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ファイルボックスで取引登録を行う際、ファイルの登録ルールを活用することで効率的に処理をすることが可能です。「XXという内容のファイルは、▲▲という取引を登録する」という定型取引について、次回以降の入力時に内容を推測させることができます。
目次
-
ファイルの登録ルールを作成する
- 操作方法と設定内容
- 取引の登録者について
- 自動登録について（「取引を登録する」の場合） - ファイルの登録ルールを編集する
-
ファイルの登録ルールを削除する
- 個別にルールを削除する
- まとめてルールを削除する -
ファイルの登録ルールの設定をする
- ファイルの登録ルール機能
- チェックボックスのデフォルト -
ファイルの登録ルールを一括で作成・変更する（CSVインポート）
- 1. CSVファイルの準備
- 2. CSVファイルを編集する
- 3. CSVファイルをインポートする
- インポートファイルの入力形式 -
ファイルの登録ルールを一括で出力する（CSVエクスポート）
- エクスポートの手順
- ファイルの登録ルールインポート用CSVのサンプル
ファイルの登録ルールを作成する
ファイルの登録ルールは、下記の2通りの方法で作成することができます。
- 「ファイルの取引登録」画面やファイルボックスの詳細画面にて取引登録と同時に作成
- 「ファイルの登録ルールの設定」画面から作成
本ページでは、［2.「ファイルの登録ルールの設定」画面から作成する手順］をご説明します。
「ファイルの取引登録」画面やファイルボックスの詳細画面での操作については下記のページをご確認ください。
操作方法と設定内容
- ［入力効率化］メニュー →［ファイルの登録ルール］を開きます
- 画面の右上にある［新規作成］ボタンをクリックします。
- 「ファイルの登録ルールの作成」画面が表示されます。
まずは、「どのような内容のファイルに対してルールを適用するか」を指定するために、「ファイルの条件」の各項目を設定します。
※「適格請求書等」欄は、「買い手側対応機能」を「使用する」に設定している場合のみ表示されます。
設定できる項目の詳細は下表のとおりです。
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
| 発行元/メモ |
ファイルの発行元もしくはメモに対して、条件を指定することができます。
|
| 金額 |
ファイルの「電子保存情報」の金額範囲に対して、条件を指定することができます。
|
| 優先度 |
作成するルールと競合するルールが存在する場合、その適用優先度を指定することができます。この優先度で指定する整数が大きいほど、より優先してルールを適用します。優先度が同じ場合は、作成・更新日時が直近のものが優先されます。
|
次に、「どのような処理を行うか」を指定するために、「適用する処理」の各項目を設定します。
設定できる項目の詳細は下表のとおりです。
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
| 実行するアクション |
条件に一致したときに、どう処理をするかを選択します
※1：対象、結果の確認方法は「自動登録について（「取引を登録する」の場合）」をご確認ください。 ※2：取引テンプレートを用いて作られたルール（新規作成された複数行取引のルール、複数行取引のルールを編集して作られた単行取引のルール）においては、「取引を登録する」アクションでは作成できません。 |
| 取引に割り当てる内容 |
推測、あるいは登録する取引の内容を設定します。（※2）
※3：取引登録時（ファイルリストやファイル詳細画面）にOCRで読み取った税率と適用されたルールの税率が異なる場合は、税率欄付近にアラートが表示されます。 ※4：税区分の設定について、詳しくは「消費税・税区分の設定を行う - 税区分・消費税率を設定する」をご確認ください。 ※5：OCRで読み取った税率や適格請求書等の内容を補完します。 ※6：税区分の設定で「買い手側対応機能」を「使用する」に設定している場合に選択可能です。 ※7：チェックをオンにすると、OCRで読み取った登録番号をもとに「該当する」「該当しない」が判定され、その結果が最優先で補完されます。例えば、「該当しない」を選んだ状態でチェックをオンにしていた場合、OCRで「該当する」と判定されると、「該当する」という内容で補完されます。 ※8：セグメントは法人のアドバンスプラン（または旧プロフェッショナルプラン以上）で利用可能です。ただし、旧プロフェッショナルプランはセグメント1のみ利用可能です。 |
ルール内容を確認し問題がなければ、画面左下の［作成］ボタンをクリックします。
取引の登録者について
実行するアクションによって、取引の登録者（取引画面の最下部の表記）が異なります。
| 実行するアクション | 動作 | 登録者 |
|---|---|---|
| 取引を推測する | 「ファイルリスト」画面での登録、詳細画面での登録 | 登録した者 |
| 取引を登録する | 「ファイルボックス」画面からのファイルのアップロード | アップロードした者 |
自動登録について（「取引を登録する」の場合）
基本的な使い方、どんな時にルールを設定したら良いか、そして安心してご利用いただくための仕組みなどを動画でもご紹介しています。
※ 上記動画内のGoogleスライドは「ファイルの登録ルール「自動登録」の使い方」からも確認できます。
自動登録の実行方法
- 実行するアクション「取引を登録する」のルールを作成します。
※ 詳しい操作方法は、本ヘルプページ内の「ファイルの登録ルールを作成する」をご確認ください。 - ファイルを、「ファイルボックス」画面からアップロードします。
-
自動登録が実行されます。
以下が実行の対象です。項目 説明 権限 ファイルをアップロードしたユーザーに「取引・仕訳」カテゴリ内の「取引」の登録権限があること
※ 権限の詳細は、「メンバーが利用できる機能を編集する(カスタム権限) - 権限管理で設定できる項目」のヘルプページをご確認ください。
アップロードする場所 「ファイルボックス」画面のみ ファイルの状態 「発生日」と「金額」を、OCRで読み取ることができていること
※ OCRによる読み取りができているか否かは、ファイルをアップロードいただいた後、システムが判断しています
登録されなかった場合、「未登録」ファイルとしてファイルボックス上に残ります。
ルールの状態 ルールに保存されている「口座」が、非表示または削除されていないこと
※ 詳しくは「口座を非表示にする・削除する」のヘルプページをご確認ください。
ルールを作ったタイミング 該当のファイルをアップロードする前に、作られたルールであること
アップロード後に、「取引を登録する」のルールをファイルに適用することはできません。
例えば、以下のような場面では、ルールは適用されず、［未登録］ファイルとしてファイルボックス上に残ります。
- アップロードしたファイルAに関する、「取引を登録する」のルールを作成したとき
- 発行元やメモなど、「ファイルの条件」に当たる内容を編集したとき
ファイルをアップロードしてから取引登録が完了するまでに、数分程度がかかる場合があります。
登録が完了する前にファイルリストやファイル詳細を開くと、自動登録対象のファイルが表示されたままになっています。対象かどうかを確認する方法は、下記ヘルプページをご確認ください。
- ファイルリストの場合：リストでファイルから取引を登録する - ファイルの登録ルールを作成・適用する
- ファイル詳細の場合：取り込んだレシート類を帳簿付けする - 参考：「ファイルボックス」画面からファイルの登録ルールを作成する
ただし、自動登録対象のファイルを手動で登録しようとした場合、あるいは登録した場合であっても、エラーが出て二重登録されない仕様になっています。
結果の確認方法
自動登録に成功した取引
「取引の一覧・登録」や「仕訳帳」などで「ファイルボックス（自動）」で絞り込んで確認できます。
詳しい操作方法は、「取引の一覧で絞り込み機能・重複チェック機能を活用する - 取引の絞り込み手順」のヘルプページをご確認ください。
自動登録に失敗した取引
発生日や金額といった取引の情報をOCRで読み取れなかった場合など、自動登録できない場合があります。
登録できなかったファイルは、ファイルリストやファイル詳細上に表示されているので、そのまま手動で取引登録してください。
登録の詳しい方法は、下記ヘルプページをご確認ください。
- ファイルリストの場合：リストでファイルから取引を登録する - ファイルから取引を登録する
- ファイル詳細の場合：取り込んだレシート類を帳簿付けする - 書類から取引を登録する
ファイルを重複アップロードした場合など、取引を重複登録してしまう可能性があります。
その場合は「修正待ちリスト『取引の重複』」や、取引の重複チェックをご活用ください。
上記動画のリンクはこちら「【freee会計】「修正待ちリスト」の使い方を解説」
詳しい使い方は、下記ヘルプページをご確認ください。
-
修正待ちリスト「取引の重複」
個人の方：【個人】修正待ちリストの見方と修正方法 - 取引の重複
法人の方：【法人】修正待ちリストの見方と修正方法 - 取引の重複 -
取引の重複チェック
取引の一覧で絞り込み機能・重複チェック機能を活用する - 取引が重複していないかをチェックする（重複チェック）
ファイルの登録ルールを編集する
- 特定のルールの行、または［編集］ボタンをクリックすると、そのルールの編集画面が開きます。
- 内容の編集後に、左下の［保存］ボタンをクリックすると変更内容が保存されます。
複数行のルールを編集するには「取引テンプレート作成権限」が必要です。
ファイルの登録ルールを削除する
個別にルールを削除する
- 削除するルールの最右端にある「ごみ箱」マークをクリックします。
- 確認画面で［削除］ボタンをクリックします。
まとめてルールを削除する
削除対象のルールをチェックボックスで選択し、［一括削除］をクリックします。
- 取引テンプレートを活用して作ったファイルの登録ルール（主に複数行取引のルール）をを削除した場合
- 取引テンプレートは削除されません。
- 取引テンプレートも削除したい場合は、「取引テンプレートの設定」から操作してください。
- 「取引テンプレートの設定」から、ファイルの登録ルールとして使用している取引テンプレートを削除した場合
- 該当するファイルの登録ルールも、あわせて削除されます。
ファイルの登録ルールの設定をする
ファイルの登録ルールの設定は［ファイルの登録ルールの設定］画面の右上にある［詳細設定］ボタンをクリックします。
この画面では、以下について設定を変更することが可能です。
ファイルの登録ルール機能
- 使用する → ファイルボックスの取引登録画面に「ルール作成のチェックボックス」が表示されます。
- 使用しない → ファイルボックスの取引登録画面に「ルール作成のチェックボックス」が表示されなくなります。
チェックボックスのデフォルト
- チェックON → ファイルボックスの取引登録画面「ルール作成のチェックボックス」の初期値がONになります。
- チェックOFF → ファイルボックスの取引登録画面「ルール作成のチェックボックス」の初期値がOFFになります。
※ 本設定はWeb版にのみ反映されます。iOS / Android版 freee会計アプリの「AI-OCR で取引登録」では、設定に関わらず常に利用可能です。
ファイルの登録ルールを一括で作成・変更する（CSVインポート）
一度に大量のファイルの登録ルールを作成・変更したい場合は、複数のファイルの登録ルールをまとめたCSVファイルを作成し、freeeに取り込むことができます。
ルールのエクスポートと合わせて行うことで、他の事業所で作成したルールを新規の顧問先へ転用することも可能です。
CSVインポートを行うには、以下のステップに沿って必要な操作を行います。
1. CSVファイルの準備
CSVインポートに用いるサンプルファイルを「ファイルの登録ルールインポート用CSVのサンプル」から任意の場所にダウンロードします。
他の事業所からルールを転用したい場合、CSVエクスポートを行い、ファイルをダウンロードします。
既存のファイルの登録ルールの内容を一括変更する目的でCSVインポートを行う場合は、念のためCSVエクスポートを行い、現状のファイルの登録ルールをバックアップしておくことをおすすめします。
2. CSVファイルを編集する
「インポートファイルの入力形式」セクションの記載に沿って、ダウンロードしたCSVファイルを加工します。加工後、 ファイル形式はCSVファイルのまま 保存します。
既存のファイルの登録ルールの内容を一括で変更する目的でCSVインポートを行う場合は、同セクションの 番号2〜6の内容を完全一致 させた上で、変更する項目を入力します。
既存ルールを上書きする
対象事業所の既存ルールと「条件が完全に一致するルール」が含まれていた場合、エラーにはならず、既存のルールがCSVの内容で上書き更新されます。
※条件が一致するとは、以下の項目がすべて同一であることを指します。
- 種類（発行元 / メモ）
- 一致条件（部分一致 / 完全一致）
- 条件内容
- 金額（最小値）
- 金額（最大値）
3. CSVファイルをインポートする
- 「ファイルの登録ルールの設定」画面の右上の［・・・］ボタンから［CSVインポート］をクリックします。
- ［ファイルを選択］ボタンか、ドラッグ＆ドロップで作成したCSVファイルをアップロードします。
- アップロードが成功すると［ファイルの登録ルールのインポート内容確認］が自動で開き、CSVファイルの内容をもとに解析されたルールが一覧で表示されます。インポートしたいルールのみにチェックがついている状態にし、［選択中の〇件のルールをインポート］ボタンをクリックします。
- ファイルの登録ルールの作成・更新が完了すると、完了通知メールが届きます。
インポートファイルの入力形式
番号 |
項目名 |
入力値 |
||
|---|---|---|---|---|
取引テンプレートを |
取引テンプレートを |
留意点 |
||
| 1 | 収支区分 |
【必須】次のいずれか
|
空欄 | |
| 2 | 種類 |
【必須】次のいずれか
|
【必須】次のいずれか
|
|
| 3 | 一致条件 |
【必須】次のいずれか
|
【必須】次のいずれか
|
|
| 4 | 条件内容 |
【必須】 条件内容 |
【必須】 条件内容 |
|
| 5 | 金額 （最小値） |
0以上の半角数字 | 0以上の半角数字 | |
| 6 | 金額 （最大値） |
0以上の半角数字 | 0以上の半角数字 | 最大値は最小値以上の数値である必要がある。 |
| 7 | 優先度 | 半角数字 | 半角数字 | マイナス値の入力可 |
| 8 | 実行するアクション |
【必須】次のいずれか
|
【必須】 取引を推測する |
|
| 9 | 取引テンプレート | 空欄 |
【必須】 テンプレート名 |
この項目を入力した場合、番号1,10~12,14~23の項目は全て空欄にする必要がある。 |
| 10 | 決済状況 |
【必須】次のいずれか
|
空欄 | |
| 11 | 口座 | freeeに登録されている口座名 | 空欄 | 決済状況が「未決済」の場合は空欄にする必要があり、決済状況が「完了」の場合は口座名を入力する必要がある。 |
| 12 | 取引先 | 取引先名 | 空欄 | freeeに登録されている取引先名と一致しない場合、新規に取引先が作成される。 |
| 13 | 適格請求書等 |
次のいずれか
|
OCRの値 |
収支区分が「収入」の場合は空欄にする必要があり、「支出」の場合はいずれかを入力する必要がある。 取引テンプレート利用をする場合に「OCRの値」を入力すると、OCRの読み取り結果を優先して適用するようになる。 |
| 14 | 勘定科目 |
【必須】 freeeに登録されている勘定科目名 |
空欄 | |
| 15 | 税区分 |
【必須】 freeeに登録されている税区分名 |
空欄 | |
| 16 | 税率 |
【必須】下記のいずれか
|
空欄 | 税率を指定できない税区分を記入している場合は、税率は空欄である必要がある。 |
| 17 | 品目 | 品目名 | 空欄 | freeeに登録されている品目名と一致しない場合、新規に品目作成される。 |
| 18 | 部門 | 部門名 | 空欄 | freeeに登録されている部門名と一致しない場合、新規に部門が作成される。 |
| 19 | メモタグ | メモタグ名 | 空欄 |
複数のメモタグを設定したい場合は、それぞれのメモタグを半角のカンマ（ , ）で区切って入力する。 freeeに登録されているメモタグ名と一致しない場合、新規にメモタグが作成される。 |
| 20 | セグメント1 | セグメント1~3の項目名 | 空欄 |
利用できないプランの場合はインポートがスキップされる。 freeeに登録されているセグメントの項目名と一致しない場合、新規にセグメントの項目が作成される。 |
| 21 | セグメント2 | |||
| 22 | セグメント3 | |||
| 23 | 備考 | 備考 | 空欄 | |
入力形式に沿っていない項目が一つでもある場合、そのルールはインポートできません。ルールごとに表示されるエラーメッセージを参考にファイルを編集し、再度インポートを行ってください。
ファイルの登録ルールを一括で出力する（CSVエクスポート）
現在の事業所に設定されているファイルの登録ルールをCSVファイルとしてダウンロードできます。
エクスポートの手順
- 「ファイルの登録ルールの設定」画面の右上［・・・］ボタンから［CSVエクスポート］をクリックします。
- エクスポートの準備が完了すると、ご登録のメールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
- 「エクスポート履歴一覧」画面から今回ダウンロードしたい実行履歴を確認し、［ダウンロード］ボタンをクリックしてCSVファイルを保存します。
ファイルの登録ルールインポート用CSVのサンプル
以下のファイルの2行目以下を変更することで、ファイルの登録ルールのインポートに利用できます。
任意の場所へ保存し「ファイルの登録ルールを一括で作成・変更する（CSVインポート）」記載の手順にてインポート作業を行なってください。