勤怠を入力・管理する

勤怠の入力・管理方法

freee人事労務では、本ページで紹介する［勤怠］メニューでの勤怠カレンダー入力をはじめ、アカウントによって以下の方法で勤怠情報を入力・管理することができます。

アカウント	内容
管理者	勤怠カレンダーに勤怠を登録する（本ページで説明） 勤務日数・時間を直接入力する 勤怠情報の一括操作 勤怠をCSVインポート・API連携する 勤怠をCSVエクスポートする シフト表を作成する 勤務予定表を作成する
従業員	勤怠カレンダーに勤怠を登録する（本ページで説明） 勤怠打刻機能で勤怠を登録する 共有端末での打刻で勤怠を登録する 打刻機（ピットタッチプロ2）で勤怠を登録する シフト表を確認する 勤務予定表を確認する

※ 事前の設定や手順については、各機能のヘルプページをご覧ください。

管理者が勤怠入力の事前準備を行う

給与規定・従業員情報を設定する

freee人事労務では、勤怠に出勤時刻と退勤時刻を入力することで、給与規定や従業員情報を元に自動で給与を計算します。

そのため、勤怠の入力は管理者が給与規定や従業員情報の設定を完了してから行います。詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。

• 給与規定を設定する
• 従業員の情報を編集する

従業員を招待する

従業員自身が勤怠を入力する場合は、事前に管理者が従業員招待を行う必要があります。

詳しくは、ご希望の招待方法によって次のいずれかのヘルプページをご覧ください。

• メールアドレスで従業員を招待する
• ログインIDで従業員を招待する

勤怠画面の表示について

アカウントによる表示の違い

アカウントによって、［勤怠］メニュー画面の表示手順が異なります。勤怠の入力手順は同じです。

アカウント	内容
管理者	［勤怠］メニュー → 勤怠を入力したい従業員名をクリックすると、当該従業員の勤怠カレンダーが表示されます。
従業員	［勤怠］メニューをクリックすると、自分の勤怠カレンダーが表示されます。

表示年月を切り替える

画面上部の年月をクリックすることで、表示年月を切り替えられます。

詳しくは「 年月ナビゲーションの見方と従業員情報のデータ構造について 」のヘルプページをご覧ください。

勤怠の表示方法を切り替える

勤怠は、画面右上のボタンでカレンダー表示・リスト表示に切り替えられます。

種類	内容
カレンダー表示	その月の勤務日と出勤・退勤時刻を一目で把握できます。
リスト表示	勤務時間のうちどこが時間外労働や遅刻早退なのかを視覚的に把握できます。 ※控除対象の遅刻早退時間が発生している場合は、該当日の下にテキストでも表示されます。 ※ 「締め日」の最終日に0時を超えて日をまたぐ勤務を行い、かつ「時間外労働」が発生した場合に「リスト表示」を確認すると、仕様上「時間外労働」のバーは表示されません。

勤怠編集画面の上部に表示される労働時間や労働日の詳細については、「 労働時間・労働日の種類 」のヘルプページをご覧ください。

勤怠カレンダーの色について

勤怠の登録した内容により、勤怠カレンダーに表示される色が異なります。それぞれの色については次のとおりです。

No.	勤怠の反映内容	勤怠カレンダーに表示される色
①	通常勤務 （時間外労働・深夜労働・遅刻・早退・半休・時間休を含む）	青色
②	法定休日（休日出勤した場合）	橙色
③	有給・特別休暇（有給）	緑色
④	欠勤・代休・振替休日・特別休暇（無給）	灰色

アラートを確認する

勤怠の登録が適切にされているかについて次のチェックが行われ、チェック結果について勤怠カレンダー上でアラートを表示します。

※ 本機能は、スタンダードプラン・アドバンスプラン（または旧プロフェッショナルプラン・エンタープライズプラン）で利用可能です。

※ 本アラートは、次の方が閲覧できます。

• 勤怠申請の申請者ご自身
• 勤怠申請の承認者の方（※申請の［勤怠情報の確認］ボタンから表示）
• 管理者・事務担当者・勤怠部門管理者権限をお持ちの方

チェック内容

• 勤怠の未入力日がないかのチェック
  • 次の設定がされている場合に表示されます。
    • 「勤怠申請」画面で「勤怠の申請機能を有効にする」にチェックが入っている
  • 従業員の方に適用されている勤務・賃金設定の「休日」項目で休日に設定されていない日がすべてチェック対象となります。
    

    勤務・賃金設定で「休日」に設定されていないがシフト休などの日も、勤怠未入力と判断されアラートが表示されてしまいます。その場合は、次のいずれかの対処法となります。

    • アラートを無視する
      ※「月次勤怠締め申請」を利用する場合、管理者の方にアラートがあっても申請できる設定にしてもらう必要があります。詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 月次勤怠締め申請」のヘルプページをご覧ください。

    • 勤怠カレンダーの日付を「所定休日」にしてアラートを消す
      勤怠カレンダーの日付をクリック→詳細項目のプルダウンを［所定休日］に変更し、［勤務時間の長さを自動で計算しない］にチェックを入れて、労働時間をすべて「00:00」にすると該当の日付が「所定休日」となりアラートが消えます。
      ※ 変形労働制で勤務予定表を作成している場合は従業員自身で詳細項目を変更できないため、管理者の方が勤務予定表の該当日を「所定休日」に修正する必要があります。詳しくは「勤務予定表を作成する」のヘルプページをご覧ください。
      ※ シフト制でシフト表を作成している場合は従業員自身で詳細項目を変更できないため、管理者の方がシフト表の該当日を「所定休日」に修正する必要があります。詳しくは「シフト表を作成する」のヘルプページをご覧ください。

  • 操作している日付の前日分までがチェック対象となります。

    例：

    2022年7月15日に勤怠カレンダーを開いた場合

    • カレンダー上の同年7月14日までの勤怠未入力日にアラートが表示されます。
• 申請通りに勤怠登録が行われているかのチェック
  登録されている勤怠から必要な申請・承認がされているかのチェック
  • 次の設定がされている場合に表示されます。
  • • 「勤怠申請」画面で「勤怠の申請機能を有効にする」にチェックが入っている
    • 従業員に適用されている勤務・賃金設定の「勤怠申請」が「利用する」になっている。また、アラートを表示したい申請種別の設定が「利用する」、およびアラートの表示が「表示する」になっている。
  • 上記設定がされている場合、勤怠が入力されている日はすべてチェック対象となります。

※ 該当従業員の入社より前、および退職日より後の期間はチェックされません。

アラートの表示

• 勤怠カレンダーの上部：アラート件数を表示します。
  
• 勤怠カレンダーの日付：！マークが表示され、マウスカーソルを乗せるとアラート内容が表示されます。
  
  リスト表示でも、日付毎にアラート内容を確認できます。
  

従業員の方はアラート内容を確認し、必要に応じて勤怠の登録・修正や適切な申請を行ってください。

勤怠を入力する

勤怠の入力手順

1. 画面上部の年月表示を、勤怠を入力したい月に切り替えます。
2. 勤怠を入力したい日をクリックし、勤務の種類をプルダウンから選択します。
3. 必要事項を入力し、［保存］をクリックします。
   ※ ［続けて入力］にチェックを入れたまま保存すると、続けて次の勤務日の勤怠を入力できます。
   

出勤を入力する

1. 勤務の種類で［出勤］を選択し、「出勤」欄に出勤時刻と退勤時刻を入力します。
2. 「休憩」欄に休憩の開始時刻と終了時刻を入力します。
   ※ 複数回の休憩が入った場合は、「勤務時間」横の［＋］ボタンから［休憩］をクリックし、休憩欄を追加して入力します。
   

出退勤時刻ではなく勤務時間の長さで入力する

ある日に働いた分を全て時間外で計上したいなど、勤務時間を自動で計算したくない場合は、「勤務時間の長さを自動で計算しない」にチェックを入れて、該当勤務時間に相当分を入力します。

その日の所定内労働・法定内残業・時間外労働の時間を「合計労働時間」の列に、そのうちの夜22時〜朝5時の労働時間を「うち深夜時間」の列にそれぞれ入力します。

なお、半休・時間給・午前休・午後休を取得する場合は、休暇時間について次の集計項目毎に入力することで、適切に集計されます。

• 所定内労働
  
• 法定内残業
  
• 時間外労働
  

※画像は「有給（半休）」です。

欠勤を入力する

その日を欠勤として登録したい場合は、勤務の種類で［欠勤］を選択し、［保存］します。

管理者が給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合は、自動で欠勤分が控除されます。

右部の詳細項目にて「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」のチェックを外すと、給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合でも、この日の欠勤分は控除されなくなります。

遅刻・早退を入力する

管理者が勤務・賃金設定の「記録と計算方法」欄や、従業員情報の「基本給と割増賃金」欄で、「遅刻・早退時間を記録する」に設定すると、遅刻・早退を記録することができます。

所定出勤時刻より遅い出勤時刻を勤怠に入力した場合は「遅刻」、所定退勤時刻より早い退勤時刻を入力した場合は「早退」として自動で記録されます。

「勤務時間」横の［＋］ボタン→［遅刻］または［早退］をクリックして入力欄をそれぞれ追加することもできます。


右部の詳細項目にて「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」のチェックを外すと、給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合でも、この日の遅刻・早退分は控除されなくなります。

※ 管理者が勤怠基本設定で従業員の権限設定［従業員の所定労働日・時間の変更を許可する］のチェックを外している場合、従業員は詳細項目を変更することができません。詳しくは、「従業員が勤怠の詳細項目を変更できないようにする」のヘルプページをご覧ください。

勤怠タグを入力する

勤怠タグの［＋］ボタンをクリックし、該当となるタグを選択し、必要に応じて回数を入力します。
タグを複数追加する場合は、再度［＋］ボタンから入力します。

また、従業員の打刻画面から勤怠タグを入力することができます。

詳しくは「打刻機能で勤怠を登録する - 【従業員向け】打刻を行う」のヘルプページをご覧ください。

休日に勤怠タグを入力する

所定休日や法定休日に勤怠タグを入力することができます。

勤怠カレンダーより、所定休日または法定休日の日付をクリックし、「勤怠」項目で［勤務なし］を選択することで、勤怠タグの入力ができます。

また、入力後は勤怠編集画面の以下の箇所に勤怠タグの情報が表示されます。

• 勤怠サマリ：
  「タグ名」と、同月内で入力した「合計回数」が表示されます。
  
• 勤怠カレンダー表示の場合：
  入力した日付に「タグ名」が表示されます。
  
• 勤怠リスト表示の場合：
  入力した日付に「タグ名」と、1日単位の「回数」が表示されます。
  

※ 従業員の勤怠に入力している勤怠タグを管理者側で「非公開」にした場合も、入力済みの勤怠タグは従業員の勤怠編集画面に表示されます。

勤務日の種類を変更する

詳細項目で、勤務日の種類を以下のいずれかに変更できます。

• 所定労働日
• 所定休日
• 法定休日

※ 管理者が勤怠基本設定で従業員の権限設定［従業員の所定労働日・時間の変更を許可する］のチェックを外している場合、従業員は詳細項目を変更することができません。詳しくは、「従業員が勤怠の詳細項目を変更できないようにする」のヘルプページをご覧ください。

年次有給休暇を入力する

管理者が事前に従業員に年次有給休暇を付与していると、有給を勤怠に入力できます（有給管理については、「有給休暇を管理する」のヘルプページをご覧ください）。

その日に有給を使用したことを登録したい場合は、勤務の種類で以下のいずれかを選択して［保存］をクリックします。

• 有給：1日（1日の所定労働時間）
• 有給（半休）：0.5日（1日の所定労働時間÷2）
• 有給（午前休・午後休）：勤務・賃金設定で指定した時間を午前休または午後休として登録できます。
• 有給（時間休）：勤怠入力時に指定した時間数

※ 「有給（半休）」「有給（午前休・午後休）」は管理者が勤務・賃金設定の設定項目「半休」で「有給・特別休暇」を選択した場合に表示されます。
「有給（時間休）」は、管理者が勤務・賃金設定の設定項目「休暇」の「時間休」を「利用する」とした場合に表示されます。詳しくは、「勤務・賃金設定を追加する - 休日」のヘルプページをご覧ください。

※ 裁量労働制を設定している場合、「有給（半休）」「有給（午前休・午後休）」「有給（時間休）」は選択肢に表示されません。

有給を取得した日は、給与規定で設定した所定労働時間分の給与が自動計算されます。

有給の取得・消化状況を確認する

取得した有給の情報は、勤怠画面上部の「有給取得数」「有給残数」に表示されます。
※ 時間休を取得した場合は、日数と時間数がそれぞれ表示されます。

また、勤怠画面下部に有給休暇の消化状況が表示されます。未来に登録した有給も含む取得数や残数、年5日の有給取得義務の消化状況を確認することができます。

振替出勤、振替休日を入力する

所定休日もしくは法定休日に出勤した際に「振替出勤」を選択すると「振替休日」を取得することができます。振替出勤と振替休日はセットで指定することが前提となります。
※ 振替休日は、月給者のみの対応となります。

振替出勤、振替休日の入力方法には、2通りあります。

• 振替出勤、振替休日をまとめて入力する
• 【代替手段】振替出勤、振替休日を個別で入力する

振替出勤、振替休日をまとめて入力する

1. 【振替出勤をする日】所定休日もしくは法定休日を振替出勤日として登録したい場合は、「詳細項目」欄で「振替出勤」を選択し、登録します。この際に、「振替休日の取得日」も併せて指定します。振替休日の取得日は「勤務・賃金設定」の「振替休日の期間」で設定した範囲で日付が指定できます。設定については「勤務・賃金設定を追加する - 振替休日の期間」のヘルプページをご覧ください。なお、振替休日の取得日は、給与明細の確定後の場合であっても、あとから変更することが可能です。
   
   振替出勤を行った日は休日出勤ではなく通常の出勤日として扱われます。そのため、振替出勤日に行った勤務は法定内労働となり、週40時間を越えた分のみが時間外労働時間に計上されます。
2. 【振替休日を取得する日】振替出勤の登録時に指定した日付が自動的に「振替休日」として登録されます。また、この画面から振替休日の取得日の変更や、欠勤控除の設定ができます。
   「欠勤控除対象時間に算入する」項目にチェックを入れた場合、自動で振替休日取得分が控除されます。チェックを入れない場合は、控除されません。
   
   • 「欠勤控除対象時間に算入する」項目にチェックを入れるケース
     
     • 勤務・賃金設定画面の「日単位では所定労働時間となる時間について、上記賃金とは別に通常の労働時間としての賃金も計上する」項目にチェックを入れていて、かつ、休日出勤した日と異なる週にお休みをする場合（同一週外で週の労働時間が40時間を超える場合）
   • 「欠勤控除対象時間に算入する」項目にチェックを入れないケース
     
     • 休日出勤した日と同一週にお休みをする場合
     • 勤務・賃金設定画面の「日単位では所定労働時間となる時間について、上記賃金とは別に通常の労働時間としての賃金も計上する」項目にチェックを入れていない、かつ、休日出勤した日と異なる週にお休みをする場合（同一週外で週の労働時間が40時間を超える場合）
     • 休日出勤した日と異なる週にお休みをする場合（同一週外で週の労働時間が40時間に満たない場合）
       

※ 管理者が勤怠基本設定で従業員の権限設定［従業員の所定労働日・時間の変更を許可する］のチェックを外している場合、従業員は詳細項目を変更することができません。詳しくは、「従業員が勤怠の詳細項目を変更できないようにする」のヘルプページをご覧ください。

【代替手段】振替出勤、振替休日を個別で入力する

【出勤した日と同じ週にお休みをする場合（同一週内）】

• 出勤日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、労働を行った休日をクリックします。
  2. 「所定休日（あるいは法定休日）」を「所定労働日」へ変更し、勤務時間を入力します。

• 振替休日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、該当日をクリックします。
  2. 「所定労働日」を上記の出勤日に対応する「所定休日」または「法定休日」に変更し、「勤務時間の長さを自動で計算しない」にチェックを入れます。
  3. 合計労働時間を全て「00:00」にします。
  4. 勤怠メモに「◯月△日分振替休日」と入力します。

【出勤した日と異なる週にお休みをする場合（同一週外で週の労働時間が40時間を超える場合）】

• 出勤日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、労働を行った休日をクリックします。
  2. 「所定休日（あるいは法定休日）」を「所定労働日」へ変更し、勤務時間を入力します。
     ※ 週40時間（週44時間）を超過した分は、時間外労働時間として扱います。
     ※ 所定労働時間に満たない時短労働の場合は、遅刻・早退控除にて対応します。

• 振替休日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、該当日をクリックします。
  2. 勤務・賃金設定での設定状況によって、次のいずれかを操作します。
     • 勤務・賃金設定の「時間外労働の割増率」の設定で、「日単位では所定労働時間となる時間について、上記賃金とは別に通常の労働時間としての賃金も計上する」にチェックを入れている場合：
       「欠勤」を選択し、「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」にチェックを入れます。
       

       該当のチェックを入れている場合、時間外労働時間の賃金として125％の支給、さらに100％分の基本給が加算（合計225%の支給）されるため、別週の振替休日で欠勤控除を発生させる必要があります。

     • 勤務・賃金設定の「時間外労働の割増率」の設定で、「日単位では所定労働時間となる時間について、上記賃金とは別に通常の労働時間としての賃金も計上する」にチェックを入れていない場合：
       「欠勤」を選択します。
       （「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」のチェックは不要です）
       

       該当のチェックを入れていない場合、基本給で100％分を支給しているため、週40時間を超える割増賃金は25％のみの支給になります。

       そのため、別週の振替休日による欠勤控除は不要です。

       ※ 「日単位では所定労働時間となる時間について、上記賃金とは別に通常の労働時間としての賃金も計上する」のチェック設定について、詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 日単位では所定労働時間内となる時間の割増賃金について」のヘルプページをご覧ください。

  3. 勤怠メモに「◯月△日分振替休日」と入力します。

【出勤した日と異なる週にお休みをする場合（同一週外で週の労働時間が40時間に満たない場合）】

• 出勤日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、労働を行った休日をクリックします。
  2. 「所定休日」を「所定労働日」へ変更し、勤務時間を入力します。
     ※ 振替出勤日が所定休日かつ、その週が有休や欠勤により法定労働時間が40時間に満たない場合は、時間外労働は発生しません。

• 振替休日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、該当日をクリックします。
  2. 「所定労働日」を「所定休日」に変更し、「勤務時間の長さを自動で計算しない」にチェックを入れます。
  3. 合計労働時間を全て「00:00」にします。
  4. 勤怠メモに「◯月△日分振替休日」と入力します。

※ 上記の場合、振替休日を欠勤で入力してしまうと、控除の必要が無い労働時間が控除されてしまうため、法定労働時間が40時間に満たない場合の振替休日は「所定休日」として入力します。

代休を入力する

管理者が事前に勤務・賃金設定にて代休を付与する設定を有効にした状態で所定休日もしくは法定休日に休日出勤を行うと、代休が付与され勤怠に入力できるようになります（休日出勤を振替出勤として登録した場合は、振替休日にて相殺されるため代休は付与されません）

代休の入力方法には、2通りあります。

• 休日出勤した日をfreee人事労務の勤怠に登録する場合
• 【代替手段】休日出勤した日をfreee人事労務の勤怠に登録していない場合

休日出勤した日をfreee人事労務の勤怠に登録する場合

1. 管理者が勤務・賃金設定より、代休を付与するか・代休の期限・代休の半休の利用などの設定を行います。（この設定はいつでも変更することが可能です）。
   詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 休日」のヘルプページをご覧ください。
2. 【休日出勤する日】代休を付与する設定になっている状態で勤怠に休日出勤（所定休日・法定休日の出勤）を登録すると、当該従業員に代休が自動付与されます。勤怠カレンダー下部から代休の情報を確認できます。
   
3. 【代休を取得する日】代休を使用することを登録する場合は、「勤怠」欄で以下いずれかを選択します。
   ※ 裁量労働制を設定している場合、「代休（半休）」は選択肢に表示されません。
   
   • 代休：1日（1日の所定労働時間）
   • 代休（半休）：0.5日（1日の所定労働時間÷2）
   • 代休（午前休・午後休）：0.5日（指定した時間を午前休または午後休として登録）
4. 選択後、「詳細項目」の「対象の休日出勤日」を選びます。
   

   代休を1日で取得している場合には、休日出勤日は1日出勤している日のみ選択できます。

   また、この画面から欠勤控除の設定ができます。「欠勤控除対象時間に算入する」を選択した場合、自動で代休取得分が控除されます。選択していない場合は、控除されません。
   
   勤怠画面上部に「代休の取得日数」と「代休残日数」が表示されます。
   

※ 代休残日数が0になると、勤怠画面上「代休」の項目は非表示になります。

※ 管理者が勤怠基本設定でその他の設定［勤怠入力画面に代休の残日数を表示する］のチェックを外している場合、勤怠画面上「代休」の項目は非表示となります（非表示でも、実際には代休は付与されています）。

※ 勤怠サマリーのCSVファイルにも「代休」の列が表示されます。勤怠サマリーの出力方法は、「勤怠データをCSVファイルに出力する（エクスポート）」のヘルプページをご覧ください。

【代替手段】休日出勤した日をfreee人事労務の勤怠に登録していない場合

※ この代替手段については「代休（半休）」は、対象外となります。

• 出勤日の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、該当日をクリックします。
  2. 「所定休日」または「法定休日」を選択し、勤務時間を入力します。

• 代休の登録
  1. 勤怠カレンダーにて、該当日をクリックします。
  2. 「欠勤」を選択します。
  3. 勤怠メモに「◯月△日分代休」と入力します。

特別休暇（会社独自の休暇）を入力する

管理者が事前に従業員に特別休暇（会社独自の休暇）を付与していると、特別休暇を勤怠に入力できます（特別休暇管理については、「特別休暇（会社独自の休暇）を管理する」のヘルプページをご覧ください）。

その日に有給を使用したことを登録したい場合は、「勤怠」欄で特別休暇の作成時に指定した「特別休暇名（全休/半休/午前休・午後休/時間休）」を選択して［保存］をクリックします。有給の特別休暇を取得した日は、給与規定で設定した所定労働時間分の給与が自動計算されます。

また、無給の特別休暇を取得し「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」を選択した場合、自動で休暇取得分が控除されます。選択していない場合は、控除されません。
なお、無給の特別休暇の取得数は、勤怠サマリの「欠勤日数」に含まれません。

※ 半休および時間休の取得が可能な特別休暇であっても、実際に取得が可能かどうかは、勤務・賃金設定の「半休の利用」「時間休」の設定によって決まります。
詳しくは、「勤務・賃金設定を追加する - 休日」のヘルプページをご覧ください。
例）特別休暇の最小消化単位が「時間単位」でも、付与する従業員の勤務・賃金設定が「時間休を利用しない」設定になっている場合、当該従業員の勤務時間の選択肢に時間給の特別休暇は表示されません。

※ なお、月間の勤務日数・時間などの勤怠を直接編集している場合、特別休暇は入力できません。

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参考：法定外労働時間の自動計算について

freee人事労務では、週の法定内労働時間が40時間を超えるか、1日の法定内労働時間が8時間を超えると、それ以降の労働時間は自動で「時間外労働」扱いになります。

時間外労働扱いにしたくないという場合は、勤怠入力欄で詳細項目の「勤務時間の長さを自動計算しない」にチェックを入れてから勤務時間を入力することで、その勤務時間を 40時間/週 や 8時間/日 のカウントから除外することができます。詳しくは、本ページの「出退勤時刻ではなく勤務時間の長さで入力する」をご覧ください。

※ 管理者が勤怠基本設定で従業員の権限設定［従業員の所定労働日・時間の変更を許可する］のチェックを外している場合、従業員は詳細項目を変更することができません。詳しくは、「従業員が勤怠の詳細項目を変更できないようにする」のヘルプページをご覧ください。