勤怠を入力・管理する

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[勤怠]メニューでは、従業員の勤怠情報を入力・管理できます。

管理者が従業員招待機能を使って従業員に専用アカウントを発行すれば、従業員に勤怠を入力してもらうこともできます。(従業員招待についてはこちら

また、他のサービスで入力した勤怠を人事労務freeeに取り込むこともできます。詳しくはこちらをご覧ください。

 

目次 

 

勤怠メニューについて

勤怠を入力する前に

勤怠に出勤時刻と退勤時刻を入力すれば、給与規定や従業員情報を元に自動で給与を計算します。

そのため、勤怠は給与規定従業員情報の設定を済ませてから入力します。

 

勤怠の入力画面を開く

[勤怠]タブをクリックして、勤怠を入力したい従業員名をクリックすれば勤怠を入力できます。

 

勤怠の表示方法について

勤怠は、右上のスイッチでカレンダー表示・タイムバー表示に切り替えられます。

カレンダー表示は、その月の勤務日と出勤・退勤時刻を一目で把握できます。

※入力している日の日付の下には、アンダーラインが表示されます。
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タイムバー表示は、勤務時間のうちどこが割増賃金かを視覚的に把握できます。
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勤怠を入力する

勤怠の入力方法

勤怠の入力方法は、どちらの表示方法でも基本的に同じです。ご自身の使いやすい表示方法で入力します。
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  1. 画面上部の日付を、勤怠を入力したい月に切り替えます。
  2. 勤怠を入力したい日をクリックし、種類を「出勤」「欠勤」「有給」「有給(半休)」から選択します。
  3. 出勤を選択した場合は、「勤務時間」欄に出勤時刻と退勤時刻、遅刻・早退がある場合には「遅刻・早退を追加」し「休憩」欄に休憩の開始時刻と終了時刻を入力します。
    ※ 複数回の休憩が入った場合は、[休憩を追加]をクリックし、休憩欄を追加して入力します。
  4. 必要事項を入力したら[登録]ボタンをクリックします。「続けて入力」にチェックを入れたままクリックすれば、すぐに次の勤務日の入力を開始できます。

 

欠勤を入力する

その日を欠勤として登録したい場合は、「勤怠」欄で「欠勤」を選択し以下の画面を表示させて内容を登録します。
給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合は、自動で欠勤分が控除されます。
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また「自動計算させない」にチェックを付けて保存をすると、給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合でも、この日の欠勤分は控除されなくなります。
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遅刻・早退を入力する

給与規定の「休日と勤務時間」欄や、従業員情報の「基本情報」メニューの「基本給と割増賃金」欄で、「遅刻・早退時間を記録する」にチェックを入れておくと、遅刻・早退を記録することができます。

所定出勤時刻より遅い出勤時刻を勤怠に入力した場合は「遅刻」、所定退勤時刻より早い退勤時刻を入力した場合は「早退」として自動で記録されます。

[遅刻・早退を追加]ボタンをクリックして入力欄を追加することもできます。
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右部の詳細項目にて「欠勤・遅刻・早退を控除対象時間に算入する」のチェックを外すと、給与規定または従業員情報で「勤怠控除を自動計算する」としていた場合でも、この日の遅刻・早退分は控除されなくなります。
 

勤務日の種類を変更する

右側の詳細項目で勤務日の種類を「通常勤務日」「所定休日」「法定休日」のいずれかに変更できます。

 

出退勤時刻ではなく勤務時間の長さで入力する

右側の詳細項目にて「勤務時間の長さを自動計算しない」にチェックを入れると、出勤・退勤時刻ではなくその日の労働時間を入力する方式に変わります。

その日の所定内労働・法定内残業・時間外労働の時間を「合計労働時間」の列に、そのうちの夜22時〜朝5時の労働時間を「うち深夜時間」の列にそれぞれ入力します。
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※ 遅刻・早退を記録する設定にしている場合(詳しくはこちら)は、遅刻・早退の入力欄も表示されます。
 

 

1ヶ月分の勤怠をまとめて入力する

以下のいずれかの方法で、月間の勤怠を一括入力できます。
勤怠を1日ずつ入力する必要がなくなりますので、勤怠入力作業を更に効率化できます。

①月間の勤務日数・時間を入力する

また、従業員ごとの勤怠画面を開き、画面上部にある[直接編集]ボタンをクリックすると、月間の勤務日数・時間の合計を入力できます。
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②勤怠データを作成して取り込む

他の勤怠管理ソフト等を利用している場合は、その勤怠データをCSVファイルとして用意することで、全従業員の勤務日数・時間を一括で取り込むことができます。

勤怠をインポートする場合は、勤怠画面の[インポート]ボタンをクリックします。(勤怠のインポートについてはこちら
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有給の使用を入力する

事前に従業員に有給を付与していると、有給を勤怠に入力できます。(有給管理についてはこちら

その日に有給を使用したことを登録したい場合は、「勤怠」欄で「有給・有給(半休)」を選択して[登録]をクリックします。
有給を取得した日は、給与規定で設定した所定労働時間分の給与が自動計算されます。
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有給の使用を入力すると、画面上部に「有給残日数」が表示されます。

また勤怠の入力箇所の左下には有給残日数の詳細として、残日数と有給休暇の消化期限が表示されます。
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勤怠打刻機能を使って従業員が勤怠を登録する

人事労務freeeのビジネスプランでは、従業員が自ら勤怠の打刻をすることができる勤怠打刻機能が備わっています。

人事労務freeeに招待された従業員が自己のアカウントでログインを行うと、ホーム画面に以下のような勤怠の打刻画面が表示されています。
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以下のボタンの説明に従って、出勤から退勤までの勤務状況を記録していきます。

ボタン名称 説明 補足
出勤する 出勤した時に押すボタン  
休憩開始 休憩開始時に押すボタン  
休憩

休憩終了時に押すボタン

 
退勤する 退勤の際に押すボタン  
勤怠メモ その日の勤怠についてメモを残して勤怠の登録をすることができます 遅刻した際などに、ここにメモを残すなどの活用ができます


この勤怠打刻機能を用いる際には、従業員に修正権限を与えるかなどの設定を行うことができます。

「設定」→「勤怠」メニューから、以下の通りの項目を設定することができます。
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各項目の説明は以下の通りです。

名称 説明
従業員のタイムレコーダー機能を有効にする ここをオンにすることで、各従業員が勤怠打刻機能を用いて入力することができるようになります
位置情報機能を有効にする 勤怠の打刻時点でのGPS情報をもとに位置情報を取得するようにできます
従業員による打刻時刻の修正を可能にする 打刻をした従業員自ら修正をすることができるようになります
従業員による勤怠修正を有効にする 「勤怠」メニューにて従業員自らが勤怠時間を修正できるようになります
デフォルトの休憩時間を設定する 勤怠を入力する際にあらかじめ休憩時間を設けておくことできます

 

従業員が勤怠を入力できないようにする

締日が過ぎたら、管理者の方は、従業員の勤怠を確認して給与明細を発行することになります。

その確認作業の間に勤怠が更新されることが無いように、従業員にその月の勤怠入力を禁止することができます。

管理者の方が[勤怠]メニューを開き、勤怠情報一覧の右上にある[この月のセルフ入力をすべて禁止する]ボタンをクリックすると、すべての従業員の入力を禁止できます。
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従業員ごとに禁止する場合は、禁止したい従業員の「セルフ入力」欄にある、[入力可]となっている箇所をクリックします。

 

勤怠入力を禁止した従業員は、一覧の「セルフ入力」欄が「入力禁止」となり、その月の勤怠を入力できなくなります。(管理者の方は引き続き入力できます)

なお、給与明細を確定すると、管理者・従業員ともにその月の勤怠は入力できなくなります。


 


参考:法定外労働時間の自動計算について

人事労務freeeでは、週の法定内労働時間が40時間を超えるか、1日の法定内労働時間が8時間を超えると、それ以降の労働時間は自動で「時間外労働」扱いになります。

時間外労働扱いにしたくないという場合は、勤怠入力欄で[詳細項目を使用する]ボタンをクリックし、「勤務時間の長さを自動計算しない」にチェックを入れてから勤務時間を入力することで、その勤務時間を 40時間/週 や 8時間/日 のカウントから除外することができます。