本ページでは、freeeサイン for Salesforceで利用できる機能について説明します。
目次
①操作イメージ
下記の動画リンクより、「freeeサイン for Salesforce」を使用した文書作成の流れを確認できます。
②利用できる機能
機能の利用可否について
各項目の利用可否は、以下の記号を用いて説明します。
【記号の説明】※備考欄に注釈記号がある場合は各注釈の内容をご確認ください。
| 記号 | 説明 |
|---|---|
| ○ | 利用できます。 |
| - | 利用できません。 |
2-1. 文書の種類
| 文書の種類 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 入力を伴う署名・合意文書 | ○ | 「テンプレートから作成」を利用します。※1 |
| 入力を伴わない署名・合意文書 | ○ | 「ファイルから作成」を利用します。※1※2※3 |
| 配付文書 | - | - |
※1：対面契約は利用できません。詳細は本ページの「2-2. 締結の種類」の項目をご参照ください。
※2：アップロードできるファイルは1ファイルまで（容量4MBまで）です。
※3：文書作成元オブジェクトの関連リスト「添付ファイル」に保存されているファイルも流用できます。
2-2. 締結の種類
freeeサイン for Salesforceで対応する電子契約の送信方法です。
| 締結の種類 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| メールアドレス | ○ | メールで送信する方法です。 |
| SMS送信 | - | SMSショートメッセージで送信する方法です。 |
| URLを発行 | - | 署名用のURLを発行し、発行したURLをSNSなどで通知する方法です。 |
| 対面契約 | - | 契約者と同席して、送信者側の端末を利用して署名・合意をする署名方法です。 |
2-3. 署名方法
| 署名方法 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 電子サイン | ○ | ご利用プランの送信無料枠に関係せず、無制限で送信できます。※ |
| 電子署名 | - | - |
※Salesforceから送信した文書が対象です。
2-4. 入力項目
freeeサインでは、文書ごとに「自分（送信者側）が入力する項目」と「相手（受領者）が入力する項目」を設定できます。これらを「入力項目」と呼びます。
入力項目には利用用途に応じてタイプがあります。
freeeサイン for Salesforceで利用できる入力タイプと仕様については、以下の表の通りです。
| タイプ | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| テキスト | 〇 | PDFテンプレート使用時は184文字が上限です。※1※2 |
| 数値 | 〇 |
整数で入力します。 電話番号など、0から始まる番号を入力したい場合は、テキストタイプをご利用ください。 |
| 日付 | 〇 | - |
| プルダウン | 〇 | 1つのリストに登録する文字数は184文字以下にしてください。 |
| チェックボックス | 〇 | 受領者側にのみ設定できます。※3 |
| デジタル手書きサイン | - | - |
| 印鑑 | 〇 | テキストで入力します。 「マイ印鑑」は利用できません。 |
※1: 184文字を超える内容を入力する場合は、Wordテンプレートの利用が必要です。
※2：Wordテンプレートを利用するには、GoogleDriveの連携が必要です。連携方法については、「Google Drive連携する」のヘルプページをご覧ください。
※3：自分（送信者側）の入力項目に設定すると文書送信ができません。誤って設定した場合は、freeeサインのテンプレートから入力項目を削除し、FSテンプレートを再度取り込む必要があります。
2-5. 文書作成・送信
文書の作成と送信の設定に関する説明です。
| 項目 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 三者間契約 | ○ | 署名合意を同時に行う設定は利用できません。 |
| 一括作成 | ○ |
同一オブジェクトからFS契約を一括作成できます。 1回の操作で作成できるレコードの上限は30件です。 |
| 一括送信 | ○ | 1回の操作で送信できるレコードの上限は30件です。 |
| 文書のパスワード | ○ | 送信時にSalesforce上で設定します。※1 |
| 電話番号確認 | ○ | 送信時にSalesforce上で設定します。※1 |
| 送信時添付ファイル | ○ | ※1※3 |
| 受領者添付ファイル | ○ | - |
| 本人確認書類の必須化 | ○ | ※1※2※5※6 |
| 送信メッセージ | ○ | 送信前にSalesforce上で設定します。 入力できる文字数の上限は255文字です。※3 |
| 署名依頼の転送（複数承認） | ○ | 送信時にSalesforce上で設定します。※1※4 |
| CC送信 | ○ | - |
| 有効期限設定 | ○ | 初期値を設定できます。 初期値から変更でき、FS契約レコードで設定した有効期限が適用されます。 |
| 有効期限のリマインド | ○ | freeeサインから自動リマインドメールが送信されます。※2※4 |
| メールの言語設定 | - | 日本語のみに設定されます。 |
| ワークフロー | - | Salesforceのフロービルダー機能をご利用ください。 設定方法については、Salesforce社へお問い合わせください。 |
※1：「FS契約フロー」の自動送信を利用する場合は本設定は利用できません。
FS契約フローの詳細については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8.FS契約フローパッケージのインストール方法」のヘルプページをご覧ください。
※2：freeeサイン for Salesforceでは必ずリマインド通知されます。freeeサインのテンプレート設定の内容は反映されません。
※3：「FSテンプレート」オブジェクトのレコードに登録することで設定できます。
※4：受領者は1回以上の転送を必須とする「強制する」で送信されます。
この設定を行った場合、受領者が署名する際の操作については、「署名依頼の転送設定をする（複数承認） - 受領者（転送者）の操作」のヘルプページの手順③「強制するを選択した場合」をご覧ください。
※5：本人確認書類を添付してもらいたい場合は、「送信メッセージ」に入力して受領者に通知します。
※6：受領者が添付した本人確認書類（添付ファイル）は、自動でSalesforceにアップロードされません。「要確認」ステータス以降に「添付ファイル取得」をクリックして取得します。
2-6. 文書締の承認操作（締結・差し戻し・却下）
文書の承認操作に関する説明です。
| 項目 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 差し戻し | 〇 | 受領者が入力した内容に不備があり、受領者に差し戻して再度署名・合意依頼を行えます。※1 |
| 締結 | 〇 | ※2 |
| 却下 | 〇 | - |
| メッセージ | 〇 | 締結・却下・差し戻し時に受領者に通知するメッセージです。 入力できる上限は255文字。改行できます。※2※3 |
| 受領者が入力した内容の確認 | 〇 | 文書取得を実施して、FS契約関連ファイルにアップロードされた文書ファイル（PDF）で確認します。※4※5 |
| コメント履歴 | ○ | Salesforce上には表示されません。※4※5 |
※1：freeeSignパッケージのバージョンv3.84.4以上で利用できます。
※2：締結時にメッセージを設定する場合は、締結を実行する前にレコードの「締結メッセージ」項目を編集して保存します。差し戻しや却下とは異なり、締結を実行する際にはメッセージ入力画面は表示されません。
※3：差し戻し時のメッセージは、freeeSignパッケージのバージョンv3.84.4以上で利用できます。
※4：FS契約レコードの「リンク」項目のURLからfreeeサインの文書詳細ページへ遷移してご確認ください。詳細は「freeeサイン for Salesforce 基本操作-承認操作（締結・差し戻し・却下）」のヘルプページをご覧ください。
※5：「リンク」項目から文書詳細ページに遷移するには、シングルサインオン（SSO）の設定が必要です。設定方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-4.シングルサインオン(SSO)設定を行う」のヘルプページをご覧ください。
2-7. 文書の管理機能
| 項目 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 文書の非表示（削除） | ○ | 「確認待ち」「要確認」ステータスのレコードは削除できません。 |
| 文書の複製 | - | - |
| フォルダ作成・削除 | ○ |
freeeサインで設定します。 フォルダを作成すると、FS契約を作成する際にfreeeサイン側の保存先フォルダとして選択できます。 |
| 閲覧権限 | 〇 |
freeeサインで設定します。 Salesforceのレコードの表示をユーザーに応じて制限したい場合は、別途Salesforce側での設定が必要です。※ |
| 関連ファイルアップロード | ○ |
添付ファイルとは異なり、関連付けるファイルをアップロードして紐づける機能です。 「FS契約関連ファイル」コンポーネントにアップロードします。 |
| 文書保管アップロード | ○ | 「締結済ファイルをアップロード」を利用します。アップロードできるファイル容量は、1レコードにつき4MBです。 |
| 文書一覧ダウンロード（CSV） | - | freeeサイン上に作成された文書の一覧をダウンロードするには、freeeサインにログインして操作します。 |
| 関連契約紐付け機能 | ○ | 同一のレコードから複数のFS契約を作成した際に、作成元のレコードに関連付けます。 |
| レポート | ○ | freeeSignパッケージのライセンスが付与されているユーザーのみ作成・閲覧できます。 |
※設定方法については、Salesforce社へお問い合わせください。
2-8. API・セキュリティ
| 項目 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| API・Webhookの利用 | ○ | freeeサイン for SalesforceはfreeeサインAPIを利用しています。 |
| SSO認証（シングルサインオン） | ○ |
SAML2.0の認証を利用します。 freeeアカウントのログインにSAMLログインを強制するには、別途freeeの対象サービスとSAML設定オプションのお申込みが必要です。 |
| IPアドレス制限（freeeサイン） | ○ | - |
| IPアドレス制限（Salesforce） | ○ | 機能の詳細や設定方法については、Salesforce社へご確認ください。 |
③テンプレートの設定項目とSalesforceへの反映範囲
freeeサイン for Salesforceで利用するテンプレートについて、利用できることと、注意点について説明します。
freeeサイン for Salesforceではfreeeサインに登録したテンプレートを利用しますが、テンプレートで設定した内容の一部がSalesforceに反映されないため、Salesforceでの操作時に改めて設定が必要になる場合があります。
また、一部の機能においてはfreeeサイン for Salesforceでは利用できない設定や機能があります。
詳細は以下の表の通りです。
テンプレート作成時に本ページの説明内容を確認し、freeeサイン for Salesforce向けのテンプレートを作成することで、利用者が円滑に操作できるようになります。
3-1. テンプレートの対応状況と留意事項
| テンプレートの種類 | 利用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| PDFテンプレート | ○ | アップロードする容量の目安：5.5MB以下（1ファイルあたり）※1※2 |
| Wordテンプレート | ○ | アップロードする容量の目安：5.5MB以下（1ファイルあたり）※1※2※3※4 |
※1：freeeサインに登録できるテンプレート数は無制限です。
※2：Salesforceに取り込めるテンプレートの数は、Salesforce組織のディスクの空き容量に準じます。
※3：ユーザーごとに利用できるテンプレートを制限するには、freeeサインで閲覧権限の設定が必要です。設定方法については、以下のヘルプページをご覧ください。
閲覧権限を設定している場合も、テンプレートと保存先フォルダは一覧に表示されます。FS契約の作成・送信・承認操作を実行するには、操作ユーザーが選択するテンプレートと保存先フォルダの両方に閲覧権限がある必要があります。
※4：Wordテンプレートを利用するには、freeeサインでGoogleDriveの連携が必要です。連携方法については、「Google Drive連携する」のヘルプページをご覧ください。
3-2. テンプレート設定メニューに応じたSalesforceへの反映
freeeサインでテンプレートを作成する際に表示される各設定メニューの内容のうち、Salesforceでの利用可否と、設定が反映される項目と反映されない項目について説明します。
【基本情報の設定】
| 文書の種類と人数設定 | 利用可否 |
Salesforceへの 反映 |
備考 |
|---|---|---|---|
| 署名合意文書 | 〇 | 〇 | - |
| 配付文書 | - | - | - |
| 受領者側の人数 | 〇 | 〇 | freeeサイン for Salesforceでは、5名（6者間契約）まで対応します。 |
【送信設定 - 締結の種類】
文書を送信する際のオプション設定です。
| 締結の種類 | 利用可否 |
Salesforceへの 反映 |
備考 |
|---|---|---|---|
| メールアドレス | 〇 | 〇 | メールで送信する機能 |
| SMS | - | - | 電話番号（SMS・ショートメッセージ）で送信する機能 ※ |
| URLを発行 | - | - | 受領者のメールアドレスがわからない場合に、署名・合意用のURLを発行してチャットツールなどで共有し、受領者自身に署名合意依頼の送信先メールアドレスを設定する機能 ※ |
| 対面契約 | - | - | 受領者の端末は不要で、送信者と受領者が同じ場所に集まり、その場で文書に署名する方法 ※ |
※freeeサイン for Salesforceでは利用できません。選択した際も「メールアドレス」で設定されます。
| 署名方法 | 利用可否 |
Salesforceへの 反映 |
備考 |
|---|---|---|---|
| 電子サイン | 〇 | 〇 | - |
| 電子署名 | - | - | freeeサイン for Salesforceでは利用できません。選択した際も電子サインで送信されます。 |
【送信設定 - 送り先】
機能を利用するには、Salesforce上で文書作成または送信の操作時に設定する必要があります。
詳細は以下の表の通りです。
|
送り先 署名者2～5の設定 |
利用可否 |
Salesforceへの 反映 |
備考 |
|---|---|---|---|
| メールの言語 | - | - | 日本語以外を選択しても、日本語で設定されます。 |
| 受領者側の電話番号確認を必須にする | 〇 | - | Salesforceで［送信］ボタンをクリック後に設定できます。 |
| 本人確認書類の添付を必須にする | 〇 | - | |
| 受領者による署名依頼の転送 | 〇 | - | 同上 署名依頼は強制的に転送されます。 |
【送信設定 - その他】
| その他 | 設定可否 |
Salesforceへの 反映 |
備考 |
|---|---|---|---|
| CC | 〇 | - |
FS契約レコードで設定します。 初期値の設定は行えません。※1※2 |
| メッセージ | 〇 | - |
FS契約レコードで設定します。 送信時メッセージのみ、SalesforceのFSテンプレートレコードで初期値の設定をできます。 |
| 有効期限 | 〇 | - | |
| 有効期限をリマインドする | 〇 | - | freeeサイン for Salesforceで送信した文書は、必ずリマインド通知されます。 |
| 署名と合意を同時に行う | - | - | 相手方人数を2名以上で設定した場合にのみ表示されます。 |
| 添付ファイル | 〇 | - |
受領者に送信する添付ファイルです。 SalesforceのFSテンプレートレコードで添付するファイルを登録できます。 |
※1：5名まで設定できます。
※2：CCには送信者、受領者を含め同じメールアドレスは設定できません。freeeサインのCC機能に関する詳細は「CC機能とは」のヘルプページをご覧ください。