ファイル自動記帳βでファイルボックスから取引を自動記帳する

事前準備（権限設定）

本機能を利用するには、操作するアドバイザーのアカウントに以下の権限が付与されている必要があります。いずれかの権限が不足している場合は利用ができません。

※ 権限に関する詳細は、「メンバーが利用できる機能を編集する(カスタム権限) - 権限管理で設定できる項目」のヘルプをご確認ください。

グループ権限設定において、全ての口座に対する権限が必要です。特定の口座のみの権限では動作しない場合があります。

※ グループ権限設定に関する詳細は、「メンバーが利用できる口座・部門を指定する(グループ管理) - グループ管理の影響範囲」のヘルプをご確認ください。

自動記帳する

ファイル自動記帳の実行方法は、「選択したファイルのみ自動記帳する方法」と「未登録ファイル全てを自動記帳する方法」の2通りがあります。

選択したファイルのみ自動記帳する場合

特定の証憑を選んで処理したい場合にご利用ください。

1. ［取引］メニュー →［ファイルボックス］を開きます。
2. 「未登録」タブを選択し、自動記帳したいファイルにチェックを入れます。
   ※一度に選択できる上限（画面表示上限）は50件までです。
3. ［ファイル自動記帳β］→［選択中の〇件に実行］ボタンをクリックします。
   

4. 「ファイル自動記帳βを実行してもよろしいですか？」の画面が表示されます。
   

   項目	種類	詳細
   一致する明細がない場合の決済口座	権限のある口座	発生日・金額が一致する明細がない場合に、登録する決済口座を選びます。 ※「決済口座のデフォルト」として設定された口座が初期の選択肢として表示されています。詳しい設定方法は「決済口座のデフォルト(初期値)を変更するには？」をご確認ください。 ※ 処理完了時の明細紐付け処理によって、ここで選択した口座とは異なる明細側の口座で取引が上書きされる場合があります。
   ファイル推測情報を備考に自動入力	入力する 入力しない	独自AIが読み取ったファイル情報（商品名など）を、備考欄に入力して登録するかを選びます。

   上記を必要に応じて設定の上、［実行する］ボタンをクリックします。

5. 処理が開始されます。「ファイル自動記帳を実行中です。しばらくお待ちください。画面を閉じても処理は継続されます。」と表示されます。
   未登録ファイル処理の完了後、続いて明細の自動紐付け処理が開始され、「ファイル自動記帳で、残った未処理明細を取引に紐付けています。しばらくお待ちください。」と表示されます。
   ※ 処理を途中で止めたい場合は、メッセージ内の［中断］ボタンをクリックしてください。ただし、すでに処理が完了したファイルを取り消す（実行前に戻す）ことはできません。
   
6. 自動記帳が完了すると、「ファイル一覧」にその旨が表示されます。
   

未登録ファイルをまとめて自動記帳する場合

溜まっている証憑を一括で処理したい場合に便利です。その時絞り込んでいるすべての「未登録」のファイルに対して、自動記帳処理が実行されます。

1. ［取引］メニュー→［ファイルボックス］を開きます。
2. 必要に応じて、まとめて実行したい未登録ファイルのみに絞り込みます。
   
3. ［ファイル自動記帳β］→［絞り込み条件内のすべてに実行］ボタンをクリックします。
   
4. その後の流れは、「選択したファイルのみ自動記帳する」場合と同様です。

自動記帳後の確認

結果の表示方法

freee会計上から確認する

1. 操作完了メッセージの［ファイル起点の操作履歴］をクリックします。
   ※ メッセージを閉じていた場合も、［ファイル設定］からアクセスできます。
   

2. 過去に行ったファイル自動記帳の履歴が、新しい順に表示されます。詳細を確認したい履歴の行をクリックすると、履歴詳細画面へ遷移します。
   

   処理中の履歴は詳細を表示できません。完了までお待ちください。

3. 実行した処理ごとの結果が表示されます。
   

メール通知から確認する

1. 「freeeアカウント管理」から、［ユーザー管理］メニュー →［メール配信設定］を選択します。
2. 「帳票作成完了通知」項目の「受け取る」にチェックを入れ、［保存］ボタンをクリックします。
   この操作を行うことで、処理完了時にメールが届くようになります。
   
3. 届いたメールの［結果を確認］ボタンをクリックすると、「ファイル起点の操作履歴」画面に遷移します。
   
4. その後の流れは「freee会計上から確認する」の手順②以降と同様です。

エラーの修正・成功した結果の確認

エラー（処理対象外）のファイルについて

例えば、以下のような場合は自動記帳が行われません。

• OCRで、日付もしくは金額のいずれかが読み取れなかった場合
• 日付が推測されているが、過去の会計年度の日付だった場合

各ファイルについて、登録できなかった理由は「エラーの内容」として履歴詳細画面に表示されます。自動記帳が行われなかったファイルは、未登録ファイルとしてファイルボックスに残っています。

1. 画面上部の［ファイルリスト］をクリックします。
   
2. エラーになったファイルが実行した処理ごとにまとめて表示されます。手動で取引登録してください。ファイルリストでの操作方法については、「リストでファイルから取引を登録する」のヘルプをご確認ください。
   
   ※基本的には「ファイル自動記帳β」を再実行しても、登録できません。

成功した（取引登録済みの）ファイルについて

取引登録内容の推測に成功し、決済済み取引として登録されます。また、条件に合致する既存の取引（証憑未添付のもの）が存在した場合は、新しい取引を作成せず、その既存取引に証憑を添付します。
ファイル自動記帳の一連の処理の最後に、未処理明細と取引を自動で紐付ける処理が行われます。金額と日付が完全一致する明細が存在した場合、自動的に取引へ明細が紐付けられます。

登録された内容は、「仕訳の一覧・登録（仕訳帳形式）」画面や「取引一覧」画面から確認・修正が可能です。

「仕訳の一覧・登録（仕訳帳形式）」で確認する手順は以下の通りです。

1. 画面上部の［仕訳の一覧・登録（仕訳帳形式）］をクリックします。
   
2. 実行した処理ごとの取引を確認できます。
   詳しい取引の確認・修正方法について「複式簿記の形式で記帳、確認作業を行う（仕訳の一覧・登録） - 登録済みの仕訳を更新・削除する」のヘルプページをご確認ください。
   
3. どのように登録されたのか確認したい場合は、画面右端の［▼（行の操作）］→［詳細］をクリックします。
   
4. ［ファイル自動記帳による取引の根拠］をクリックします。
   
5. AIの判断プロセスや適用されたルールを確認できます。

※「取引一覧」画面での確認・修正方法については、「登録した取引を修正・削除する - 取引を一つずつ修正・削除する」のヘルプをご確認ください。また、「ファイル自動記帳による取引の根拠」は「取引一覧」画面では確認できません。

具体的な処理のしくみ

以下のステップで処理を行います。

1. ファイルから内容を推測する

   2つの異なる種類の独自AIが、以下の項目を推測します。

   項目	説明
   日付	取引の「発生日」として登録されます。
   金額	取引の「金額」として登録されます。
   税率	取引の「税区分」として登録されます。 複数税率の読み取りにも対応しています。 ※ファイルの登録ルールによって上書きが可能です。
   業種	業種仕訳ルールの適用に利用されます。

2. 既存の取引と突合する

   推測された内容（日付、金額、収支）と一致する既存取引があるかを検索します。この時、対象となる取引は以下の以下の条件をすべて満たすものです。

   • 日付：推測された発生日の ±1日以内
   • 金額：推測された金額と一致
   • 収支：推測された内容と一致
   • 決済ステータス：「決済済み」である
   • 証憑が添付されていない

   既存の取引が存在した場合、既存の取引にファイルを添付し、処理は終了します。新しい取引は作成されません。

3. ファイルの登録ルールの条件と突合する

   ファイルの登録ルールの条件と一致するか確認します。

   • ファイルの登録ルールの条件と一致した場合
     • ファイルの登録ルールに沿って取引を登録する：
       実行するアクションが「取引を推測する」のルールの場合、推測された内容を元に取引の登録を行います。
       そのため、例えば決済ステータスが「未決済」のルールの場合、未決済取引が作成されます。
     • 推測された日付・金額と、明細の日付・金額を突合する（決済済み取引を作成した場合）：
       登録した取引の口座の明細の中に、推測された日付・金額と完全一致、あるいは日付が1日異なる明細が存在するかをシステム内で検索します。銀行口座は対象外です。
       合致する明細が見つかった場合、作成した取引を明細に紐付けます。この時、明細は「未処理」から「処理済み」にステータスが変わります。
   • ファイルの登録ルールの条件と一致しなかった場合
     • 推測された日付・金額と、明細の日付・金額を突合する：
       推測された日付・金額と完全一致、あるいは日付が1日異なる明細が存在するかをシステム内で検索します。
       この時、対象となる明細の種類は、クレジットカード、その他連携先、現金・資産・負債です。銀行口座は対象外です。

     • 業種仕訳ルールを参照し、決済済み取引を作成する：
       これまでの処理の結果に基づき、下表の通り取引の作成またはファイルの添付を行います。

       明細	対応
       存在する	明細の口座で、決済済み取引を作成します。 この時、明細は「未処理」から「処理済み」にステータスが変わります。
       存在しない	実行時に選択した口座にて、決済済み取引を作成します。

       「取引を登録する」のルールに合致した場合、ルールを優先してファイル自動記帳をスキップします。二重登録を防ぐためです。

4. 登録された決済済み取引には、以下のタグ類が付与されます。

   メモタグ

   • メモタグ名：「発生日・金額の確認待ち」
     • 2つの独自AIが読み取った日付・金額が異なる場合に付与されます。

   備考（業種仕訳ルールを参照して登録した場合のみ）

   • 以下の情報が記載されます。
     • 独自AIが推測した業種
     • 独自AIが推測した税率
     • 独自AIが読み取ったファイルの内容（商品名など）

   ファイルの登録ルールでは、発行元やメモを条件に設定できる他、各種タグの付与が可能です。
   ファイルの登録ルールを設定しておくことで、より複雑な取引内容の自動記帳が可能です。

5. 未処理明細と既存取引を紐付ける
   

   上記までの未登録ファイル処理がすべて完了した後に、当会計年度内の未処理明細と、これまでにファイル自動記帳で作成された決済済み取引の自動マッチングを行います。
   未処理明細の金額と日付が完全に一致する取引が存在する場合、自動的に明細が該当の取引へ紐付けられます。紐付けの際、明細の口座と既存取引の決済口座が異なる場合は、取引の決済口座が自動的に上書きされます。　

   ※ 以下の場合には、明細の自動紐付け処理はされません。

   • 仕訳承認設定がONになっている事業所の場合
   • 未処理明細の金額と日付が完全に一致する取引が、複数存在する場合

業種仕訳ルールの編集

本機能では証憑に記載された内容から推測した取引先の業種を元に勘定科目を推測しており、この仕訳ルールは事業所ごとに編集することが可能です。
業種仕訳ルールの管理画面は「ファイル自動記帳β」の実行画面から遷移することができます。

業種仕訳ルールの管理画面では、下記の項目について確認・編集が可能です。

• 業種（確認のみ）
• 条件（確認のみ）※金額や税率などの条件が設定されている場合のみ
• 勘定科目
• 税区分（確認のみ）
• 品目タグ

よくある質問

Q. わたしの画面には実行ボタンがありません。

A. 本機能を利用するには、操作するアドバイザーのアカウントに特定の権限が付与されている必要があります。詳細は本ヘルプの「事前準備（権限設定）」をご確認ください。

Q. ファイルの登録ルールや自動登録ルールの設定は必要ですか？

A. いいえ、本機能はルールの設定をしていなくても、デフォルトで設定されている業種仕訳ルールに基づいて推測・記帳を行います。

Q. ファイルの登録ルールの条件に合致したが取引が作成されない場合はどうすればよいですか?

A. ルールに合致した場合でも、取引作成時にエラーが発生すると未登録となります。ルールの設定内容を確認し、情報の不足や不備がないかチェックしてください。

Q. 業種仕訳ルールの税区分を変更したいです。

A. 業種仕訳ルールでは、「勘定科目の設定・追加を行う」のヘルプページを参照して税区分を自動入力しています。税区分を変更したい場合は勘定科目の設定を変更してください。

Q. スマートフォンアプリから利用できますか？

A. 本機能（自動記帳の実行操作）はWeb版（PCブラウザ）でのみ提供しており、iOS/Androidアプリからは実行できません。アプリでアップロードしたファイルに対して、PCから実行することは可能です。

Q. 処理できる件数に上限はありますか？

A. ファイル一覧から選択して実行する場合は、1ページに表示される最大50件まで選択可能です。［ファイル設定］メニューから一括実行する場合は、未登録ファイル全てが対象となります。

Q. 画面を閉じていいですか？

A. 画面を閉じても、処理は継続されます。処理中に別画面や別アプリでの作業をしても問題ありません。

Q. 履歴上の件数と「ファイルリスト」、「仕訳の一覧・登録（仕訳帳形式）」や「取引一覧」の画面での表示件数が異なります。勝手に消えてしまったのでしょうか？

A. ファイル自動記帳で作成された取引が操作なく消えることはありません。しかし、以下の場合に表示件数が異なることがありますのでご注意ください。

• エラーの修正が完了し、ファイルが未登録では無くなった
• 登録に成功して取引が作られたが、取引を削除した
• 「取引を登録する」のファイルの登録ルールが優先され、ファイル自動記帳がスキップされた
  • ※ 履歴上では「エラー」として表示しています。ただし、未登録ファイルを表示しているファイルリストでは、「取引を登録する」のファイルの登録ルールで登録されたファイルは表示されません