ページを印刷freeeの「ファイルボックス」機能は、領収書や請求書をfreeeに取り込むことで、煩雑だった各種作業を効率化します。紙の書類もデータで受け取った書類も、簡単に取り込むことができます。
ここでは、メールで送られた書類データや、パソコンに取り込んだ画像データを取り込む方法をご紹介します。
目次
- iOS版 会計freeeで取り込む
- Gmailから取り込む
- Google ドライブから取り込む - 受け取ったメールを転送して取り込む
- メール転送による取り込みの手順
- メール転送で取り込む際の注意事項
ファイルボックスに取り込めるファイル
ファイルボックスでは、以下の形式のファイルを取り込めます。
- 各種画像ファイル（JPEG、GIF、PNGなど）
- Excelファイル
- CSV
画像ファイルについては、複数の書類がまとめて入ったものは自動で分割されます。詳しくはこちらをご参照ください。
なお、ファイルボックスの操作画面上で内容が確認できるファイルは画像ファイル、PDF形式です。
CSVやExcelファイルはご利用のパソコンの上にダウンロードして内容の確認を行ってください。
Web版 会計freeeで取り込む
1枚ずつアップロードする場合
1.ファイルボックス画面を開きます。
2.［ファイルをアップロード］ボタンをクリックし、ファイルを選択します。
- 「ファイルにメモを追加する」にチェックを入れると、ファイルにメモを残すことができます。メモの内容から勘定科目なども推測されるようになります。
- 複数のレシートが1枚の画像に入っている場合、「画像内の複数レシートを分割する」にチェックを入れると、自動で画像を分割して複数のファイルとして取り込みます。
（電子帳簿保存モードがONの場合は無効です。複数枚の取り込みについてはこちらをご参照ください。）
3.取り込んだファイルを、こちらの手順で帳簿付けします。
まとめてアップロードする場合
1.ファイルボックス画面を開きます。
2.複数のレシートが1枚の画像に入っている場合、画面上部の「画像内の複数レシートを分割する」にチェックを入れると、自動で画像を分割して複数のファイルとして取り込みます。
（電子帳簿保存モードがONの場合は無効です。複数枚の取り込みについてはこちらをご参照ください。）
3.画面に直接ファイルをドラッグ＆ドロップして、まとめてファイルをアップロードします。
- ドラッグ＆ドロップで同時にアップロードできるファイル数は、80枚までです。
- 1つの事業所が1分間にアップロードできるファイル数は、Web版・モバイル版で合計100枚までです。（Dropbox、メール転送、ScanSnap Cloud経由でのアップロードでは上限はありません）
4.取り込んだファイルを、こちらの手順で帳簿付けします。
iOS版 会計freeeで取り込む
iOS版 会計freeeでは、他のアプリで開いたファイルをfreeeのファイルボックスに転送することができます。
※ iOS版 会計freeeのVer.2.1.1以降、iOS7以降をご利用の場合
Gmailから取り込む
Gmailで受け取った書類データをfreeeのファイルボックスに直接取り込めます。
Google ドライブから取り込む
Google ドライブで共有された書類を、freeeのファイルボックスに直接取り込めます。
受け取ったメールを転送して取り込む
請求書のデータが添付されたメールを専用のアドレスに転送することで、添付ファイルをファイルボックスに直接取り込むことができます。
なお、複数の添付ファイルを転送すると、まとめてファイルボックスに取り込むことができます。
メール転送による取り込みの手順
1.転送機能を利用するメールアドレスが会計freeeのメンバーとして登録されている（かつファイルの登録権限がある）かどうかを確認し、未登録の場合は管理者に招待してもらいます。（メンバー招待の詳細はこちら）
2.［取引］→［ファイルボックス］を開き、画面右上の［メールでfreeeにファイルを送る］をクリックします。
3.事業所に割り当てられたファイル登録用のメールアドレスが表示されますので、［アドレスをコピー］をクリックします。
4.メールソフトを開き、請求書などが添付されたメールを開きます。
5.開いたメールの転送画面を開いたら、2でコピーしたアドレスを宛先欄に貼り付けて転送します。
6.以上で登録は完了です。freeeのファイルボックス画面を開き、書類データが取り込まれていることを確認します。
メール転送で取り込む際の注意事項
本機能は、以下の条件を満たしている場合に利用することができます。
基本的には特別な設定をせずにご利用いただけますが、もし正しくファイルが登録されなかった場合は下表をご参照ください。
| 利用可能条件 | 条件を満たさない場合の通知 |
|---|---|
| メールの転送元のアドレスが会計freeeのメンバーとして登録されており、ファイルの登録権限が付与されていること | エラー通知なし |
| メール全体の容量が30MB未満であること | 転送者本人にエラーメールが届く |
| （無料プラン・スタータープランをご利用の場合） ファイル登録の上限数を超えていないこと |
管理者にファイルが登録できなかった旨の通知メールが届く |