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freee福利厚生に従業員を登録する場合は、従業員情報のCSVファイルを用意し、インポートする操作が必要になります。
ここでは、管理者が従業員を登録・編集する操作手順を説明します。
目次
従業員情報のCSVファイルを用意する
freee福利厚生に従業員を登録する場合は、従業員情報のCSVファイルを用意し、インポートする操作が必要になります。
従業員情報のCSVファイルを作成する際は、本ページの「取込用sampleシート」からいずれかをダウンロードしお使いください。
従業員情報のCSVファイルに入力する内容
CSVファイルに入力する内容の詳細については、以下のとおりです。
- 従業員情報のCSVファイル内にある「拠点名」の値は、freee福利厚生に拠点を登録されていない場合、取り込むことができません。事前に管理者権限ユーザーにて拠点の登録を行ってください。
詳しくは「 【管理者向け】企業情報の初期設定を行う - 事業所情報 」のヘルプページをご覧ください。 - 「誕生日」や「退職日」の 区切り文字は、半角ハイフン「-」を入力してください。月と日が1桁の場合は、2桁になるように0埋めしてください。
（例）1970年1月1日の場合：1970-01-01 - 「電話番号（会社）」や「電話番号（プライベート）」の区切り文字は、半角ハイフン「-」を入力してください。半角カッコ「()」を入れるとエラーとなります。
- 電話番号など頭に「0」がつく場合は、CSV化した際に先頭の0が消えてしまうこと（0落ち）がないように、入力時は文字列で「0」を確実に入力する点をご留意ください。
- freee会計やfreee人事労務などをご利用中で、既にfreeeへの登録がある場合は、その登録されたメールアドレスをCSVファイルにご記載ください。
- 新たに従業員を追加する場合は、追加の対象となる従業員のみの内容で、再度CSVファイルを作成しアップロードを行ってください。
|
項目名 |
必須 |
入力ルール |
変更可能な項目 |
|---|---|---|---|
|
氏名（姓） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
氏名（姓）カナ |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
氏名（名） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
氏名（名）カナ |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
雇用形態 |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
拠点名 |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
部署 |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
役職 |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
電話番号（会社） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
メールアドレス（会社） |
◯ |
文字列 |
不可 |
|
従業員番号 |
◯ |
文字列 |
不可 |
|
性別（男性｜女性） |
◯ |
文字列（選択） |
可能 |
|
誕生日（yyyy-mm-dd） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
配偶者の有無（有｜無） |
◯ |
文字列（選択） |
可能 |
|
退職日（yyyy-mm-dd） |
- |
文字列 |
可能 |
|
電話番号（プライベート） |
- |
文字列 |
可能 |
|
現在の住所（郵便番号） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
現在の住所（都道府県） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
現在の住所（市区町村・番地） |
◯ |
文字列 |
可能 |
|
現在の住所（ビル・建物名） |
- |
文字列 |
可能 |
従業員を登録する（CSVファイルをアップロードする）
- ［従業員］メニューから、「従業員一覧」画面を開きます。
- ［従業員を一括登録］ボタンをクリックします。
- 「従業員一括登録」画面が表示されます。［ファイルを選択］ボタンから取り込みたいCSVファイルを選択すると、 「選択されたファイル」欄にファイル名が表示されます。
- ［登録］ボタンをクリックします。
取り込みが完了すると「従業員一覧」画面に、従業員氏名や拠点など情報が表示されます。
freee福利厚生に従業員を招待する操作方法については、「 【管理者向け】従業員を招待する 」のヘルプページをご覧ください。
従業員情報を編集する
従業員情報は、メールアドレスと従業員番号以外の情報であれば、CSVファイルを再インポートし、編集することができます。
一度インポートが完了したメールドレスと従業員番号は、あとから編集することができません。
詳しい操作方法は、次のとおりです。
【メールアドレスと従業員番号以外の従業員情報を編集したい場合】
- 一度インポートした従業員情報のCSVファイルから、対象となる従業員のメールアドレスと従業員番号以外の情報を編集します。
-
再度、本ページの「 従業員を登録する（CSVファイルをアップロードする）」と同様の手順にて、編集を行った該当従業員のみのCSVファイルをアップロードします。
【メールアドレスと従業員番号を編集したい場合】
従業員が新規入居 または 名義変更の利用申請を完了しているケースと未完了のケースによって、必要な操作が異なります。
-
従業員が新規入居 または 名義変更の利用申請を完了済みのケース：
メールアドレスと従業員番号を変更し、再インポートした場合は、「編集」ではなく「新規登録」扱いとなりますのでご注意ください。 -
従業員が新規入居 または 名義変更の利用申請を未完了のケース：
管理者側にて、freee福利厚生設定画面から対象従業員を「無効化」にすることで、一度インポートを行った際に使用したメールアドレス もしくは 従業員番号で再インポートすることが可能です。
従業員情報の無効化については、本ページの「 従業員情報を無効化にする 」をご覧ください。
従業員情報を無効化にする
誤った従業員情報のCSVファイルをインポートした場合や、従業員の退職などに伴い不要となった従業員情報は、freee福利厚生から無効化にすることができます。
無効化にすることで、対象の従業員はfreee福利厚生を利用できなくなります。
対象従業員が新規入居 または 名義変更の利用申請時、STEP1の「情報入力」までであれば、無効化の操作をすることができます。
一度「無効化」にした従業員情報は、「有効化」に戻すことができませんのでご注意ください。
詳しい操作手順は、以下のとおりです。
- ［従業員］メニューから、「従業員一覧」画面を開きます。
- 対象となる従業員の行の右端にある［・・・（三点リーダー）］をクリックし、［無効化］ボタンをクリックします。
- 対象従業員のデータで間違いないかを確認した上で、［無効化］をクリックします。
参考：登録した従業員のロール（権限）を変更する
管理者より招待された従業員が招待メールの手続きを完了し、freee福利厚生に招待済みとなっている場合であれば、必要に応じてロールを「利用者」から「管理者」、または「管理者」から「利用者」に変更することができます。
詳しくは、「 【管理者向け】ロール（権限）を変更する 」のヘルプページをご覧ください。