このページでは、freeeサイン for Salesforceで作成したFS契約レコードと、そのFS契約の作成元となったオブジェクトレコード間で情報を相互参照できるよう設定する方法について説明します。
この作業を行うSalesforceユーザーは、下記の条件をすべて満たす必要があります。
- 以下が割り当てられていること
- システム管理者プロファイル
目次
FS契約と作成元レコードの相互参照について
freeeサイン for Salesforceでは、商談・取引先・取引先責任者などの標準オブジェクトのほか、カスタムオブジェクトからもFS契約を作成できます。作成されたFS契約レコードと、そのFS契約の作成元となったオブジェクトレコード間で情報を双方向で参照できるよう設定することで、業務効率が向上します。
本設定を行うことで、FS契約作成時に作成元レコードが自動で参照項目に登録されるため、作業効率の向上と入力ミスの防止が実現できます。
本ページの設定を行うことで可能になること
freeeサイン設定オブジェクトに作成元オブジェクトを登録することで、以下が実現します。
FS契約レコード側
FS契約レコードの「文書作成元」セクションに、関連付けたオブジェクトのレコードが参照項目として表示されます。この参照項目をクリックすると、FS契約の作成元レコード（取引先など）へ直接移動できます。
FS契約の作成元オブジェクト側
ページレイアウトを設定することで、オブジェクトレコード上に、そのレコードから作成したFS契約の関連情報を表示できます。これにより、FS契約レコードへ移動することなく、レコード上でステータスや文書などの情報を確認できます。
設定後の操作イメージ
FS契約レコードから作成元オブジェクトレコードを参照する
FS契約レコードの「文書レコード作成元」セクションに、関連付けたオブジェクトのレコードが参照項目として表示されます。
【取引先オブジェクトから作成した場合の画面例】
参照項目のリンクをクリックすると、FS契約の作成元オブジェクトレコードに遷移します。
作成元オブジェクトから作成したFS契約の情報を表示する
本ページ「②作成元オブジェクトにFS契約の関連情報を表示する」の設定を行うことで、関連リストにFS契約レコードの情報が表示されます。
※関連リストの表示位置はお客様の設定により異なります。
FS契約のレコード番号をクリックすると、FS契約レコード詳細画面に遷移します。
FS契約作成元のオブジェクトの関連リストに、「FS契約」が表示されるユーザーは、以下の条件をすべて満たしている必要があります。
| Salesforceの環境 | 必要な条件 |
|---|---|
| 本番組織 | freeeSignパッケージのライセンスを付与されていること |
|
本番組織 SANDBOX組織共通 |
freeeサインの権限セットが割り当てられていること |
ライセンスと権限セットの詳細は「freeeサイン for Salesforce 初期設定-3.権限設定を行う」のヘルプページをご覧ください。
つづいて、本ページの設定を行うには、FS契約の作成元オブジェクトに応じて、以下の手順に進みます。
| FS契約の作成元オブジェクト | 設定手順 |
|---|---|
|
取引先 取引先責任者 商談 |
①FS契約と作成元オブジェクトを関連付ける（freeeサイン設定） |
| 上記以外 | freeeサイン for Salesforce 初期設定-7-2. カスタムオブジェクトをFS契約と関連付ける |
①FS契約と作成元オブジェクトを関連付ける（freeeサイン設定）
- freeeサインアプリのナビゲーションバーから［freeeサイン設定］オブジェクトを開きます。
-
「freeeサイン設定」画面へ遷移したら、必要事項を選択します。詳細は以下の表の通りです。
番号 項目 入力内容 ① Salesforce対象オブジェクト 「FS契約」レコードと紐づけるSalesforce標準オブジェクトを選択します。
（取引先・取引先責任者・商談）② FS契約の参照項目 ①で選択したオブジェクトを選択します。 ③ メール項目 設定不要 ④ ファイル選択方法 設定不要 - 必要事項を設定したら、［設定］をクリックします。
- オブジェクトからFS契約を作成し、「FS契約」レコードの詳細画面で「文書レコード作成元」セクションを確認します。本手順③で関連付けたオブジェクトの参照項目にリンクが表示されていたら、設定は完了です。
つづいて、後述「②作成元オブジェクトにFS契約の関連情報を表示する」へ進みます。
②作成元オブジェクトにFS契約の関連情報を表示する
- Salesforceの「設定」画面で、画面左部の［クイック検索］欄に「オブジェクトマネージャー」と入力し、検索します。
検索結果から［オブジェクトマネージャー］を選択し、「FS契約」レコードを表示したいオブジェクトを選択します。
※対象オブジェクトは［クイック検索］で検索可能です。 - 対象のオブジェクトの［表示ラベル］をクリックします。
※画像の場合は「取引先」オブジェクトをクリックします。 - 対象オブジェクトページの左部メニューより［ページレイアウト］をクリックします。「ページレイアウト」画面へ遷移したら、現在使用しているレイアウト設定の［ページレイアウト名］をクリックします。
※画像の例では 画像の場合は［取引先レイアウト］をクリックします。 - ページレイアウト画面へ遷移したら、ページ上部の左枠から［関連リスト］を選択します。次に、右枠の候補から［FS契約］を選択し、ページ下部の「関連リスト」欄の先頭へドラッグアンドドロップで移動させます。
- 関連リストに追加された「FS契約」の右側にある［スパナマーク］をクリックします。
-
「関連リストのプロパティーFS契約」画面へ遷移したら、「選択可能な項目」一覧から任意の項目を選択し、「追加」下の［▶］をクリックします。
【項目の選択例】項目名 内容 FS契約 FS契約レコードへの参照項目（クリックするとFS契約レコードに遷移） 文書タイトル FS契約レコードに設定した文書タイトル（受領者に届く文書のファイル名） ステータス FS契約（文書）の進捗状況 送信日時 FS契約を送信した日時 署名期限 受領者が署名・合意可能な期限 署名日時 受領者が署名・合意した日時 締結完了日時 送信元で締結を実行した日時 - 「選択済みの項目」欄に移動したことを確認し、必要に応じて項目の順序を調整したら［OK］をクリックします。
- 関連リストの「FS契約」に追加した項目が表示されていることを確認し、［適用］をクリックした後、［保存］をクリックします。
- FS契約を作成するオブジェクトから任意のレコードを開きます。関連リストに「FS契約」が表示されていることを確認し、設定は完了です。
以降、FS契約を作成すると作成したFS契約の情報が追加されます。
つづいて、取引先・取引先責任者・商談以外のオブジェクトからFS契約を作成する場合は、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-7-2. カスタムオブジェクトをFS契約と関連付ける」へ進みます。 不要の場合は、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8.FS契約フローパッケージのインストール方法」へ進みます。
よくある質問
Q1. カスタムオブジェクトからFS契約を作成する場合には、相互参照の設定はできますか？
A1. 追加の設定を行うことで可能になります。商談・取引先・取引先責任者以外からFS契約を作成する場合の総合参照を設定する方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-7-2. カスタムオブジェクトをFS契約と関連付ける」のヘルプページをご覧ください。
Q2. 本番組織で利用します。freeeSignパッケージのライセンスを付与しなくても、freeeサインの権限セットのみを割り当てれば、文書作成元のオブジェクトからFS契約レコードを参照できますか？
A2. 参照できません。freeeSignパッケージのライセンスとfreeeサインの権限セットの両方の割り当てが必要です。
※どちらも割り当てられていない場合は、関連リストに表示されません。
Q3. freeeSignパッケージのライセンス、freeeサインの権限セットを割り当てない担当者が文書ファイル（PDF）だけを閲覧できるように設定できますか。
A3. freeeSignパッケージのバージョンv3.88以上から設定できます。設定方法などの詳細については、「freeeサイン for Salesforce 設定変更-FS契約を作成した親レコードから文書ファイルを確認できるようにする」のヘルプページをご覧ください。
※パッケージバージョンの確認方法とアップグレード方法については、「freeeサイン for Salesforce のバージョン確認とアップグレード」をご覧ください。
Q4. freeeサイン設定で関連付けると、設定前に作成したFS契約レコードも関連付けされますか？
A4. いいえ。自動で関連付けされるのは、設定後に作成したFS契約レコードのみです。設定前に作成したFS契約レコードは、手動で参照先の文書作成元のレコードを登録する必要があります。
Q5. 本ページの設定をしなくても、FS契約の作成や動作に支障はありませんか？
A5. はい。本設定を行わなくても動作上に影響はありません。