受取請求書インボイスでは、現場部門内での支払承認依頼をワークフロー形式で申請し、承認された請求書を元に振込データを作成することができます。
この記事では、freee会計と連携してご利用いただいている場合の支払依頼機能のご利用方法について説明します。
目次
支払依頼機能とは
経理部門での業務を開始する前に、部門内での事前承認が必要な場合などに活用できる機能です。
現場担当者が請求書の購買支払申請を行い、部門内での回覧承認が完了すると、通常の取り込み書類と同様に下記操作が可能となります。
- キャビネットメニューでの電子保管
- 請求書メニューでの経理処理
なお、経理部門内で仕訳の内容を含めて承認申請を行うための「承認依頼」機能も提供しています。
詳しくは「承認依頼について」をご参照ください。
支払依頼から振込までの流れ
各手順については、以下の通りです。
支払依頼の申請
申請者は、下記の手順で承認ルートを指定してワークフローを開始することができます。
- 「支払依頼」メニュー →［＋新規申請］ボタンをクリックします。
- 申請画面左側のプレビューウィンドウで［ファイル追加］をクリックします。
- PC上のローカルデータ、外部クラウドサービスまたは請求書メニューにアップロード済みの書類から、ファイルをアップロードします。
- アップロードしたファイルの情報をもとに、「申請情報」を入力します。
※受信トレイから［申請作成］ボタンをクリックした場合、ここから先の手順を行います。
- 申請時に勘定科目などの仕訳の入力はできません。
- 取引先を選択するためには、事前に取引先マスタの登録が必要です。登録方法は「取引先リストについて」をご確認ください。(申請時に取引先の登録はできません)
- freee会計の購買申請と紐づけて申請を行う場合は、オーナーによる購買申請連携と申請者ごとに会計連携が必要です。詳しくは「購買申請（freee会計）について」からご確認ください。
- 必要に応じて添付ファイルを追加します。複数のファイル追加と削除ができます。
- 「承認ルート」欄で任意の承認ルートを選択します。
※ルート右側の［編集］ボタンから、ルート内容の編集もできます。
新規で承認ルートを作成する事もできます。
- ［＋承認ルートを追加］ボタンをクリックします。
「承認ルート名」を記載し、任意でステップを設定します。
※申請経路の自動分岐を設定することはできません。 - ［＋ステップ追加］ボタンから承認のステップを追加できます。
申請時または承認時に承認者を指定したい場合は、［都度選択］を選択してください。承認者や承認の順番が予め決まっている場合は［固定］を選択してください。
設定が完了したら、下部の［登録］ボタンをクリックします。
※承認者に指定できるのは「入力担当」以外のメンバーとなります。
- ［＋承認ルートを追加］ボタンをクリックします。
- ［新規申請］ボタンをクリックすると、承認依頼が割り当てられたメンバーへ通知が送信され、承認ワークフローが開始されます。
- 申請した支払依頼は一覧画面から確認できます。権限が入力担当の場合、自身が申請した支払依頼のみが表示されます。
承認
承認者は、下記の方法で承認依頼を確認し、承認または却下の手続きを行うことができます。
- 申請者側の手順が完了して承認フローが開始されると、割り当てられた承認者のメールアドレス宛に通知メールが届きます。
- メール本文内の［開く］ボタンをクリックし、受取請求書上で承認を依頼された請求書の内容を確認します。
または、「支払依頼」メニューの［自分の承認］でも、自分が承認担当となっている支払依頼の一覧を確認することが可能です。 - 確認内容に応じて、［却下］または［承認］のいずれかをクリックします。
- 確認画面が表示されたら、任意でコメントを記載して［承認］ボタン（手順3で［却下］を選んだ場合は［却下］ボタン）をクリックします。
※却下の場合、コメント入力が必須となります。
※却下された書類は、再申請可能です。
一括で承認する場合
- 支払依頼メニュー →［自分の承認］の一覧画面から該当する書類のチェックボックスにチェックを入れ、［一括操作］ボタン →［一括承認］をクリックします。
- 確認画面で［OK］ボタンをクリックします。
※［都度選択］が設定された申請は一括承認できません。
［固定］と［都度選択］がそれぞれ設定された申請を複数選択し、一括承認を行った場合は、［固定］が設定された申請のみ承認されます。
承認ステップが完了するのは、下記の場合となります。
それぞれのケースで、完了後の流れを説明します。
すべてのステップで申請が承認された場合
すべての承認が完了すると、申請者宛に承認通知が送付され、受取請求書上で下記操作が可能となります。
- キャビネットメニューでの電子保管
- 請求書メニューでの経理処理
また、申請者の「支払依頼」メニュー上では、承認された請求書が「承認済」一覧画面に表示されるようになります。
いずれかのステップで申請が却下された場合
申請が却下された場合、申請者宛に却下通知が送付されます。
また、申請者の「支払依頼」メニュー上では、却下された請求書が「却下」一覧画面に表示されるようになります。
書類情報画面では、却下理由の確認や再申請を行うことができます
。
再申請
-
「支払依頼」メニュー → 自分の申請 → 「却下」の一覧から該当の申請をクリックします。
※却下時の通知メールからも該当の申請を開くことができます。 -
画面右上の [再申請]ボタンをクリックします。
[ごみ箱]ボタンをクリックすると支払依頼の申請は削除されます。
なお、削除済みの申請は「却下」の一覧から履歴として閲覧可能です。
削除後の再申請は行うことができません。また、 [再申請]ボタンや[ごみ箱]ボタンは非表示となりますのでご注意ください。
- 申請内容で必要箇所の修正と、承認ルートの設定を行い「再申請」をクリックします。
次に、請求書メニューで行う経理処理についてご紹介します。
仕訳の作成
承認された請求書は［請求書］メニューの［未処理］ステータス内に表示されます。
請求書メニューへ引き継がれる項目
支払依頼メニューから請求書メニューへ引き継がれる項目は下記になります。
- 取引先
- 負担部門
- 金額
- 取引日
- 支払期日
- メモ
仕訳の編集方法は「仕訳の編集方法（freee会計）について」をご参照ください。
振込
仕訳の作成が完了した請求書は、freee会計・受取請求書インボイスどちらからでも振込データの作成が可能です。
受取請求書インボイスで振込データを作成する場合
「振込データ（FBデータ）の作成方法について」に記載の手順をご参照ください。
※支払ステータス（支払済・未支払）はfreee会計に連携されません。
freee会計で振込データを作成する場合
［取引連携］ボタンでfreee会計へ仕訳の連携が可能です。
詳しい操作方法については「仕訳を会計ソフトへ連携する方法について（freee会計）」をご覧ください。
※freee会計の支払ステータスは受取請求書に連携されません。
申請中の請求書の取り扱い
申請を行い承認が完了するまでの期間は、承認待ちの請求書に対して下記の操作が可能です。
申請の取り消し
申請後、承認ステップ開始前であれば、申請詳細画面の［取消］ボタンをクリックして申請を取り消すことが可能です。
「支払依頼」メニューでの申請状況の閲覧
申請中ステップの進行状況など、申請状況の確認を行うことができます。
「キャビネット」および「請求書」メニューでの書類情報の閲覧
申請中の請求書は、「キャビネット」および「請求書」メニュー一覧上にロックがかかった状態で表示されます。
すべての承認が完了するまで、ロックを解除することはできません。
編集などの操作は行えませんが、申請関係者以外も書類情報や申請ステップのステータスを各メニュー上で閲覧することが可能です。
承認ルートの追加方法
よく使う承認ステップは、テンプレートとして保存して使用することができます。
保存される承認テンプレートは、「承認依頼について」と共通で使用可能です。
- 「支払依頼」メニュー →［＋新規申請］ボタンをクリックします。
-
［承認ルート追加］をクリックし、承認ルート名と承認ステップを編集後、［登録］ボタンをクリックします。
承認ステップごとに［固定］か［都度選択］を選択できます。- 承認者や承認の順番が決まっている場合：固定
- 申請ごとや承認時のタイミングで承認者を決めたい場合：都度選択
- 承認ルート登録後は支払依頼の申請画面の「ルート選択」より、事前登録したルートが利用できるようになります。
※［編集］から承認ルートの編集・削除が可能です。
承認ルートの活用例
各社のさまざまな承認フローに合わせて、承認ステップ数や承認者数などの柔軟なカスタマイズを行うことができます。
活用例については、「承認ルート別の活用例について」をご参照ください。