本ページは「freee人事労務 AIシフト管理」についてのヘルプページです。freee人事労務のシフト表の作成については「シフト表を作成する」のヘルプページをご覧ください。
「シフト表」画面では、シフトの自動作成が可能です。
シフトの自動作成前に必要な操作や、自動作成後の調整等も「シフト表」画面で行います。
目次
シフトの起点日を設定する
シフトの作成を行うにあたり、シフトの起点日を設定します。
操作手順は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面で、画面右側の［▼］をクリックします。
- ［起点日の変更］をクリックします。
- 任意の日付を選択します。
-
変更内容が問題なければ［変更］をクリックします。
起点日の変更で設定した日付に合わせて以下の期間も合わせて変更されます。
- シフト表ページでの表示期間
- 希望シフト回収の対象期間
- シフトの自動作成対象期間
- 出力するCSVの対象期間
- 従業員設定の月毎の労働時間制約の期間
シフト計画を立てる
シフトの自動作成を行うにあたり、事前にシフト計画を立てます。
シフト計画を立てる方法については以下の2通りあります。
計画パターンを利用してシフト計画を立てる
事前に登録した「計画パターン」を日付ごとに割り振ってシフト計画を立てます。
計画パターンの登録方法は「計画パターンを登録する」のヘルプページをご覧ください。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面の［シフト計画］タブをクリックします。
- ［月］表示にします。
- 「計画パターン」の［未選択］のプルダウンをクリックし、登録した計画パターンの中から、該当の計画パターンを選択して1日ずつ割り振ります。
事前に登録した「計画パターン」を曜日ごとにまとめて登録することも可能です。
- 「シフト計画」画面で、画面右側の［シフト計画の一括等登録］をクリックします。
- 曜日ごとに計画パターンを指定して、［登録］をクリックします。
勤務パターンや勤務パターングループを指定してシフト計画を立てる
事前に登録した「勤務パターン」や「勤務パターングループ」を指定してシフト計画を立てます。
「勤務パターン」「勤務パターングループ」の登録方法は、「勤務パターンを登録する」のヘルプページをご覧ください。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面の［シフト計画］タブをクリックします。
- ［月］表示にします。
- 「シフト計画」の［＋追加］ボタンをクリックします。
- 「シフト計画の追加」画面が表示されますので、以下必要項目を設定します。
- 勤務パターン：プルダウンから該当の勤務パターンを指定します。
- 勤務パターングループ：プルダウンから該当の勤務パターングループを指定します。
- 勤務パターングループの詳細は「勤務パターンを登録する - 勤務パターングループとは？」のヘルプページをご参照ください。
- 条件
以下それぞれ［＋追加］ボタンをクリックして追加します。- スキルか性別を選択し必要人数を入力します。
- ［保存］ボタンをクリックします。
従業員に希望シフト提出を依頼する
「シフト表」画面のいずれかのタブの［希望シフト回収］ボタンより、表示部門・対象期間の希望シフト回収を開始することができます。
操作方法は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面で［希望シフト回収］ボタンをクリックします。
- 「希望シフト回収」画面で［提出期限］を登録し［開始］ボタンをクリックします。
対象となる従業員にメールへの通知、freee人事労務のホーム画面に「希望シフトを提出する」項目が表示されます。
各従業員が対象の［所属部門］のボタンをクリックし「希望シフト提出」画面より希望シフトを提出します。
※従業員側の操作方法について詳しくは「【従業員】希望シフトを提出する」のヘルプページをご確認ください。
-
［希望シフト］で対象従業員の提出状況を確認します。提出状況により、従業員名の欄に下記ステータスが表示されます。
- 希望シフトを提出している場合 →「提出済み」
- まだ編集を開始していない場合 →「未提出」
- 下書き保存をしていて未提出の場合 →「入力中」
※「入力中」のステータスの時点では、管理者側で希望シフトの修正などはできません。
- 提出状況を確認して問題なければ「シフト表」画面で［希望シフト回収］ボタンをクリックし［終了］をクリックします。
表示された「希望シフト回収を終了しますか？」画面で［実行］ボタンをクリックします。
終了した時点で反映された希望シフトは締め切られた状態となり、従業員は修正ができなくなります。
- 「希望シフト回収」画面から終了を行うと、再度回収状態に戻すことはできません。
- 希望シフトを回収し終わる前に終了を行ってしまった場合には、「シフト表」画面上の［希望シフト］タブより従業員の希望シフトの登録を行ってください。
モバイルから希望シフトの提出をすることができます。詳しくはモバイルのヘルプページをご覧ください。
従業員の希望シフトを確認する
「シフト表」画面の［希望シフト］タブでは、各従業員情報で設定した希望シフトが反映されています。
シフトの自動作成前に、一覧で確認します。
また、シフトをダブルクリックすると、プルダウンが表示されます。プルダウンでは、次の項目から選択が可能です。
- 終日可
- 希望休
- 申請休
- ＋直接入力
［＋直接入力］をクリックすると、「希望シフトの編集」画面が開き、直接編集することができます。
「希望シフトの編集」画面では次の項目の編集が可能です。
- 日付
- 従業員
- 希望シフト
- 終日可
- 時間指定
- 希望休
- 申請休
希望シフト表に登録されている「終日可」「時間指定」「希望休」「申請休」など、コピー&ペーストで他のセルに貼り付けできるようになり、スムーズに希望シフトを登録できます。
-
Windowsの場合
- ［ctrl］+［C］でコピー →［ctrl］+［V］で貼り付け
-
Macの場合
- ［cmd］+［C］でコピー →［cmd］+［V］で貼り付け
シフトを自動作成する
シフト計画を立て、希望シフトの確認が終えたら、シフトの自動作成を行います。
操作方法は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
-
「シフト表」画面で［自動作成］ボタンをクリックします。
期間を指定しての自動作成はできません。「月」ごとに自動作成できます。
-
「自動作成」画面が表示され、自動作成するにあたっての優先度を以下より選択します。
- 希望シフト優先
- シフト計画優先
- 労働時間制約優先
- カスタム
- カスタムを選択した場合は、各項目の優先度をご自身で設定できます。
「シフトを固定する」にチェックしたシフトは自動作成の対象外となり、自動作成後も必ず設定されたシフトが入るようになります。
「シフトを固定する」機能の詳細は「特定のシフトを固定し、自動作成や希望シフト転記の対象外にする」のヘルプページをご確認ください。
「自動作成」画面に表示されている以下の優先度の項目が、どこからの登録情報を得ているのかは下表の通りです。
項目 どこからの登録情報を得ているのか 希望シフト 「シフト表」画面の［希望シフト］タブの登録情報 シフト計画 「シフト表」画面の［シフト計画］タブの登録情報 月の労働時間上限｜上限、下限 各従業員情報で設定した登録情報 月の最大連勤日数 月の休暇日数｜上限、下限 週の労働時間｜上限、下限 週の休暇日数｜上限、下限 自動作成の際に、勤務パターンや休みの配置の順番のルールを細かく設定することもできます。
- ［＋追加］ボタンをクリックします。
-
配置制約のルールを設定します。
項目
説明
起点のシフト 任意の勤務パターンもしくは「休み」を選択します。 間隔 「翌日」もしくは「〇日以内」を選択します。 対象のシフト 任意の勤務パターンもしくは「休み」を選択します。 制約の種類 - 作成した組み合わせで自動作成の配置を行いたい場合は、「配置する」を選択します。
- 作成した組み合わせを自動作成の配置で禁止したい場合は、「配置しない」を選択します。
対象 部門全体もしくは特定の従業員を選択します。 -
［保存］をクリックすると、ルールが追加されて自動作成メニューに戻りますので、自動作成の優先度を設定します。
- ルールは4段階（厳守・高・中・低）から選択できますが、なるべくルールごとに優先度を分散させることで制約が反映されやすくなります。
- ルールの優先度は希望シフト・シフト計画・労働時間制約との優先度にも影響します。仮に全てのルールを「厳守」にしてしまうと、意図せず矛盾したルールとなり、シフト計画や他の制約に影響が出てしまう可能性があります。
- 作成したルールは無効にすることも可能です。無効に設定することで、該当のルールを考慮せずに自動作成を試すことができます。
- 作成したルールが不要になった場合は削除することも可能です。
- ルールが多いと自動作成の時間が長くなる場合があります。その場合はなるべくルールの数を減らすことをおすすめします。
よくある設定例
- 例①夜勤の翌日に休みを配置する（厳守）
- 例②遅番の翌日に早番を配置しない（高）
- 例③夜勤の4日以内に夜勤を配置しない（高）
- 例④休みの翌日に遅番を配置する（低※1）
- 例⑤休みの翌日に休みを配置する（低※2）
- 一部のルール（※1・2）については優先度「低」しか選べません。
- 起点のシフトと対象のシフトを重複させたルールは作成できません。
※よくある設定例の例④と例⑤は同時に作成できません。
- ［実行］ボタンをクリックします。
シフトの自動作成後の調整を行う
シフトを自動作成後は、「シフト表」画面の「内訳」項目を見ながら、手動で人数の調整を行います。
- 「シフト表」画面の［シフト］タブを開きます。
-
表内の「内訳」を確認して、調整します。
- シフト計画と人数が同じ場合はグレー色背景で表示されます。
- シフト計画に対して人数が多い場合は黄色背景で表示されます。
- シフト計画に対して人数が少ない場合は赤色背景で表示されます。
【シフト計画に対して人数が多い場合】
- 超過している勤務パターンに該当する従業員の［勤務予定］をダブルクリックします。
- プルダウンの一覧から［休み］をクリックします。
【シフト計画に対して人数が少ない場合】
- 勤務させる従業員の［休］をクリックします。
- プルダウンの一覧から、不足している 「勤務パターン」の選択、または［＋直接入力］を選択し、時間を設定し保存します。
シフト表に登録されている「勤務パターン」「時間指定のシフト」「休み」「申請休」など
コピー&ペーストで他のセルに貼り付けできるようになり、スムーズにシフトを登録できます。
-
Windowsの場合
- ［ctrl］+［C］でコピー →［ctrl］+［V］で貼り付け
-
Macの場合
- ［cmd］+［C］でコピー →［cmd］+［V］で貼り付け
なお、シフト表の日付をクリックすると、日ごとの時間帯ベースで調整することも可能です。
「シフト表」画面で、画面右側の［▼］をクリックし、表示されたプルダウンの［表示設定］ から、表示するシフト表上に表示する集計項目の表示順、表示/非表示を設定することができます。
※「スキル」「勤務パターン」上で非表示になっている場合、表示設定画面には表示されません。
「シフト表」画面から［集計］［日毎］をクリックすると、期間集計と日毎集計を表示/非表示の切り替えを行うことができます。
また、「シフト表」画面にある「希望シフトを表示する」「勤務パターンの勤務時間を表示する」のチェックボックスをクリックすると、「希望シフト」と「勤務パターンの勤務時間」がそれぞれシフト表に表示されます。
「シフトを固定する」機能の詳細は「特定のシフトを固定し、自動作成や希望シフト転記の対象外にする」のヘルプページをご確認ください。
シフト表・勤怠連携用の出力を行う
シフト表および勤怠連携用のCSV出力が可能です。
操作手順は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面で、画面右側の［▼］をクリックします。
- ［シフト表CSV出力］または［勤怠連携用CSV出力］をクリックします。
勤怠連携用のCSV出力について
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勤務パターンコード設定がある場合
- 勤務パターンコードが出力されます。
- freee人事労務の勤務パターンにも同一の勤務パターンコードが設定されている必要があります。
-
勤務パターンコードの設定がない場合
- 時刻情報が出力されます。
- freee人事労務の勤務パターン設定がなくても時刻情報としてインポートが可能です。
freee人事労務の勤務パターンの設定方法については「勤務パターンを作成する」のヘルプページをご覧ください。