本ページは「freee人事労務 AIシフト管理」についてのヘルプページです。freee人事労務のシフト表の作成については「シフト表を作成する」のヘルプページをご覧ください。
「シフト表」画面では、シフトの自動作成が可能です。
シフトの自動作成前に必要な操作や、自動作成後の調整等も「シフト表」画面で行います。
目次
シフト計画を立てる
シフトの自動作成を行うにあたり、事前にシフト計画を立てます。
シフト計画を立てる方法については以下の2通りあります。
計画パターンを利用してシフト計画を立てる
事前に登録した「計画パターン」を日付ごとに割り振ってシフト計画を立てます。
計画パターンの登録方法は「計画パターンを登録する」のヘルプページをご覧ください。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面の［シフト計画］タブをクリックします。
- ［月］表示にします。
- 「計画パターン」の［未選択］のプルダウンをクリックし、登録した計画パターンの中から、該当の計画パターンを選択して1日ずつ割り振ります。
勤務パターンを指定してシフト計画を立てる
事前に登録した「勤務パターン」を指定してシフト計画を立てます。
「勤務パターン」の登録方法は、「勤務パターンを登録する」のヘルプページをご覧ください。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面の［シフト計画］タブをクリックします。
- ［月］表示にします。
- 「シフト計画」の［＋追加］ボタンをクリックします。
- 「シフト計画の編集」画面が表示されますので、以下必要項目を設定します。
- 勤務パターン：プルダウンから該当の勤務パターンを指定します。
- 必要人数
- 条件
以下それぞれ［＋追加］ボタンをクリックして追加します。
- スキル
- 従業員属性：性別かつ人数を選択します。
- ［保存］ボタンをクリックします。
従業員に希望シフト提出を依頼する
「シフト表」画面のいずれかのタブの［希望シフト回収］ボタンより、表示部門・対象期間の希望シフト回収を開始することができます。
操作方法は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面で［希望シフト回収］ボタンをクリックします。
- 「希望シフト回収」画面で［提出期限］を登録し［開始］ボタンをクリックします。
対象となる従業員にメールへの通知、freee人事労務のホーム画面に「希望シフトを提出する」項目が表示されます。
各従業員が対象の［所属部門］のボタンをクリックし「希望シフト提出」画面より希望シフトを提出します。
※従業員側の操作方法について詳しくは「【従業員】希望シフトを提出する」のヘルプページをご確認ください。 - 「希望シフト回収」画面上で対象従業員の提出状況を確認します。
提出状況を確認して問題なければ［反映］をクリックします。 - 表示された「希望シフト回収を終了しますか？」画面で［実行］ボタンをクリックします。
「シフト表」画面の［希望シフト］タブ上に、従業員から回収された希望シフトが反映されます。
- 「希望シフト回収」画面から反映を行うと、再度回収状態に戻すことはできません。
- 希望シフトを回収し終わる前に反映の実行を行ってしまった場合には、「シフト表」画面上の［希望シフト］タブより従業員の希望シフトの登録を行ってください。
従業員の希望シフトを確認する
「シフト表」画面の［希望シフト］タブでは、各従業員情報で設定した希望シフトが反映されています。
シフトの自動作成前に、一覧で確認します。
また、シフトをクリックすると、「希望シフトの編集」画面が開き、直接編集することができます。
「希望シフトの編集」画面では次の項目の編集が可能です。
- 日付
- 従業員
- 希望シフト
- 終日可
- 時間指定
- 希望休
- 申請休
シフトを自動作成する
シフト計画を立て、希望シフトの確認が終えたら、シフトの自動作成を行います。
操作方法は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面で［自動作成］ボタンをクリックします。
期間を指定しての自動作成はできません。「月」ごとに自動作成できます。
- 「自動作成」画面が表示され、自動作成するにあたっての優先度を以下より選択します。
- 均等
- 希望シフト優先
- シフト計画優先
- 労働時間制約優先
- カスタム
- カスタムを選択した場合は、各項目の優先度をご自身で設定できます。
「自動作成」画面に表示されている以下の優先度の項目が、どこからの登録情報を得ているのかは下表の通りです。
項目 どこからの登録情報を得ているのか 希望シフト 「シフト表」画面の［希望シフト］タブの登録情報 シフト計画 「シフト表」画面の［シフト計画］タブの登録情報 月の労働時間上限 各従業員情報で設定した登録情報 月の最大連勤日数 月の最低休暇日数 週の労働時間上限 - ［実行］ボタンをクリックします。
シフトの自動作成後の調整を行う
シフトを自動作成後は、「シフト表」画面の「内訳」項目を見ながら、手動で人数の調整を行います。
- 「シフト表」画面の［シフト］タブを開きます。
- 表内の「内訳」を確認して、調整します。
- シフト計画に対して人数が多い場合は「＋」で表示されます。
- シフト計画に対して人数が少ない場合は「−」で表示されます。
【シフト計画に対して人数が多い場合】
- 「内訳」に表示されている勤務パターンに該当する従業員の［勤務予定］をクリックします。
- 「シフトの編集」画面で［休み］をクリックします。
【シフト計画に対して人数が少ない場合】
- 勤務させる従業員の［休］をクリックします。
- 「シフトの編集」画面で［勤務予定］に変更し、「内訳」に表示されている「勤務パターン」の選択、または「時間指定」にチェックを入れ、時間を設定します。
- シフト計画通りに調整すると、表内の「配置/計画」が同じ値、かつ「内訳」内の表示がなくなります。
なお、シフト表の日付をクリックすると、日ごとの時間帯ベースで調整することも可能です。
シフト表・勤怠連携用の出力を行う
シフト表および勤怠連携用のCSV出力が可能です。
操作手順は次の通りです。
- ［AIシフト］メニュー →［シフト表］をクリックします。
- 「シフト表」画面で、画面右側の［▼］をクリックします。
- ［シフト表CSV出力］または［勤怠連携用CSV出力］をクリックします。