対象プラン(法人)
|
新プラン | ひとり法人 | スターター | スタンダード | アドバンス | エンタープライズ |
旧プラン | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ | ||
対象プラン(個人) | スターター | スタンダード | プレミアム |
本ページは旧帳票機能のページです。
freee会計では電子帳簿保存法の要件を満たした状態で、各受発注書類を管理することができます。
各受発注書類は作成した段階から変更履歴が自動的に保存されていきます。それらの履歴は必要に応じてCSVファイルに出力し検索することも可能です。
このページでは、変更履歴の記録のされ方やCSVファイルへの出力方法についてご説明します。
※ 本ページは電子帳簿保存法の全体像を説明した「 電子帳簿保存法の概要・手続について 」ページの「 B.自社発行取引書類(控え) 」に該当します。
目次
変更履歴が記録される対象の書類
freee会計の「受発注管理」機能では、次の書類を作成することができます。
- 見積書
- 納品書
- 請求書
- 領収書
- 発注書
これらの書類はまとめて「受発注書類」と呼ばれ、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。
freee会計では電子帳簿保存法の要件を満たすために、これら受発注書類が 作成された時点 からの変更履歴を自動的に記録することができます。
変更履歴の記録のされ方と記録タイミング
変更履歴の記録のされ方について
変更履歴の記録に際して、特別な操作や設定は必要ありません。それぞれの「受発注管理」機能を用いて書類を発行・編集するだけで、それらの履歴が自動的に記録されます。
行った操作の履歴は「作成」「更新」「削除」のいずれかとして記録に蓄積されます。
変更履歴の記録タイミングについて
【変更履歴の記録開始タイミング】
各受発注書類は「下書き」状態で作成した時点から、訂正削除履歴の蓄積を開始します。書類の作成以外の操作は不要で、以降は電子帳簿保存法の要件を満たした状態となります。
【「受発注書類の内容が確定」した状態の管理タイミング】
受発注書類の内容が確定したタイミングは、管理のしやすさの観点から「書類のステータスが『送付済み』に切り替わったタイミング」で確定したものと見なすことをおすすめします。なお、ステータスが「送付済み」に切り替わるタイミングは、次の操作を行ったときです。
- メール添付を行ったとき
※ 「下書き」ステータスのままPDFダウンロードを行った場合は、「送付済み」ステータスには切り替わりません。 - web共有を行ったとき
- [送付済みにする]ボタンをクリックしたとき
- 書類の一覧画面から一括操作で取引先に書類を送付したとき
管理・運用上の留意事項
取引書類の管理・運用上においては、いくつかの留意事項があります。主なものは次のとおりです。
-
「下書き」状態の受発注書類を取引先に送付する場合について:
受発注書類が「下書き」状態である場合、書類が確定したタイミングを履歴上から判別することができません。「下書き」状態の書類をPDFダウンロードや印刷によって取引先に送付したい場合(未発行と発行済みの区別ができない場合)は、発行書類をファイルボックスで保存(または紙原本を保存)する必要があります。
-
一度発行した書類の訂正・削除する場合の記録について:
一度発行(取引先に送付)した取引書類を訂正・削除する場合は、その理由を各取引書類の備考欄に記録します。
-
受発注書類の送付方法について:
freee会計で発行した取引書類は、取引先への送付方法が主に4種類あります。次の中からご自身にあった送付方法を選択しましょう。これらの送付方法であれば、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で電子保存が可能です。-
① freee会計上でスマート請求書機能を利用して取引先に送付する方法:
取引先の指定するメールアドレス宛に、freee会計上から直接受発注書類を送信します。取引先の既読の有無がダウンロード日付からわかるため便利です。 -
② freee会計で作成した取引書類をダウンロードしメールで送信する方法:
作成した取引書類をPDFファイルとしてダウンロードし、メールへ添付して送信します。 -
③ freee会計で作成した取引書類を自身で印刷し郵送する方法:
作成した取引書類を紙に印刷し、ご自身で郵送します。税法上、発行控えは取引先に送付したものと同じものを保存する必要があります。印刷した取引書類に手書きで情報を付け加えた場合の取り扱いについて
印刷した取引書類に手書きで情報を付け加えた場合には、手書き付きの書類(紙)が原本となります。その場合、その紙をスキャンまたは撮影し、ファイルボックスに保存(または紙原本を保存)する必要があります。
-
① freee会計上でスマート請求書機能を利用して取引先に送付する方法:
変更履歴の出力方法
記録された変更履歴はCSVファイルとして出力することができます。操作手順は次のとおりです。
- 本機能を利用するには、操作メンバーが次のいずれかの権限を有している必要があります。まずは、必要な権限が付与されていることをご確認ください(権限の確認・変更方法については「 メンバーが利用できる機能を指定する(権限管理) 」のヘルプページをご覧ください)。
- デフォルトの権限セットを利用している場合:「管理者」権限
- カスタム権限セットを利用している場合:「受発注書類変更履歴」の「参照」権限
※ なお、デフォルトの「管理者」権限には、「受発注書類変更履歴」の「参照」権限が自動的に付与されています。
- [受発注]メニュー → 「受発注書類」グループの各機能から、任意の書類(見積書、納品書、請求書、領収書、発注書のいずれか)をクリックします。
- 画面右上の[受発注書類変更履歴]ボタンをクリックします。
- 「取得するデータの選択」項目にて、次のとおり条件を指定し[変更履歴の取得]ボタンをクリックします。指定した条件にてCSVファイルの生成が開始します。
-
履歴を取得する年月:
変更履歴を出力したい年月をプルダウンから選択します。 -
書類:
「見積書」「納品書」「請求書」「領収書」「発注書」の各チェックボックスのうち、変更履歴を出力したいものにチェックを入れます。
-
履歴を取得する年月:
- CSVファイルの生成完了後、「取得結果」一覧の「操作」列に「ダウンロード」リンクが表示されます。当該リンクをクリックして、任意の場所にCSVファイルを保存します。
変更履歴の記載内容
電子帳簿保存法では、保存のための要件として日付・金額・取引先を検索できる必要があります。「 変更履歴の出力方法 」で出力したCSVファイルでは、これらの情報を検索することができます。
詳しい記載内容は次のとおりです。
CSVファイルの構造
各書類の概要情報と詳細情報は、1つのCSVファイルにまとめて出力されます。これらの情報は、行の区分を「表題行」(概要情報に対応)と「明細行」(詳細情報に対応)に分けることで表現しています。
CSVファイルの項目
「表題行」(概要情報)および「明細行」(詳細情報)の記載項目は、それぞれ次のとおりです。
「表題行」の記載項目 | 「明細行」の記載項目 |
---|---|
|
(注記)
※1:「取引先コード」を「使用する」設定にしている場合 に出力されます。
※2:セグメント機能に対応しているかどうかを問わず、全プランで見出し行が表示されます。セグメント機能が利用できるプランで、かつ、実際にセグメントが使用されている場合は、当該セグメント名が出力されます。
関連するヘルプページ
2022年1月改正の電子帳簿保存法については次のヘルプページもご参考ください。