[Part5] 4. 勤怠の締め作業と集計を行う

目的

1ヶ月分の勤怠データを確定させ、給与計算へ反映できる状態にします。

事前準備

勤怠締めを始める前に、勤怠カレンダーの見方や残業時間の集計に関して確認しておきます。

• freee人事労務　勤怠カレンダー参考資料 
  • 資料内で動画での説明もご用意しています。

Step1. 勤怠を締める準備をする

勤怠管理の方法に応じたステップへ進みます。

• freee人事労務で、従業員が日々打刻や勤怠入力を行う場合
  • Step1-A. 勤怠締めの仕様を知る へ進みます。
• freee人事労務で、管理者がまとめて従業員の1か月分の勤怠カレンダーを入力する場合
  • Step1-B. 管理者が画面から勤怠をまとめて入力する へ進みます。
• freee勤怠管理Plus含む、他サービスで勤怠管理している場合
  • Step1-C. 他サービスの勤怠データを取り込む へ進みます。

Step1-A. 勤怠締めの仕様を知る

勤怠の締日が過ぎたら、管理者は従業員の勤怠を確認して給与計算を実施後、給与明細を発行します。

確認作業中に従業員によって勤怠が更新されると、計算した給与と差が発生してしまいます。

これを防ぐため、freee人事労務には勤怠を確定させる方法が2種類あります。

• 月次勤怠締め申請
• 勤怠ロック

月次勤怠締め申請

従業員が毎月の締め日に月の勤怠を確認して申請するものです。

承認されると勤怠が確定し、従業員自身ではその月の勤怠登録ができなくなります。
（管理者は登録可能です。）

※従業員が月次勤怠締め申請を出していない状態でも給与計算は可能です。

しかし、本人が意図しない勤怠控除や残業の登録漏れが発生しないよう、
自身で確認して申請してもらうことをおすすめします。

勤怠ロック

管理者が強制的にロックをかけて勤怠を確定できます。

従業員自身ではその月の勤怠登録ができなくなります。（管理者は登録可能です。）

※ロックをかけていない状態でも給与計算は可能です。
（たとえば全従業員が前述の月次勤怠締め申請を出した場合は、
ロックをかけた状態と同じであるため、ロックは不要となります。）

「月次勤怠締め申請」と「勤怠ロック」を適切に使用して、勤怠締めを行いましょう。

次のステップ

月次勤怠締め申請の使用有無に応じて、次のステップへ進みます。

次のステップ

• 月次勤怠締め申請を使用する場合
  • Step2-A. 月次勤怠締め申請を従業員に出してもらう へ進みます。
• 月次勤怠締め申請を使用しない場合で、
  勤怠ロックを使用する場合
  • Step2-B. 勤怠をロックする へ進みます。
  勤怠ロックも使用しない場合
  • Step3. 勤怠集計結果を確認する へ進みます。

Step1-B. 管理者が画面から勤怠カレンダーをまとめて入力する

1. ［勤怠］メニューをクリックします。
2. 「勤怠一覧」画面で、勤怠を登録したい従業員を選択します。
   （締め日支払い日が複数ある場合、年月ナビ下で該当の従業員に設定した締め日支払い日を
   選択した上で、該当の従業員をクリックします）
   
3. 「勤怠一覧」画面上部の年月ナビゲーション（年月ナビ）で、勤怠を入力したい年月を選択します。
   

   年月ナビで選択している月は、給与の支払い月です。

   freee人事労務では月ごとに従業員データや勤怠データを持ち、給与計算します。

   データの参照・更新の際には、年月ナビで正しく年月を切り替えましょう。

4. 勤怠を入力したい日をクリックします。
   
5. 勤怠の情報を入力します。
   
   ①勤怠
   該当する項目に変更します。
   初期値は「出勤」です。
   他に「欠勤」や「有休」、特別休暇などが選択できます。
   ※「有休（半休）」「有休（時間休）」や各種休暇は、
       勤務・賃金の設定と休暇の付与が済んでいる場合に表示されます。

   ②［＋］ボタン
   休憩や遅刻・早退を追加する際に使います。

   ③出退勤
   出勤時間と退勤時間を入力します。残業時間を含めた時間を入力します。

   ④休憩
   休憩時間を入力します。

   ⑤ゴミ箱ボタン
   休憩や遅刻・早退を削除する際に使います。

   ⑥遅刻・早退
   休憩と同様の操作で、勤務時間の［＋］ボタンから遅刻や早退の入力欄を追加して入力します。

   ⑦勤怠タグ
   ［＋］ボタンから必要な勤怠タグを追加します。
   （※勤怠タグは、スタンダード・アドバンスプランで利用可能です。）

   ⑧勤怠メモ
   入力すると、管理者が内容を確認できます。

   勤務・賃金設定で法定休日なし・所定休日なしと設定している場合で、
   シフト制や変形労働時間制以外の労働時間制度の場合

    

   法定休日なし・所定休日なしと設定していると、
   勤怠カレンダーの初期値はすべて「所定労働日」となります。

    

   この状態で法定休日の労働（休日労働）が発生した場合は、
   画面右側の「詳細項目」で所定労働日から法定休日に変更します。

    

   その際「勤務時間の長さを自動で計算しない」は✔を外した状態のままにします。
   
   ※シフト制や変形労働時間制の場合は、詳細項目では変更できません。
   勤務予定表やシフト表で法定休日・所定休日を設定します。

   入力の詳細は、ヘルプページ「勤怠を入力・管理する- 勤怠を入力する」をご参照ください。
6. 入力できたら、［保存］をクリックします。
   
   
   • 翌所定労働日の勤怠を続けて入力したい場合
     • 「続けて入力」に✔が入ったまま保存します。
   • 勤怠入力を終えたい場合
     • 「続けて入力」の✔を外して保存します。
7. 保存した日に色がついていれば、勤怠が入力できています。
   
8. 他にも勤怠を入力したい日がある場合は、手順④～⑦（または⑤〜⑦）を繰り返します。
9. 対象期間の全出勤日に勤怠が登録できたら完了です！
   
10. 次は、Step3. 勤怠集計結果を確認する へ進みます。

Step1-C. 他サービスの勤怠データを取り込む（freee勤怠管理Plus含む）

状況に応じたステップへ進みます。

• freee人事労務とAPI連携しているシステムから勤怠データを取り込む場合
  • Step1-C-1. API連携の設定を行いデータを取り込む場合 へ進みます。
• API連携していないシステムの勤怠データを取り込む場合
  • Step1-C-2. 他社サービスの勤怠データを取り込む場合 へ進みます。

Step1-C-1. API連携の設定を行いデータを取り込む場合

1. 勤怠データのAPI連携に対応しているサービスは、下記の通りです。
   ご利用のサービスに応じたヘルプページを参照し、API連携を設定します。
   

   ご利用のサービス	ヘルプページ
   freee勤怠管理Plus	freee勤怠管理Plusの勤怠データをAPI連携する
   KING OF TIME	KING OF TIME の勤怠データをAPI連携する
   Touch On Time	Touch On Time の勤怠データをAPI連携する
   勤革時	勤革時 の勤怠データをAPI連携する
   KING OF TIME for  おまかせ はたラクサポート	KING OF TIME for おまかせ はたラクサポートの 勤怠データをAPI連携する
   Airシフト	Airシフトからfreee人事労務への勤怠情報の連携 について
   LINEワークス	freee人事労務とLINE WORKSを連携する

   ※上記以外のサービスの勤怠データを使用する場合、
   CSVデータでの取り込みが必要です。
   → Step1-C-2. 他社サービスの勤怠データを取り込む場合 へ進みます。
2. 勤怠データが取り込めたら、Step3. 勤怠集計結果を確認する へ進みます。

Step1-C-2. 他社サービスの勤怠データを取り込む場合

1. 他社サービスで入力した勤怠データの取り込みについては、
   下記ヘルプページをご参照ください。
   • 他社サービスの勤怠データを取り込む（インポート）
2. 勤怠データが取り込めたら、Step3. 勤怠集計結果を確認する へ進みます。

Step2. 勤怠を締める

ご状況に合わせた方法で勤怠を締めていきます。

• Step2-A. 月次勤怠締め申請を従業員に出してもらう
• Step2-B. 勤怠をロックする

Step2-A. 月次勤怠締め申請を従業員に出してもらう

1. 従業員に「月次勤怠締め申請」を提出してもらいます。
   申請方法は、下記ヘルプページをご参照ください。
   • 勤怠ワークフロー - 申請を行う - 月次勤怠締め申請を行う
2. 承認者が従業員の申請を承認します。
   承認方法は、下記ヘルプページをご参照ください。
   • 勤怠ワークフロー - 承認を行う
3. 管理者は従業員の申請状況を確認できます。
   
   ［勤怠］メニューをクリックした後の「勤怠一覧」画面で、
   各従業員の行の右端「勤怠締め」列で「未申請」と表示されている従業員に申請を促します。
   
   （締め日支払い日が複数ある場合、
   年月ナビ下の締め日支払い日の選択を切り替えて確認・申請を促します。）
   
4. 給与支払いまでの締切を考慮したうえで、未申請の従業員が表示される間は③を繰り返します。
   ※従業員が月次勤怠締め申請を出していない状態でも給与計算は可能です。
5. 従業員の申請状況に応じて、次のステップへ進みます。

   次のステップ

   • 全従業員が申請をしていない場合
     • Step2-B. 勤怠をロックする へ進みます。
   • 従業員の申請はすべて終わったが、管理者の承認が完了していない場合
     • Step2-B. 勤怠をロックする へ進みます。
   • 全従業員の申請・承認が完了した場合
     • Step3. 勤怠集計結果を確認する へ進みます。

Step2-B. 勤怠をロックする

強制的に勤怠ロックをかけ、従業員自身で勤怠登録できない状態にします。

1. ［勤怠］メニューを開き、画面上部の年月ナビゲーション（年月ナビ）で
   勤怠をロックしたい年月を選択します。
   

   年月ナビで選択している月は、給与の支払い月です。

   freee人事労務では月ごとに従業員データや勤怠データを持ち、給与計算します。

   データの参照・更新の際には、年月ナビで正しく年月を切り替えましょう。

2. 画面右にある［ロック］をクリックします。
3. 「ロックしますか？」の確認画面が表示されたら、［ロック］をクリックします。
   
4. 全従業員の勤怠データにロックがかかりました！
   「勤怠一覧」画面の「勤怠登録」列で「ロック中」と表示されます。
   
5. 次は、Step3. 勤怠集計結果を確認する へ進みます。

Step3. 勤怠集計結果を確認する

1. ［勤怠］メニューを開きます。
2. 「勤怠一覧」画面で、勤怠を確認したい従業員を選択します。
   （締め日支払い日が複数ある場合、年月ナビ下で該当の従業員に設定した締め日支払い日を
   選択した上で、該当の従業員をクリックします）
   
3. 「勤怠一覧」画面上部の年月ナビゲーション（年月ナビ）で、勤怠集計結果を確認したい年月を選択します。
   
   

   年月ナビで選択している月は、給与の支払い月です。

   freee人事労務では月ごとに従業員データや勤怠データを持ち、給与計算します。

   データの参照・更新の際には、年月ナビで正しく年月を切り替えましょう。

4. 勤怠データの集計が表示されたら、正しい時間が集計されているか確認します。
   
   下記ページで各時間に集計されるべき時間を確認できます。
   • [Part4] 1. 過去の勤怠データを取り込む（給与計算検証）内
     • [Part4] 1 - 事前準備1：freee人事労務の勤怠集計の考え方を理解する
     • [Part4] 1 - Step1. 過去の勤怠データを取り込む - ⑤〜⑥
   • freee人事労務　勤怠カレンダー参考資料内、「残業時間の集計」セクション
     
5. 勤怠集計結果が正しくない場合、補足：勤怠集計結果が正しくない場合 を確認します。
6. 他にも勤怠集計を確認したい従業員がいる場合は、②～⑤を繰り返します。
7. 正しい時間が集計されていることを確認できたら、勤怠集計結果の確認は完了です！
8. 次は、いよいよ給与計算に移ります。
   [Part5] 5. 給与計算結果を確認し、給与明細を確定する へ進みましょう。

補足：勤怠集計結果が正しくない場合

1. 対象の従業員の勤怠画面を開き、画面右の方にある［リスト］をクリックします。
   リスト表示では、より視覚的にどの時間がどの勤怠項目として集計されているかを確認できます。
   
2. 各日付の勤怠にカーソルを合わせて、内容を確認していきます。
   
3. 正しい勤怠時間が集計されているか確認します。
   色のついていない日付は、勤怠データが登録されていません。

   確認ポイント

   • 勤怠打刻漏れがないか、退勤打刻を忘れていないか
   • 休憩登録漏れがないか
   • 有給休暇などが未申請の日はないか　など
4. 修正の必要な日がある場合は、下記の方法などで内容を修正します。
   
   • 従業員の勤怠入力を有効にしている場合
     • 方法1：月次勤怠締め申請を差し戻し、修正して再申請してもらう
       • 参考ヘルプ：勤怠ワークフロー - 申請を差戻し・削除する
       • ※勤怠ロックも行った場合、勤怠ロックのみ解除すれば
         従業員が編集できるようになります。
     • 方法2：勤怠ロックを解除して修正してもらう
       該当の従業員の勤怠画面で［勤怠ロック中］→［勤怠ロックを解除する］
       をクリックすると、ロックを解除できます。
       
   • 従業員の勤怠入力を無効にしている場合
     • 方法3： 口頭などで正しい情報を確認し、管理者で修正する
       • 月次勤怠締め申請や勤怠ロックをしたままでも、管理者は勤怠情報を修正できます。
     • 方法4：（月次勤怠締め申請はせず勤怠ロックのみの場合）従業員に勤務時間修正申請を提出してもらう
       　下記の流れで修正します。
              ①管理者が勤怠ロックを解除
              ②従業員が勤務時間修正申請を提出・承認
              ③管理者が再度勤怠ロック
     • • 該当の従業員の勤怠画面で［勤怠ロック中］→［勤怠ロックを解除する］をクリックすると、ロックを解除できます。
         
       • 勤務時間修正申請の参考ヘルプ：勤怠ワークフロー - 申請を行う
     • 方法5：（勤怠ロックせず月次勤怠締め申請のみの場合）従業員に勤務時間修正申請を提出してもらう
           下記の流れで修正します。
               ①管理者が月次勤怠締め申請を差し戻し
               ②従業員が勤務時間修正申請を提出・承認
               ③月次勤怠締め申請を再申請・承認
       
       • 申請差し戻しの参考ヘルプ：勤怠ワークフロー - 申請を差戻し・削除する
       • 勤務時間修正申請の参考ヘルプ：勤怠ワークフロー - 申請を行う
5. 他の設定が誤っている場合があるため、下記表も確認します。
   

   ＜勤怠集計が誤っている場合の原因と確認・修正方法＞

   勤怠データ	考えられる原因	確認・修正方法
   共通 (freee人事労務で勤怠管理 　または 他社データを 取り込んでいる場合)	従業員と勤務・賃金設定の紐づけが誤っている場合	下記を参考に、適切な勤務・賃金を従業員に設定します。 [Part3] 4. 基本給と割増賃金 - 役員の場合 [Part3] 4. 基本給と割増賃金 - 役員以外の場合
   	勤務・賃金の設定が誤っている	従業員に勤務・賃金設定を紐づけた状態では、必要な項目を変更できません。 下記ページを参照の上、新しく作成した勤務・賃金を該当の従業員に設定します。 [Part1] 2-B-2. 勤務・賃金を設定する - Step4. 記録と計算方法 を設定する Step4-A. freeeで勤怠管理する場合 Step4-B. 他サービスの勤怠を取り込む場合 ヘルプページ：「勤務・賃金設定」画面で、変更できない項目がある場合はどうしたら良いですか？
   freee人事労務で勤怠管理 かつ 変形労働時間制・シフト制の 従業員の場合	シフト表や勤務予定表に登録されている内容が誤っている	下記を参考に、勤務予定表やシフト表を正しく入力します。 [Part5] 1. 勤務予定表やシフト表を入力する
   他社データを 取り込んでいる場合	API連携設定が誤っている	Step1-C-1. API連携の設定を行いデータを取り込む場合 を確認し、再度連携します。
   	他社集計データとfreee人事労務の勤怠集計の考え方が異なる	[Part4] 1. 過去の勤怠データを取り込む を確認の上、 freee人事労務の勤怠集計の考え方に沿った集計方法となるよう、他社集計データを調整してから再度データを取り込みます。 何度でも取り込み操作を行ってデータを上書きできます。

6. 正しい時間が集計されていることを確認できたら、勤怠集計結果の確認は完了です！
7. 次は、いよいよ給与計算に移ります。
   [Part5] 5. 給与計算結果を確認し、給与明細を確定する へ進みましょう。