従業員ガイド②：勤怠を入力・管理する

勤怠カレンダーから勤怠を入力・管理する

勤怠カレンダーは、freee人事労務にログインし、［勤怠］メニューをクリックして表示することができます。

勤怠画面の表示について

勤怠の表示方法を切り替える

勤怠は、画面右上のボタンでカレンダー表示・リスト表示に切り替えられます。

種類	内容
カレンダー表示	その月の勤務日と出勤・退勤時刻を一目で把握できます。
リスト表示	勤務時間のうちどこが割増賃金かを視覚的に把握できます。

勤怠編集画面の上部に表示される労働時間や労働日の詳細については、「 労働時間・労働日の種類 」のヘルプページをご覧ください。

勤怠カレンダーの色について

勤怠の登録した内容により、勤怠カレンダーに表示される色が異なります。それぞれの色については次のとおりです。

No.	勤怠の反映内容	勤怠カレンダーに表示される色
①	通常勤務 （時間外労働・深夜労働・遅刻・早退・半休・時間休を含む）	青色
②	法定休日（休日出勤した場合）	橙色
③	有給・特別休暇（有給）	緑色
④	欠勤・代休・振替休日・特別休暇（無給）	灰色

アラートを確認する

勤怠の登録が適切にされているかについて次のチェックが行われ、チェック結果について勤怠カレンダー上でアラートを表示します。

※ 本アラートは、スタンダードプラン（または旧プロフェッショナルプラン）・アドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）でご利用可能です。

※ 本アラートは、次の方が閲覧できます。

• 勤怠申請の申請者ご自身
• 勤怠申請の承認者の方（※申請の［勤怠情報の確認］ボタンから表示）
• 管理者・事務担当者・勤怠部門管理者権限をお持ちの方

【チェック内容】

• 勤怠の未入力日がないかのチェック
  • 次の設定がされている場合に表示されます。
    • 「勤怠申請」画面で「勤怠の申請機能を有効にする」にチェックが入っている
  • 従業員の方に適用されている勤務・賃金設定の「休日」項目で休日に設定されていない日がすべてチェック対象となります。
    

    勤務・賃金設定で「休日」に設定されていないがシフト休などの日も、勤怠未入力と判断されアラートが表示されてしまいます。その場合は、次のいずれかの対処法となります。

    • アラートを無視する
      ※「月次勤怠締め申請」を利用する場合、管理者の方にアラートがあっても申請できる設定にしてもらう必要があります。詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 月次勤怠締め申請」のヘルプページをご覧ください。

    • 勤怠カレンダーの日付を「所定休日」にしてアラートを消す
      勤怠カレンダーの日付をクリック→詳細項目のプルダウンを［所定休日］に変更し、［勤務時間の長さを自動で計算しない］にチェックを入れて、労働時間をすべて「00:00」にすると該当の日付が「所定休日」となりアラートが消えます。
      ※ 変形労働制で勤務予定表を作成している場合は従業員自身で詳細項目を変更できないため、管理者の方が勤務予定表の該当日を「所定休日」に修正する必要があります。詳しくは「勤務予定表を作成する」のヘルプページをご覧ください。
      ※ シフト制でシフト表を作成している場合は従業員自身で詳細項目を変更できないため、管理者の方がシフト表の該当日を「所定休日」に修正する必要があります。詳しくは「シフト表を作成する」のヘルプページをご覧ください。

  • 操作している日付の前日分までがチェック対象となります。

    例：

    2022年7月15日に勤怠カレンダーを開いた場合

    • カレンダー上の同年7月14日までの勤怠未入力日にアラートが表示されます。
• 申請通りに勤怠登録が行われているかのチェック
  登録されている勤怠から必要な申請・承認がされているかのチェック
  • 次の設定がされている場合に表示されます。
  • • 「勤怠申請」画面で「勤怠の申請機能を有効にする」にチェックが入っている
    • 従業員に適用されている勤務・賃金設定の「勤怠申請」が「利用する」になっている。また、アラートを表示したい申請種別の設定が「利用する」、およびアラートの表示が「表示する」になっている。
  • 上記設定がされている場合、勤怠が入力されている日はすべてチェック対象となります。

※ 該当従業員の入社より前、および退職日より後の期間はチェックされません。

【アラートの表示】

• 勤怠カレンダーの上部：アラート件数を表示します。
  
• 勤怠カレンダーの日付：！マークが表示され、マウスカーソルを乗せるとアラート内容が表示されます。
  
  リスト表示でも、日付毎にアラート内容を確認できます。
  

従業員の方はアラート内容を確認し、必要に応じて勤怠の登録・修正や適切な申請を行ってください。

勤怠の入力方法

勤怠の入力手順

1. 画面上部の年月表示を、勤怠を入力したい月に切り替えます。
2. 勤怠を入力したい日をクリックし、勤務の種類を以下のいずれかから選択します。
   • 出勤
   • 欠勤
   • 有給
   • 有給（半休）
   • 有給（時間休）
   • 代休
     ※ 「有給（半休）」「有給（時間休）」は事業所の設定によっては表示されない場合があります。
3. 必要事項を入力し、［保存］をクリックします。
   ※ ［続けて入力］にチェックを入れたまま保存すると、続けて次の勤務日の勤怠を入力できます。

出勤を入力する

1. 勤務の種類で［出勤］を選択し、「出勤」欄に出勤時刻と退勤時刻を入力します。
2. 「休憩」欄に休憩の開始時刻と終了時刻を入力します。
   ※ 複数回の休憩が入った場合は、「勤務時間」横の［＋］ボタンから［休憩］をクリックし、休憩欄を追加して入力します。
   

出退勤時刻ではなく勤務時間の長さで入力する

ある日に働いた分を全て時間外で計上したいなど、勤務時間を自動で計算したくない場合は、「勤務時間の長さを自動で計算しない」にチェックを入れて、該当勤務時間に相当分を入力します。

その日の所定内労働・法定内残業・時間外労働の時間を「合計労働時間」の列に、そのうちの夜22時〜朝5時の労働時間を「うち深夜時間」の列にそれぞれ入力します。

なお、半休・時間給・午前休・午後休を取得する場合は、休暇時間について次の集計項目毎に入力することで、適切に集計されます。

• 所定内労働
• 法定内残業
• 時間外労働

※画像は「有給（半休）」です。

欠勤を入力する

その日を欠勤として登録したい場合は、勤務の種類で［欠勤］を選択し、［保存］します。
管理者が設定を行っている場合、自動で欠勤分が控除されます。

また「自動計算させない」にチェックを付けて保存をすると、給与規定 または 従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合でも、この日の欠勤分は控除されなくなります。

遅刻・早退を入力する

管理者が設定を行っている場合、遅刻・早退を記録することができます。

所定出勤時刻より遅い出勤時刻を勤怠に入力した場合は「遅刻」、所定退勤時刻より早い退勤時刻を入力した場合は「早退」として自動で記録されます。

「勤務時間」横の［＋］ボタン→［遅刻］または［早退］をクリックして入力欄をそれぞれ追加することもできます。

右部の詳細項目にて「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」のチェックを外すと、給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合でも、この日の遅刻・早退分は控除されなくなります。

※ 管理者が設定をしていない場合、従業員は詳細項目を変更することができません。

勤怠タグを入力する

勤怠タグの［＋］ボタンをクリックし、該当となるタグを選択し、必要に応じて回数を入力します。
タグを複数追加する場合は、再度［＋］ボタンから入力します。

【休日に勤怠タグを入力する】

所定休日や法定休日に勤怠タグを入力することができます。

勤怠カレンダーより、所定休日または法定休日の日付をクリックし、「勤怠」項目で［勤務なし］を選択することで、勤怠タグの入力ができます。

また、入力後は勤怠編集画面の以下の箇所に勤怠タグの情報が表示されます。

• 勤怠サマリ：
  「タグ名」と、同月内で入力した「合計回数」が表示されます。
  
• 勤怠カレンダー表示の場合：
  入力した日付に「タグ名」が表示されます。
  
• 勤怠リスト表示の場合：
  入力した日付に「タグ名」と、1日単位の「回数」が表示されます。
  

※ 入力する際、管理者側で「非公開」にした勤怠タグは表示されません。

勤務日の種類を変更する

詳細項目で、勤務日の種類を以下のいずれかに変更できます。

• 所定労働日
• 所定休日
• 法定休日

※ 管理者が設定をしていない場合、従業員は詳細項目を変更することができません。

年次有給休暇を入力する

管理者が事前に従業員に年次有給休暇を付与していると、有給を勤怠に入力できます。

その日に有給を使用したことを登録したい場合は、勤務の種類で以下のいずれかを選択して［保存］をクリックします。

• 有給：1日（1日の所定労働時間）
• 有給（半休）：0.5日（1日の所定労働時間÷2）
• 有給（時間休）：勤怠入力時に指定した時間数

※ 「有給（半休）」「有給（時間休）」は、管理者が設定をした場合に表示されます。

有給を取得した日は、給与規定で設定した所定労働時間分の給与が自動計算されます。

有給の取得・消化状況を確認する

取得した有給の情報は、勤怠画面上部の「有給取得数」「有給残数」に表示されます。

※ 時間休を取得した場合は、日数と時間数がそれぞれ表示されます。

また、勤怠画面下部に有給休暇の消化状況が表示されます。当月時点での取得数や残数、年5日の有給取得義務の消化状況を確認することができます。

振替出勤、振替休日を入力する

所定休日もしくは法定休日に出勤した際に「振替出勤」を選択すると「振替休日」を取得することができます。振替出勤と振替休日はセットで指定することが前提となります。

※ 管理者が設定を行っている場合、勤怠カレンダーから「振替出勤」「振替休日」を入力できます。

1. 【振替出勤をする日】所定休日もしくは法定休日を振替出勤日として登録したい場合は、「詳細項目」欄で「振替出勤」を選択し、登録します。この際に、「振替休日の取得日」も併せて指定します。振替休日の取得日は「振替出勤日の1週間前から2か月以内」の範囲で日付が指定できます（振替休日の取得日は、給与明細の確定前であれば、あとから変更することが可能です）。
   
   振替出勤を行った日は休日出勤ではなく通常の出勤日として扱われます。そのため、振替出勤日に行った勤務は法定内労働となり、週40時間を越えた分のみが時間外労働時間に計上されます。
2. 【振替休日を取得する日】振替出勤の登録時に指定した日付が自動的に「振替休日」として登録されます。また、この画面から振替休日の取得日の変更や、欠勤控除の設定ができます。「欠勤控除対象時間に算入する」を選択した場合、自動で振替休日取得分が控除されます。選択していない場合は、控除されません。
   
   ※ 管理者が権限設定をしていない場合、従業員は詳細項目を変更することができません。

代休を入力する

管理者が事前に勤務・賃金設定にて代休を付与する設定を有効にした状態で所定休日もしくは法定休日に休日出勤を行うと、代休が付与され勤怠に入力できるようになります（休日出勤を振替出勤として登録した場合は、振替休日にて相殺されるため代休は付与されません）。

1. 管理者が勤務・賃金設定より、代休を付与するか・代休の期限・代休の半休の利用などの設定を行います。（この設定はいつでも変更することが可能です）。
   詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 休日」のヘルプページをご覧ください。
2. 【休日出勤する日】代休を付与する設定になっている状態で勤怠に休日出勤（所定休日・法定休日の出勤）を登録すると、当該従業員に代休が自動付与されます。勤怠カレンダー下部から代休の情報を確認できます。
   
3. 【代休を取得する日】代休を使用することを登録する場合は、「勤怠」欄で以下いずれかを選択します。
   ※ 裁量労働制を設定している場合、「代休（半休）」は選択肢に表示されません。
   
   • 代休：1日（1日の所定労働時間）
   • 代休（半休）：0.5日（1日の所定労働時間÷2）
4. 選択後、「詳細項目」の「対象の休日出勤日」を選びます。
   

   代休を1日で取得している場合には、休日出勤日は1日出勤している日のみ選択できます。

   また、この画面から欠勤控除の設定ができます。「欠勤控除対象時間に算入する」を選択した場合、自動で代休取得分が控除されます。選択していない場合は、控除されません。
   
   勤怠画面上部に「代休の取得日数」と「代休残日数」が表示されます。
   

※ 代休残日数が0になると、勤怠画面上「代休」の項目は非表示になります。

※ 管理者が設定をしていない場合、勤怠画面上「代休」の項目は非表示となります（非表示でも、実際には代休は付与されています）。

特別休暇（会社独自の休暇）を入力する

管理者が事前に従業員に特別休暇（会社独自の休暇）を付与していると、特別休暇を勤怠に入力できます。

その日に有給を使用したことを登録したい場合は、「勤怠」欄で特別休暇の作成時に指定した「特別休暇名（全休/半休/時間休）」を選択して［保存］をクリックします。有給の特別休暇を取得した日は、給与規定で設定した所定労働時間分の給与が自動計算されます。

また、無給の特別休暇を取得し「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」を選択した場合、自動で休暇取得分が控除されます。選択していない場合は、控除されません。

打刻機能で勤怠を登録する

スマートフォンから打刻を行う

freee人事労務のスタンダードプラン（または旧ベーシックプラン）以上のプランでは、従業員が自ら勤怠の打刻をすることができる勤怠打刻機能が備わっています。

モバイル版freee人事労務をインストールすることで、iOSやAndroid端末で打刻することも可能です。詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 【iOS】勤怠を入力・確認する
• 【Android】勤怠を入力・確認する

PCから打刻を行う

打刻機能では、以下の情報を記録することができます。

• 出勤・休憩開始・休憩終了・退勤の時刻
• 打刻を行った位置情報

記録された情報は、［勤怠］メニュー → 勤怠カレンダーの該当日 →「タイムレコーダー」欄に表示されます。

打刻を行う

freee人事労務に招待された従業員が自身のアカウントでログインを行うと、ホーム画面に勤怠の打刻画面が表示されています。

状況によって、表示されるボタン名称が変わります。
下表のボタンの説明に従って、出勤から退勤までの勤務状況を記録していきます。

ボタン名称	説明	補足
出勤	出勤した時に押すボタンです。
休憩開始	休憩開始時に押すボタンです。
休憩終了	休憩終了時に押すボタンです。
退勤	退勤の際に押すボタンです。
タグ	勤怠タグを入力することができます。
メモ	その日の勤怠についてメモを残して勤怠の登録をすることができます。	遅刻した際などに、ここにメモを残すなどの活用ができます。
修正	記録された打刻時刻を修正することができます。	修正を行っても、打刻の修正履歴（変更前時刻）は残ります。 ※ 管理者にて「打刻時刻の修正を有効にする」が設定されている場合に表示されます。
履歴	記録された打刻時刻の履歴を確認することができます。	※ 「打刻時刻の修正を有効にする」が設定されていない場合に表示されます。
勤怠カレンダー	［勤怠］メニューの勤怠カレンダー画面を開きます。	勤務状況は、勤怠カレンダーの該当日 →「タイムレコーダー」欄に表示されます。

【1日に複数回打刻を行う】

1日に複数回の出退勤打刻を行うことができます（退勤打刻を「18:00」に行ったが、退勤後に呼び出され「18:05」に再出勤する場合 など）。

ホーム画面にある勤怠の打刻画面の［出勤］［退勤］ボタンをクリックすることで、再出退勤が記録されます。

日次勤怠入力画面では、出退勤記録が2行で表示されます。

勤怠編集画面では、次のように表示されます。

• 勤怠編集画面：カレンダー表示
  カレンダー表示の場合、出退勤記録が2行で表示されます。
  
• 勤怠編集画面：リスト表示
  出退勤を複数登録した際、出勤時間帯の間の時間帯は白塗りで表示されます。
  

勤怠タグを入力する

1. ホーム画面の打刻ボタンの下部にある［タグ］をクリックします。
   
2. ［＋追加］ボタンをクリックします。
   
3. 対象の従業員が利用可能な勤怠タグ一覧が表示されますので、付与したいタグにチェックを入れます。
   

   対象従業員に付与済みの勤怠タグは チェックがついた状態になります。
   

4. チェックを入れた［勤怠タグ名：利用回数］が表示されます。
   各タグをクリックすると利用回数の編集と削除ができます。
   
5. ［保存］ボタンをクリックします。

打刻履歴を確認する

ホーム画面の［履歴］から、打刻履歴を確認することができます。

なお、管理者の方が「勤怠基本設定」画面で「打刻時刻の修正を有効にする」にチェックを入れている場合は［修正］が表示されます。

修正の場合は、従業員の方が打刻履歴の確認だけでなく打刻修正をすることが可能です。詳しくは後述の「打刻を修正する」をご覧ください。

打刻を修正する

ホーム画面の［修正］ボタンから、正しい勤務時間を登録します。

※ ホーム画面［修正］ボタンからは、当日・前出勤日の打刻修正のみ可能です。それ以外の勤怠は、勤怠カレンダーから修正します。

※ 複数回打刻の場合は、最新の出勤打刻を取り消すことができます。
ただし、初回の出勤打刻については、システム上の制約から取り消しはできません。

打刻を取り消しする

【休憩打刻の取り消し】

休憩の打刻後、ホーム画面の打刻ボタン上部にある［取消し］をクリックすると休憩打刻を取り消すことができます。

【退勤打刻の取り消し】

退勤の打刻後、ホーム画面の打刻ボタン上部にある［取消し］をクリックすると退勤打刻を取り消すことができます。

休憩打刻・退勤打刻共に取り消しをした場合は、勤怠の登録画面のタイムレコーダー欄に「取り消し」ラベルが表示されます。

共有端末機で打刻を行う

1. 従業員自身が打刻画面にて、自分の名前をクリックします。
   
2. 打刻画面が表示されます。画面の各ボタンを押すことで打刻が行われます。
   ※ ボタンはその従業員の打刻状況に応じて「出勤」「退勤」「休憩開始」「休憩終了」の各ボタンが表示されます。
   
3. 打刻を行うと、各ボタンの種類に応じたメッセージが表示されたのち自動的にモーダルが閉じます。その後、従業員の一覧画面に戻ります。

なお、管理者にて複数回打刻機能が有効に設定されている場合は、退勤打刻後も出退勤打刻が可能です。