freee会計における「優良な電子帳簿」の要件対応について

1. 電子帳簿保存法における前提事項・基本要件

【前提事項】全取引データの保存について

帳簿（補助簿等を含めて）には全ての取引データの保存が必要です。freee会計を利用して帳簿を作成・保存する際は、一部の取引を省略することなく、すべての取引を入力・保存してください。

【前提事項】一貫した電子計算機処理について

最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して帳簿を作成している必要があります。手書きの帳簿から途中段階でデータ移行する等の運用ではなく、取引の発生段階からfreee会計、または連携するシステムを用いて一貫してデータ作成を行ってください。

仕訳明細単位での入力・保存について

freee会計における帳簿入力は、仕訳明細（取引明細）単位で行え、仕訳明細単位で保存が可能です。

特記事項： 帳簿がその他の帳簿（補助簿）の場合、明細単位での入力が必須となります。

データの形式について

freee会計の帳簿入力項目は、税法記載必須項目についてテキストデータで入力され、テキストデータで保存されます（手書き運用の部分はありません）。また、これらのデータは画像等のイメージファイルではなく、すべてシステムデータ（テキストデータ）として保存されます。

【推奨事項】データのバックアップについて

freee会計はクラウドサービスとして、プラットフォーム側で自動的にデータのバックアップを行っております。ユーザー側での個別のバックアップ操作は不要ですが、必要に応じて帳簿データを随時CSVやPDF形式でダウンロードし、ローカル環境にバックアップとして保存することも可能です。

freee会計の優良帳簿機能の期間について

freee会計において、この優良電子帳簿機能を使用することにより、仕訳帳・総勘定元帳・補助簿・補助元帳・固定資産台帳の履歴が記録され、仕訳に帳簿間の相互関連性を示す仕訳番号が付与されます。
優良電子帳簿は、会計期間（課税期間）を通じて取引を記録する必要があるため、期初に設定を行ってください。（使用を開始するよりも以前に遡って履歴を取得することはできません。）

詳しい設定方法は、「優良電子帳簿について」 のヘルプページを参照してください。

2. 帳簿・補助簿の入力項目

仕訳帳・総勘定元帳の入力項目

freee会計において、仕訳帳、総勘定元帳の記載事項は専用の入力項目として設定されています。

• 仕訳帳： 取引年月日（発生日）、内容（備考等）、勘定科目、金額が専用の入力項目として設定されています。
• 総勘定元帳： 記載年月日（発生日）、相手方勘定科目、金額が専用の入力項目として設定されています。
• 詳しい入力方法は、「仕訳帳を確認する」または 「総勘定元帳を確認する」 のヘルプページを参照してください。

その他の帳簿（補助簿）に関する入力項目とマニュアル記載

freee会計では、主要簿（仕訳帳・総勘定元帳）に加えて、以下の各種補助簿に係る項目を「取引」画面の専用項目（取引先、品目、金額など）を用いて入力・管理できます。

• 特記事項： freee会計内に各補助簿専用の独立した入力項目が無い項目（有価証券の銘柄や、繰延資産の事由など）については、仕訳帳・総勘定元帳の「備考」欄（摘要欄）や「メモタグ」欄に各専用項目を入力して運用してください。

各補助簿の対応関係は以下の通りです。

相手方勘定科目の確認

freee会計では、作成された各種帳簿において相手方勘定科目が確認できます。総勘定元帳や仕訳帳の画面から対象の明細をドリルダウン（クリック）することで、いつでも元の会計仕訳明細および相手方勘定科目（諸口勘定の場合も、その内訳明細）を明確に確認することが可能です。

3. 税制（インボイス制度等）への対応

消費税・課税仕入れ等に関する入力項目

freee会計は、消費税法およびインボイス制度に基づく以下の入力・区分記載に対応しています。

• 課税仕入れの要件：
  課税仕入れの相手方の氏名又は名称（取引先）、行った年月日（発生日）、資産又は役務の内容（品目・備考、軽減税率対象である旨）、支払対価の額のすべてに入力項目を有しています。※特定課税仕入れに係るものである旨は、税区分（「特定課税仕入れ」等）の選択または備考欄への記載により管理できます。
• 税区分記載：
  課税仕入れについて、仕訳情報が「課税・非課税・免税・対象外」等の税区分に明確に区分された記載が可能です。
• 帳簿のみの保存での仕入税額控除：
  通常の入力項目に加え、帳簿のみの保存で控除が認められる特定の仕入れに該当する旨（例：3万円未満の鉄道料金等）および仕入れの相手方の住所又は所在地（一定の者を除く）について、取引の「備考」欄や「メモタグ」欄に記載することが可能です。
• 経過措置の適用：
  免税事業者等からの仕入れに対する「免税経過措置（80%控除・50%控除）」の適用を受ける課税仕入れである旨を、専用の税区分（例：控除80%）を選択することで記載・保存可能です。
• 詳細は「税区分の種類と選び方について」または「消費税の仕入税額控除の経過措置について」を参照してください。

4. 訂正・削除履歴の担保、およびデータの保存

訂正削除履歴の自動保存機能

freee会計では、「優良な電子帳簿」の要件に基づき、データの訂正・削除履歴を課税期間中一貫して自動的に保存します。優良電子帳簿機能をONにすることにより、仕訳帳・総勘定元帳・補助簿・補助元帳・固定資産台帳の履歴が記録され、仕訳に帳簿間の相互関連性を示す仕訳番号が付与されます。

• 履歴の自動付加：
  帳簿に係るデータを訂正または削除した場合、その事実、および変更前・変更後の内容、入力年月日、操作を行った担当者（ログインアカウントID）の情報がシステムに自動的に記録され、ユーザーがこれを変更・削除することはできません。
• 処理について：
  freee会計では常に訂正削除履歴が保存される仕様となっており、優良な電子帳簿に係る電磁的記録の訂正削除の履歴は、その全てについて残されるより厳格な仕様として要件を満たしています。
• 通常の業務処理期間経過後の入力：
  通常の業務処理期間を経過した後の追加入力（過去月への仕訳追加など）についても、入力年月日および一連番号等が自動的に付与され、年度締めを行った後にはこれらの割当情報を後から訂正削除することはできません。
• 詳細は「優良電子帳簿について」のヘルプページを参照してください。

データの同一性と長期保存

• 速やかな出力：
  保存された各種帳簿データは、画面上での閲覧（データ閲覧機能）およびPDF/CSV形式による出力が速やかに可能です。
• 【推奨事項】改変不可の措置：
  保存期間中、保存データはシステムのセキュリティおよび権限管理、仕訳履歴の自動保持により、意図しない改変（証跡を残さない改ざん）ができない措置が講じられています。
• 10年間保存と同一性：
  法定保存期間（10年間）を通じてデータを安全に保存することができます。また、保存するシステムのデータは、作成する（入力した）システムのデータと完全に同一であることが保証されています。

5. 帳簿の出力・閲覧・相互関連性

関連する帳簿間の相互関連性の検証

freee会計内において、優良電子帳簿機能を使用することにより、仕訳帳・総勘定元帳・補助簿・補助元帳・固定資産台帳の履歴が記録され、仕訳に帳簿間の相互関連性を示す仕訳番号が付与されます。また、試算表 ↔ 総勘定元帳 ↔ 仕訳帳 ↔ 元の取引明細データはすべてシステム内でリンク（ドリルダウン形式）されており、表示される各種数値データの相互関連性をシステム内で容易に検証できます。

【前提事項】操作説明書の提供と事務手続き書類の整備

• 操作説明書：
  freee会計の操作マニュアルは、本オンラインヘルプセンター、および製品内ヘルプ機能を通じて常に最新の状態でデータ提供されています。
• 事務手続き書類の整備：
  電子帳簿保存法の帳簿のデータ保存の適用に当たっては、システムの運用に際し、電子計算機処理に係る事務手続きを明らかにした書類及び電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続きを明らかにした書類を、ユーザーご自身で整備・保存する必要があります。

出力閲覧環境およびマスタの履歴管理

• 【前提事項】閲覧環境の整備：
  帳簿のデータをディスプレイの画面及び書面に、速やかに出力することができるよう、ハードウェアやデータ量を考慮した適切な閲覧環境（推奨されるPC、ブラウザ、インターネット通信環境等）をユーザー側で整備してください。
• 画面・書面出力：
  整然とした形式及び明瞭な状態で帳簿データをディスプレイの画面（システム内で閲覧）およびプリンターに出力（PDF化して印刷）することが可能です。記録事項が複数枚に分割して視認できなくなるような形式ではなく、整然とした帳簿形式で出力されます。
• マスターデータの履歴管理：
  取引先や品目、勘定科目などのマスターデータは、名称等が変更されても履歴を保持します。課税期間に対応した各年次のデータと関連付けて管理することができます。

6. 高度な検索機能

検索条件の設定とデータダウンロード

freee会計の「総勘定元帳」および「仕訳帳」等に備えられている詳細検索機能は、以下の要件を満たしています。

• 抽出結果表示：
  検索で抽出された結果の明細のみを画面に表示することができます。
• 値が入っていないことの検索：
  検索項目について、値が入っていない状態（例：取引先が「指定なし」のもの）を明示的に指定して検索することが可能です。
• 【前提事項】検索データの同一性：
  帳簿のデータを作成するシステムと検索するシステムは異なっても良いとされていますが（freee会計からエクスポートして他システムで検索する場合など）、その場合、検索に使用する帳簿のデータが、電子帳簿保存法の適用を受けて保存している帳簿のデータと同一のものであることを確認できるような措置を講ずる必要があります。
• 期間指定：
  一課税期間を通じて、または任意の「◯年◯月◯日〜◯年◯月◯日」といった期間を指定して検索設定が可能です。
• 【前提事項】検索時の閲覧環境：
  検索した結果が速やかにディスプレイやプリンタに出力することができるだけでなく、検索時間についても速やかにできることが必要となるため、ハードウェアやデータ量を考慮した適切な閲覧環境を整備してください。
• 3条件・範囲・組み合わせ検索：
  「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定できます。また、日付や金額については「◯円以上◯円以下」といった範囲を指定して検索でき、さらにこれら2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた（AND）検索が可能です。
• 【推奨事項】CSVダウンロード：
  帳簿データは、表計算ソフト等で読み込める形式（CSV形式）でいつでもダウンロードが可能です。

具体的な検索操作の手順は、「仕訳帳を確認する」または「総勘定元帳を確認する」を参照してください。

7. 免責事項および過少申告加算税の軽減措置について

【前提事項】過少申告加算税の軽減措置の適用に関する特記事項

電子帳簿保存法第８条第４項の過少申告加算税の軽減措置の適用を受けるためには、適用を受けようとする税目に係る全ての特例国税関係帳簿について当該「優良な電子帳簿」の法令要件を満たして電磁的記録で保存し、かつ同法施行規則第５条第１項の適用を受ける旨の届出書をあらかじめ所轄税務署長等へ提出する必要があります。

詳細は 「優良電子帳簿について」 のヘルプページを参照してください。