ファイルボックスで取り込んだ領収書を帳簿付けする – freee ヘルプセンター

ファイルボックスで取り込んだ領収書は、それを見ながら取引を登録するか、登録済みの取引等に添付しましょう。

請求書の記帳については、「ファイルボックスで請求書の未決済取引を登録・消込する」のヘルプをご確認ください。

添付した書類は、取引・口座振替・振替伝票の詳細から確認できます。

また、ファイルが重複していないかをチェックすることが可能です。詳しくは「ファイルが重複していないかをチェックする（重複チェック）」をご覧ください。

書類から取引を登録する
- 絞り込み条件から取引を登録する
- 入力モードを切り替える（かんたん入力 / 直接入力）
- 複数行の取引を登録する
- インボイス情報を登録する
取引・口座振替・振替伝票に書類を添付する
- 取引などの一覧から添付する
- 書類の詳細画面から取引を添付する
大量のレシート類を高速で帳簿付けする
参考：「ファイルボックス」画面からファイルの登録ルールを作成する
参考：モバイル版freee会計から書類を帳簿付けする

書類から取引を登録する

取り込んだ書類を見ながら、取引を新規に登録できます。

また、1つの書類に複数の取引を登録することもできます。

絞り込み条件から取引を登録する

［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］を開きます。
ファイルをアップロードします。アップロード方法やファイルの要件については、「レシートや請求書の書類データを取り込む」のヘルプをご確認ください。
ファイル一覧画面の左にある「絞り込み条件」をクリックします。
絞り込み条件の設定方法は「ファイルボックスで絞り込み条件を設定・編集する」のヘルプページをご確認ください。
選択した該当の絞り込み条件に合致した書類だけが一覧で表示されるので、登録したい書類をクリックします。

※「未登録(解析済)」と表示されている書類は、freeeが書類の内容を自動で読み取って入力したものです。必要であれば内容を修正して登録します。
書類をクリックすると［データ詳細］画面に遷移するので、［取引登録］タブをクリックします。
※ 拡大・回転などをしながら書類を閲覧できます。
詳しい操作方法は「レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について - 読み取った箇所をハイライトする」のヘルプページをご確認ください。
収支区分、決済状況、口座、取引日、勘定科目、税区分、税率、金額を入力の必須項目に加えて、必要に応じて品目、部門、メモタグ、備考を入力し、［取引登録］ボタンをクリックします。
※［＜］［＞］ボタンを押すことで次の書類に遷移することができます。これは一覧ページの絞り込み条件と連動しています。

複数行の取引を登録したい場合は備考欄下にある［＋明細追加］［＋控除・マイナス行追加］をクリックし、「複数行の取引を登録する」に記載の手順で登録します。

インボイス制度の導入に伴い、一般課税事業者は2023年10月1日以降の取引において、適格請求書等に該当するか否かのチェックや、取引先が適格請求書発行事業者であるか否かによって税区分を選び分ける必要があります。

入力モードが「直接入力」の場合、取引テンプレートを活用することもできます。

取引テンプレートの作成・利用方法については「取引のひな型を作成する（取引テンプレート）」をご確認ください。

入力モードを切り替える（かんたん入力 / 直接入力）

「決済状況」と「口座」の入力方法を、お好みに合わせて切り替えることができます。

かんたん入力モード
- 難しい経理用語を使わず、質問に答えるように実際の状況を選ぶだけで、迷わず決済状況と口座を入力できるモードです。
  「会社のお金で払った」「経営者が立て替えた」などの選択肢から選ぶだけで、適切な決済状況と口座が自動で設定されます。
直接入力モード
- 決済状況と口座を、直接選択して入力するモードです。
  経理処理に慣れていて、通常の取引登録画面と同じ操作感で素早く入力したい場合に適しています。

「かんたん入力モード」の操作手順

［入力モード］メニュー→［かんたん入力］をクリックしてかんたんモードに切り替えた後に、［支払方法］をクリックします。
「会社のお金で払った」「経営者が立て替えた」など、実際の状況に合った選択肢を選びます。
必要に応じて口座などを選択し、［OK］ボタンをクリックすると、適切な決済状況と口座が自動で設定されます。

複数行の取引を登録する

ファイル一覧画面から、取引を登録したい書類をクリックします。
書類をクリックすると［データ詳細］画面に遷移するので、［取引登録］タブをクリックします。
1枚の書類の中に税率の異なる取引が存在するなどの理由で行を分けて登録したい場合は［明細追加］をクリックします。
※値引きなどを入力する場合は［控除・マイナス行追加］をクリックします。
新しく追加された行の勘定科目、税区分、税率、金額を入力し、［取引登録］ボタンをクリックします。

インボイス情報を登録する

インボイス制度の導入に伴い、仕入税額控除の適用を受ける場合は、2023年10月1日以降の取引で消費税が発生するものについてインボイス情報の入力が必要です。
また、仕入税額控除の適用を受けるためには原則としてインボイスの保存が必要です。取引先から受け取った請求書などのインボイス情報を登録することで保存・管理が可能です。

詳しくは、「インボイス制度（適格請求書等保存方式）について」のヘルプページをご確認ください。

【OCRで読み取った場合】

OCRで読み取った場合、以下のデータを読み取ることができます。

書類の種類：「領収書」「請求書」「その他(※1)」のいずれかが選択されます。(※2)
※1：「その他」は見積書、納品書、発注書などを指します。
※2：読み取れない場合は「その他」が選択されます。
適格請求書等：「該当する」「該当しない」「未選択」のいずれかが選択されます。
- 国税庁のデータベースに該当の登録番号がある場合：該当する
- 国税庁のデータベースに該当の登録番号がない場合：該当しないまたは未選択
  ※3：OCRで登録番号が読み取れなかった場合は「該当しない」になります。
  ※4：適格請求書の実装以前（2023/4/4）にアップロードされたファイルは「未選択」になります。
登録番号：Tの後の13桁の数字
- 読み取った13桁の数字は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」にあるデータベースと自動照合します。
  - 該当の番号がある場合：成功マークを表示
  - 該当の番号がない場合：エラーマークを表示
    
    なお、画像の中に登録番号の記載が無いまたはOCRで読み取れなかった場合は空欄になります。

【OCRで読み取った内容を変更する場合】

OCRで読み取った内容を変更する場合は、［編集］をクリックして手動で各項目を入力します。
［編集］ボタンを指し示すスクリーンショット

書類の種類：「領収書」「請求書」「その他」のいずれかを選択
適格請求書等：「該当する」または「該当しない」を選択
※「該当する」を選択すると登録番号を入力できるようになります。
登録番号：Tの後の13桁の数字を入力
- 法人の場合：法人番号
- 個人事業主の場合：国税庁から通知される番
決済口座：ファイルの検索などに活用される補助的な項目です。「取引登録」タブの「口座」とは用途が異なり、「役員資金」と「プライベート資金」は選択できません。

※登録番号を入力すると、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」にあるデータベースと自動照合します。

各項目の入力が完了したら［保存］をクリックします。
保存ボタンを指し示しているスクリーンショット

データ詳細タブで「適格請求書等」を［該当する］に設定した場合、取引登録タブの「適格請求書等」の［該当する］にチェックが入ります。

また、データ詳細の「適格請求書等」が［該当しない］または［未選択］の場合でも、取引登録タブの［取引先］欄に「適格請求書発行事業者に該当する」にチェックが入った取引先を設定した場合は、取引登録タブの「適格請求書等」の［該当する］にチェックが入ります（詳細は「freee会計で取引先を登録する - 取引先の情報詳細を登録する」のヘルプページをご参照ください）。
適格請求書等を指し示しているスクリーンショット

なお、「適格請求書等」欄が表示されるのは以下の2点を満たす場合のみです。

税区分の設定で「買い手側対応機能」を「使用する」に設定している
発生日が2023年10月1日以降の日付になっている

取引・口座振替・振替伝票に書類を添付する

登録済みの「取引」「口座振替」「振替伝票」に、取り込んだ書類を添付することもできます。

取引などの一覧から添付する

書類添付の手順は、「取引」「口座振替」「振替伝票」のどれも基本的に同じです。

取引または口座振替・振替伝票の一覧を開き、書類を添付したいものをクリックします。
※以下の画像は「取引の一覧・登録」の画面です。
［ファイルを添付］ボタンをクリックします。
ファイルボックスにアップロードした書類の一覧が出てきますので、添付したい書類の［添付］ボタンをクリックします。
※ 画面上部で、書類の新規アップロードや、書類の検索もできます。
複数の書類を添付したい場合は、さらに別の画像の［添付］をクリックします。
添付し終えたら、［閉じる］をクリックします。
書類が添付された取引等には、添付したファイルが表示されます。
［ファイルの詳細］をクリックすると、添付されている書類の内容を確認できます。

また、［ファイルを解除］をクリックすると、書類の取引等への添付を解除できます。

書類の詳細画面から取引を添付する

取引であれば、ファイルボックスの書類の詳細から添付することもできます。

［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］を開き、取引を添付したい書類をクリックします。
［取引登録］タブをクリックし、［既存取引に添付］をクリックします。

アップロードされたファイルのOCR推測結果と、登録済みの取引の中で「発生日」「金額」「収支区分」が一致するものが存在する場合、既存取引へのファイル添付を促すため「重複の可能性がある取引が見つかりました」というアラートメッセージが表示されます。
候補となる取引が絞り込んで表示されるため、必要に応じて絞り込み条件を変更しながら、添付したい取引を選択し、［取引に添付］をクリックします。
※ 10取引まで添付可能です。
添付した取引が書類の詳細に表示されますので、内容を確認します。

大量のレシート類を高速で帳簿付けする

大量のレシートをまとめてスキャンした場合は、「ファイルの取引登録」機能で素早く大量の取引を登録できます。
ファイルの取引登録画面のスクリーンショット

詳細は、「リストでファイルから取引を登録する - ファイルから取引を登録する」のヘルプページをご確認ください。

参考：取引登録と同時にファイルの登録ルールを作成する

取引を登録する際、入力する取引の内容をパターン化できる場合、取引登録と同時にファイルの登録ルールを作成し、次回以降の入力を自動化することができます。

取引登録と同時に作成できる場所は、ファイルボックス詳細画面と「ファイルの取引登録」画面です。
ここの項目では、ファイルボックス詳細画面における作成方法について説明します。
※ 「ファイルの取引登録」画面における作成方法については、「リストでファイルから取引を登録する - ファイルから取引を登録する」のヘルプページをご確認ください。

「ファイルボックス」画面にて任意のファイルの［詳細］ボタンをクリックし、ファイルの詳細画面を表示させます。
ファイルの詳細画面内「取引登録」のタブにて、勘定科目など必要な情報を入力後、［取引の情報をルールとして保存］チェックボックスにチェックを入れ、［取引登録（Ctrl + Enter）］ボタンをクリックします。