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本ページでは、Web共有リンクまたは帳票共有ポータルで送付した帳票が、一定期間ダウンロード（閲覧）されていない場合に、自動でリマインドメールを送信する機能の設定方法について説明します。
目次
機能の概要
送付した帳票を受領者がダウンロードしていない状態の場合、設定したタイミングでシステムが自動的にメールでリマインドを送付します。送付時刻は設定条件を満たした日の午前9:00頃に順次送付されます（送付時刻は若干前後する可能性がございます）。
-
対象となる送付手段 ：
- メール送付（Web共有リンク）
- 帳票共有ポータル
- 以下の送付方法はリマインドの対象外となります。
- PDFダウンロード
- 郵送代行
- 共有リンクをコピーして外部のメールソフト・チャットアプリ等で送付する等の場合
-
リマインドの起点：
最新帳票の送付日を起点として、設定した日数後に送付されます。
例：4/1に初回の帳票を送付し, 同じ帳票を取り消さずに訂正の上で4/4に送付したとします。
5日後にリマインドする設定をした場合は、4/9に送付されます。 -
自動停止：
受領者が帳票をダウンロードした時点で、以降のリマインドは停止します。
設定を有効にした「日」以降に送付した帳票が対象です。「送付する」に変更して保存すると、「リマインドを有効にした日」に設定が完了した日付が記入され、その日以降に送付した帳票に大してリマインドが送付されます（※時刻の前後は考慮されません）。
- 3/31 12:00に設定を有効化し、3/30 10:00、および3/31の10:00に請求書が送付されていたとする
- 3/30以前の請求書にはリマインドは送付されない
- 3/31 10:00に送付された請求書には、有効化した日「以降」のため、リマインドが送付される
- リマインドを1日後としている場合、4/1 9:00頃にリマインドが送付される
上記例の通り、設定日より前に送付済みの帳票にはリマインドされない旨ご留意ください。
リマインド機能を設定・有効化する
リマインド機能は「ダウンロードリマインド設定」権限を持つユーザーのみ設定可能です。
権限付与の方法については、「メンバーの招待方法と権限管理」をご参照ください。
- freee請求書の ［その他設定］ メニュー → ［リマインドメール設定］ を開きます。
- 「帳票をダウンロードしていない方へのリマインドメール」を［送付する］に切り替えます。
- 「リマインドする帳票種別」にて、リマインドメールを送る帳票種別にチェックを入れます。
- リマインドメール送付完了の通知を自社で受け取りたい場合は、「リマインドが完了したことを通知する事業所メンバー（任意）」から自社メンバーを追加してください。
自社メンバーは「freee請求書のユーザー」から選択可能です。 -
「リマインドするタイミング」にて、初回送付日から数えて何日後に送るか数値を入力します。
複数のタイミングで送りたい場合は、［追加］から日数を追加します。休日の取り扱い
本機能は営業日ではなく、休日・祝日を含めたカレンダー日付で日数を計測します。
例：
- 2026/4/27（月）に帳票を送付する
- リマインドを5日と設定する
- 2026/5/2（土）にリマインドメールは送付される
- 「リマインドメールの送付先設定」から 「CCにもリマインドメールを送付する」 の有無を選択します。
CCに自社ユーザーを設定しており、あえてリマインドメールを送付したくない場合等、チェックを外すことで送付しないことも可能です。 -
「リマインドメールの件名と本文」でリマインドメールのメールタイトルや本文を変更することが可能です。詳細は「リマインドメールのテンプレートの変数」のセクションをご参照ください。
保存前に［プレビュー］から取引先に送付されるメールのイメージを確認することができます。
- すべての設定が完了したら ［保存］ ボタンをクリックしてください。
リマインドメールのテンプレートの変数
上記の通り、「リマインドメールの件名と本文」から受領者に届くメールの内容を編集することができます。
また、必要に応じて、［自動入力項目を挿入］から帳票名などの変数を挿入し、自動でリマインドしたい帳票種別等に合わせた内容にすることも可能です。
例：
- 件名：【再送】${帳票名}のご確認のお願い
- 本文：先日お送りした${帳票名}の確認が取れておりません。下記よりご確認をお願いいたします。
取引先名の変数には、取引先マスタの値が利用されますが、異なる送付先を設定している場合にはそちらの値が利用されます。
挙動の詳細については以下のヘルプをご参照ください。
帳票共有ポータルの共有先はメールアドレスのみの登録となり、担当者名が登録されません。そのため取引先担当者の帳票共有ポータルで送る場合には、取引先担当者名の変数は空になります。送付方法に帳票共有ポータルが含まれる場合にはご留意の上ご利用ください。
自動送信の仕様を確認する
リマインド対象
いずれの送付方法についても、最新送付のみがリマインド対象となります。
最新の送付がどれかは、送付履歴を参照ください。
| 対象送付方法 | 仕様 |
|---|---|
| メール（Web共有） |
帳票送付時のTo全員に送付されます。 送付後に取引先マスタの登録アドレスを変更しても、帳票を送付したユーザーのアドレスにリマインドは送られます。 |
| 帳票共有ポータル |
帳票共有ポータルの共有対象として登録しているユーザーのアドレスに送付されます リマインド送付時点で登録している共有先のログインメールアドレスに送付されますので、担当者の異動や退職等に伴いユーザーが変更された場合は、最新のユーザーに送付される点ご留意ください。 |
| メール（Web共有）・帳票共有ポータルの両方 |
帳票共有ポータルのユーザーにのみリマインドメールが送付されます。 メールのユーザーにはリマインドメールが送付されませんのでご留意ください。 |
| リマインド完了通知 |
送付完了後、登録した自社の事業所メンバー宛に完了通知メールが届きます。 その日に1件もリマインド送付（成功・失敗含む）がなかった場合、完了通知メールは届きません 。 |
取引先に異なる送付先を設定している場合は、リマインドや帳票共有ポータルの送付先も異なる送付先になります。
送付先については以下のヘルプをご参照ください。
送付失敗時の挙動
何らかの理由でリマインドメールの送付に失敗した場合、システムによる自動再送は行われません 。
送付に失敗した帳票は、事業所ユーザー宛の「完了通知メール」にリストアップされますので、必要に応じて手動での連絡を行う等の対応をご検討ください。
リマインドの停止条件を確認する
リマインドが停止される条件
以下のいずれかの条件を満たした場合、以降の送付は行われません。
- 受領者が帳票をダウンロードした場合
- 設定した全ての送付タイミング（回数）を消化した場合
- リマインド設定を［無効］に変更した場合
- ToまたはCCに複数人を追加して送付し、そのうちの誰か一人でもダウンロードした場合
設定を無効にする場合
- 一度リマインド設定を [送付しない] にすると、過去に送付した帳票分のリマインドもすべて停止されます。
- 取引先単位での設定は出来かねますので、特定の取引先への送付を止めるために本設定を無効にすると、全取引先に大してリマインドが送付されなくなります。
「送付する」のまま、設定を変更する場合の動作を確認する
有効な（「送付する」の）設定を変更する場合、リマインドは停止されずに変更が適用されます。
例：
テンプレートを修正した場合には、送付されるリマインドメールのタイトルや本文が変更後の内容になります。
また、過去送付の帳票に対しても変更が適用されますのでご注意ください。
例：
請求書のみ選択 → 請求書・見積書を選択と変更すると、見積書に対してもリマインド条件が適用されるようになります。
そのため、下図のような状況の場合、見積書のリマインドをONにした時点よりも過去に送付した見積書に対してリマインドメールが送付されます。
ただし、リマインドのタイミングの変更は、実現可能なもののみが変更として適用されます。
例：
- リマインドするタイミングに新しく10日後に送付する条件を追加する
- まだ帳票送付後10日経過していない帳票については、送付日後10日経過したらリマインドメールが送付されます。
- 既に送付後10日が経過している帳票についてはリマインドメールは送付されません。
「送付する」の状態で、他の項目を変更しても「リマインドを有効にした日」は変更されません。
「送付しない」→「送付する」に変更した場合のみ、当日の日付が設定されます。
リマインド送付の課金有無について
従量課金（CSVインポート、PDFインポートβ等）の対象の帳票であってもリマインドの送付には課金は発生いたしません。