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人事労務freeeにて各従業員の定期区間の設定をしている場合、会計freeeの経費精算にて当該定期区間を控除した金額による経費申請を行うことができます。
このページでは、交通費の経費精算における定期区間控除の設定方法についてご説明します。
※ 人事労務freeeは無料プランを含む全プランで対応しております。
目次
- 定期区間控除機能について
- 設定の流れ
- 1. 定期区間控除対象の従業員を招待する
- 2. 従業員の定期区間を設定する
- 管理者の方が登録するケース
- 従業員の方が登録するケース - 3. 「定期区間控除」の設定を有効にする
- 4. 交通費の経費申請を行う
- 参考：よくある質問
定期区間控除機能について
定期区間控除機能の概要
経費精算機能による交通費の申請を行う場合、これまでは「駅すぱあと連携」を使用すると、表示された経路に要する本来の交通費金額にて申請ができました。
本ページの「定期区間控除」機能を有効にすることで、従業員ごとに設定された定期区間分の金額を自動的に控除して交通費の申請ができるようになります。
ご注意事項
自動控除の対象範囲
- 本機能の自動控除対象は「電車」のみです。バス等、他の交通手段による自動控除はご利用いただけませんのでご注意ください。
- 同様に、定期区間の一部にバス経路等を含む場合も、該当経路分は自動控除機能はご利用いただけません。
設定の対応範囲
- 本機能の設定はWeb版 会計freee / 人事労務freeeにおいてのみ行うことができます。
- アプリ版では本機能の設定を行うことはできませんのでご注意ください。
アプリ版 会計freeeからの経費申請
- アプリ版 会計freeeから交通費の経費申請を行う場合でも、定期区間は自動的に控除されます。
設定の流れ
本機能を使用するにあたっては、会計freee / 人事労務freee双方にて事前の設定が必要となります。
大まかな設定の流れは次のとおりです。
| No. | 手順 | 対象サービス | 実施者 |
|---|---|---|---|
| 1 | 定期区間控除対象の従業員を招待する | 会計freee / 人事労務freee | 「管理者」権限を有する方 |
| 2 | 従業員の定期区間を設定する | 人事労務freee | 「管理者」権限を有する方 または 各従業員の方 |
| 3 | 「定期区間控除」の設定を有効にする | 会計freee | 「申請フォーム」の「編集」権限を有する方 |
| 4 | 交通費の経費申請を行う | 会計freee | 実際に経費精算（交通費）を申請する方 |
1. 定期区間控除対象の従業員を招待する
本機能を利用するには、前提として定期区間控除対象の従業員が会計freee および 人事労務freeeに招待されている必要があります。
このとき、両サービスに招待された従業員は、メールアドレスによりその同一性を認識するため、同一従業員 は 同一メールアドレス による招待（登録）を行う必要があります。
例：従業員A（aaa@example.com）、従業員B（bbb@example.com）を招待（登録）する場合
→ 従業員A / B共に、両サービスで同一メールアドレスを設定する必要があります。
- 従業員A（会計freee / 人事労務freee いずれにも招待されていないケース）
- 会計freee：aaa@example.com で招待
- 人事労務freee：aaa@example.com で招待
- 従業員B（会計freeeには招待されているが、人事労務freeeではメールアドレスが登録されていないケース）
- 会計freee：特に必要な操作はありません（bbb@example.comで招待済み）
- 人事労務freee：メールアドレスとして「 bbb@example.com 」を登録する
人事労務freeeの従業員情報登録は無料でご利用いただけます。
（人事労務freeeのその他の機能によっては無料で利用できる期間が異なります。）
両サービスにおいて、従業員の招待 / 同一メールアドレスの登録が完了していない場合は、次の手順に沿って事前準備を完了しておきます（完了している手順はスキップすることができます）。
会計freee
定期区間控除対象の従業員を招待する（詳細はこちら）
人事労務freee
1. 勤務賃金設定を行う（詳細はこちら）
2. 定期区間控除対象の従業員を招待する
- 管理者が従業員を招待し、従業員本人が従業員情報を入力する場合（詳細はこちら）
- 管理者が従業員を招待し、管理者が従業員情報を入力する場合（詳細はこちら）※
- 管理者がCSVファイルを用いて、従業員を一括インポートする場合（詳細はこちら）※
※ 従業員のメールアドレスが登録されているかどうかご確認ください。
2. 従業員の定期区間を設定する
人事労務freeeにて各従業員の方の定期区間を設定します。
※ 事前に「勤務・賃金設定」を完了しておく必要があります。
管理者の方が登録するケース
1. 「管理者」権限を有する方が 人事労務freee にログインします。
2. ［従業員］メニュー の「従業員一覧」から、定期区間を設定する対象従業員の行をクリックします。
3. ［給与情報］タブを選択し「通勤」グループの［編集］ボタンをクリックします。
4. 「通勤手段」のドロップダウンリストから［電車（定期代自動計算）］を選択し、「定期区間検索」項目から必要事項を入力し、定期区間を［検索］します。
5. 「定期区間の選択」画面にて、通勤に使用している経路を［選択］します。
6. 設定した経路が正しいことを確認し［保存する］ボタンから設定内容を保存します。
従業員の方が登録するケース
- 「管理者」から新規に招待を受けた方
- 手順1から順に操作を行なってください。
- すでに「入社手続き」が完了した従業員アカウントをお持ちの方
- 手順3から順に操作を行なってください。
1. 管理者の方から人事労務freeeに招待されますので、 こちらの手順 をご参考に基本的な設定を完了させます。
2. 人事労務freeeにログイン後表示される画面にて、必要な情報の入力を行います。
※ 一部の項目は後からでも設定できます。情報入力が完了したら管理者の方に「入社手続き」を完了していただくよう依頼しましょう。
3. 従業員アカウントにて 人事労務freee にログインします。
4. 画面上部から［従業員情報］メニューをクリックします。
5. ［給与情報］タブを選択し「通勤」グループの［編集］ボタンをクリックします。
6. 「通勤手段」のドロップダウンリストから［電車（定期代自動計算）］を選択し、「定期区間検索」項目から必要事項を入力し、定期区間を［検索］します。
7. 「定期区間の選択」画面にて、通勤に使用している経路を［選択］します。
8. 設定した経路が正しいことを確認し［保存する］ボタンから設定内容を保存します。
3. 「定期区間控除」の設定を有効にする
会計freeeにて「定期区間控除」機能を有効にします。
1. 「申請フォーム」の「編集」権限を有する方が 会計freee にログインします。
2. ［設定］メニュー → ［申請フォームの設定］をクリックします。
3. 「申請フォーム名」から［経費精算］を選択し、［編集］ボタンをクリックします。
4. 「入力項目の必須 / 任意設定」グループの「定期区間控除」項目を［使用する］に切り替え、画面下部の［保存］ボタンをクリックします。
4. 交通費の経費精算を行う
申請者の方が定期区間を含む経路の交通費申請を行う際は、次のとおり申請します。
1. 通常どおり経費精算に必要な情報を入力します。
2. ［経路から交通費計算］チェックボックスをオンにし、「出発」「到着」を指定してから［経路検索］ボタンをクリックします。
3. 「定期区間控除」の設定が有効である場合、「経路選択」画面の結果はすでに定期区間が控除された金額が表示されています。片道金額 または 往復金額のいずれかにチェックをつけ［選択］ボタンをクリックします。
※ 「[定]」の記載がある経路：定期区間が控除されている経路です。
4. 本来の交通費から定期区間控除された金額が入力欄にセットされます。定期区間控除された区間は「定期区間控除」項目から確認することができます。
5. その他の項目を入力し問題がなければ、［申請する］ボタンから経費申請を行います。
参考：よくある質問
Q. 定期券の経路にバスが含まれます。バス経路を除外して定期区間控除を行うことはできますか？
A. はい、可能です。
「1. 従業員の定期区間を設定する」にて、バス経路を除く区間を設定することにより、当該区間においては交通費精算時に控除の対象とすることができます。
ただし、人事労務freeeに登録された通勤手当が正しくない金額となってしまうことから、必要に応じて別途、差額区間分の交通費を支給する内容の「手当」を設定する必要があります。
Q. 定期券の経路設定では経由駅はいくつまで設定可能ですか？
A. 経由駅は3つまで設定することができます。
Q. 従業員数が多いため定期区間控除の経路設定を行うのに手間がかかります。定期区間控除の経路設定を一括してインポートすることはできますか？
A. インポートはできかねますが、各従業員の方に定期区間控除を設定いただくことができます。
※ 従業員情報の変更において「リクエスト制」が有効になっている場合は、管理者の方がそのリクエストを承認するまで定期区間は反映されません（詳しくはこちら）。
Q. 普段、従業員が交通費精算を行うときは、アプリ版 会計freeeを使用しています。定期区間控除機能はアプリ版 会計freeeから申請を行なった時も適用されますか？
A. はい、アプリ版会計freeeにて申請を行なった際も自動的に定期区間が控除されます。
※ アプリ版会計freeeでは控除された定期区間の確認は行えません。
Q. 定期代控除の自動計算が反映されないのですが？
A. 控除の自動計算は、以下の項目が一致している場合に行われます。
- 人事労務freee：メニュー［従業員］→通勤項目で、［電車（定期代自動計算）］を設定している期間
- 会計freee：メニュー［経費申請］で、申請を行う際に取引の発生日となる「日付」の期間
例：
月末締め翌月15日払い。3月の月をクリックした画面で［電車（定期代自動計算）］を設定している（給与計算期間2月1日～2月29日）
- 経費申請時日付を「2月1日以降」で申請した場合は、控除が計算されます。
- 経費申請時日付を「2月1日以前」で申請した場合は、控除が計算されません。