を登録する

• 手入力する場合：従業員を1人ずつ追加する
  ※ 「freee会計」との部門役職データ連携のみで「freee人事労務」を利用する場合、従業員の追加画面「freeeでの給与計算」項目の「給与計算を行う」のチェックは入れずに従業員を登録します。
• 一括登録する場合：従業員をCSVファイルで一括追加する
  ※ 「freee会計」との部門役職データ連携のみで「freee人事労務」を利用する場合、「 freeeで勤怠管理・給与計算を行わない従業員をインポートする場合 」の手順での登録がスムーズです。

部門・役職を付与する

• 手入力する場合：部門・役職設定を行う - 従業員に所属（部門・役職）を設定する
• 一括登録する場合：従業員の給与等を一括で更新する - 所属（部門・役職設定）の一括更新の手順

⑤【人事労務】従業員を招待する（freee会計で招待したメンバーと紐づける）

※ 連携に際して、「freee会計」と「freee人事労務」に登録している同一の従業員は、同じメールアドレスを登録する必要があります。

登録した従業員を、メールアドレスを用いて「freee人事労務」に招待します。

「freee人事労務」をどのように利用したいかによって、手順が異なります。

• 「freee人事労務」で従業員情報の管理や、給与計算機能なども利用する場合
• 「freee人事労務」は「freee会計」との部門役職データ連携のみで利用する場合

「freee人事労務」で従業員情報の管理や、給与計算機能なども利用する場合

1. ［従業員］メニュー→［従業員情報］から従業員の招待を行います。
   該当の従業員詳細画面を開き、メンバーログイン情報欄に、従業員のメールアドレスを登録します。
   
2. 従業員に招待メールが届きますので、メール内のリンクから従業員アカウント登録を行います。
   なお、一括で招待する方法については、「 従業員を登録する - メールで従業員を招待する 」のヘルプページをご覧ください。
3. 「freee人事労務」での事前設定は完了です。

「freee人事労務」は「freee会計」との部門役職データ連携のみで利用する場合

1. ［従業員］メニュー→［従業員情報］から従業員の招待を行います。
   該当の従業員詳細画面を開き、メンバーログイン情報欄に、従業員のメールアドレスを登録します。
2. 従業員に招待メールが届きますが、従業員側でアカウント登録は不要です。
   ※ 上記「手順①」の操作のみで、freee会計に部門・役職が連携されます。
3. 「freee人事労務」での事前設定は完了です。

⑥【会計】申請経路の設定を行う

設定は以上となります。

「freee会計」で申請経路の設定を行ってください。

• 経費などの申請経路を設定する

⑦【会計】申請・承認を行う

申請時に、「 ⑥【会計】申請経路の設定をする 」で作成した申請経路を選択すると自動的に承認者が表示されるようになります。