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登録した従業員の情報は、後からいつでも変更できます。
住所や給与振込先が変わったり、退職した従業員が出た場合は、「従業員」メニューから情報を変更しましょう。
目次
従業員情報の編集を始める方法は、以下の章をご覧ください。
各項目についての詳細は、以下の章をご覧ください。
- 従業員の退職・削除
- 従業員の退職日の登録
- 間違えて登録した従業員の削除 - 従業員アカウント情報
- 従業員自身に勤怠や個人情報を入力してもらうためのアカウント - 本人情報
- 入社日・個人情報・給与形態・勤務時間など - 扶養親族等の情報
- 配偶者・扶養親族 - 基本給と割増賃金
- 割増賃金の割増率（基本的には自動計算） - 手当
- 各種手当 - 控除
- 各種控除 - 税
- 所得税（扶養親族など）・住民税 - 社会保険
- 健康保険・厚生年金保険・雇用保険 - 通勤
- 通勤区間、通勤手当 - 通勤手当（3・6ヶ月）の払い戻し
- 期限内定期の払い戻し - 振込先口座
- 給与の振込先
従業員情報の編集画面を開く
1 . [従業員]メニューにて、従業員情報を変更したい月を選択します。
2 . 従業員一覧から、情報を編集したい従業員の行をクリックします。
※従業員一覧は、[∧][∨]ボタンを押すことで従業員番号・氏名・入社日でソート(並び替え)をすることもできます。
3 . 各欄の［編集］をクリックすることで、情報を編集できます。
編集画面では、以下のように編集する項目ごとに、[本人情報]タブ、[給与情報]タブ、[カスタム項目]タブ(ビジネスプランのみ適用)で分かれています。
4 . 情報を編集したら、欄ごとに（他の欄の編集を始める前に）［保存］ボタンをクリックします。
従業員の退職・削除
従業員情報の編集画面の右上にある［その他の操作］から、従業員の退職ができます。
- ［退職］：従業員が退職した場合に、退職日を登録します。（詳しくはこちら）
従業員を間違えて登録してしまった場合は、従業員情報の編集画面の最下部にある［従業員を削除する］リンクをクリックします。
従業員アカウント情報
従業員に与えられているアカウントの状態が表示されています。
まだ従業員がアカウントを持っていない場合は、［招待する］から従業員のアドレスに招待メールを送信できます。
※ 従業員の招待についてはこちら
※ 招待された従業員側の操作についてはこちら
従業員がログインしてアカウントを取得すると、そのメールアドレスが表示され、ステータスも「登録済み」に変わります。
アカウントの登録を解除したい場合は［アカウント招待解除］をクリックします。
本人情報
従業員本人の基本情報を編集できます。
編集できる情報は以下の通りです。
- 姓名・姓名カナ
- 人事労務freeeでの表示名：
出力書類に使用される姓名とは別に、人事労務freee上での表示名を指定したい場合に入力します。
- 入社日：
従業員はこの日付以降の画面に表示されます。 - 従業員番号（従業員自身は編集不可）
- 締め日・支払日（従業員自身は編集不可）：
締め日支払い日グループを確認できます。
この従業員の給与明細が1つでも確定されている場合、グループを変更することはできません。 - 生年月日
- 性別
- 寡夫/寡婦：
12月31日の時点で、配偶者と離別・死別しており、その後再婚しておらず、さらに養っている家族がいて、年間所得が500万円以下である場合は、該当するものを選択します。
（詳しくはこちら：寡夫/寡婦） - 障害：
障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。重度の障害者と認定されている場合は「特別障害者」を選択します。
（詳しくはこちら） - 勤労学生：
給与を得ている学生のうち、給与の額面上の金額が年間130万円以下であり、給与以外の所得が10万円以下の場合はチェックを入れます。
（詳しくはこちら） - 雇用形態（従業員自身は編集不可）：
「役員」にすると、給与明細確定時に会計freeeに作成される取引の勘定科目が「役員報酬」になります。
（会計freeeと人事労務freeeを併用している場合） - 肩書き（従業員自身は編集不可）：
任意で肩書き名を記入します。
- 住民票住所・現住所：
住民票住所と現住所が同一の場合は「住民票住所と同じ」にチェックを入れます。
労働者名簿や年末調整等には住民票住所が反映されます。 - 電話番号
- メールアドレス：
連絡先のメールアドレスをメモする欄です。招待用アドレスとは別のアドレスがあれば記入します。 - 基礎年金番号：
年金手帳や基礎年金番号通知書に記載されている番号を記入します。
（詳しくはこちら）
扶養親族等の情報
年末調整などに使用する情報として、配偶者・扶養親族の情報を編集できます。
［扶養親族を追加する］をクリックすることで親族を追加できます。
ここでは、こちらの国税庁サイトに記載されている条件に該当する配偶者・親族を記入します。
編集できる情報は以下の通りです。
- 姓名
- 続柄：
従業員本人から見たその親族の関係を入力します。（例：従業員の娘なら「子」を選択） - 生年月日
- 所得：
年間の収入の見込額から必要経費等を差し引いた所得を入力します。
収入源が給与のみの方の場合は、見込額から65万円を差し引けば所得金額になります。
配偶者の所得についてはこちらのヘルプページをご覧ください。 - 障害：
親族の方が障害者または特定障害者かどうかを選択します。
障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。 - 同居・別居：
従業員本人と同居しているか、別居の場合は国内と国外のどちらに住んでいるかを選択します。
扶養親族等を追加したら、「税」欄の「扶養親族等の数」も忘れずに更新するようにします。（詳しくはこちら）
基本給と割増賃金
基本給と割増賃金の計算方法を編集できます。（従業員自身は編集不可）
編集できる情報は以下の通りです。
- 給与形態：
月給・時給・日給の中から給与方式を選択します。
※2019年4月予定のリリースにより「月末締め・当月25日払い」等、締日より早い支払い日の従業員については時給・日給の設定はできなくなります（以前に設定されていた従業員はそのまま使用可能）。 - 基本給：
選択した給与方式に応じて、1ヶ月・1時間・1日あたりの基本給を入力します。 - 適用している勤務・賃金設定の勤務時間設定：
勤務・賃金設定で定めた所定勤務時間と一ヶ月の平均所定労働日数、それに伴う1時間あたりの賃金を決めます。設定のままで良い場合は、チェックを入れたままにします。（チェックを外した場合は、後述の手順で個別に設定します） - 適用している勤務・賃金設定の勤怠設定：
勤務・賃金設定で定めた勤怠設定を使用する場合は、チェックを入れたままにします。 - 勤怠控除の自動計算：
「適用している勤務・賃金設定の勤怠設定」のチェックを外すと出現します。
欠勤控除・遅刻早退控除を自動で計算する場合は、チェックを入れたままにします。 - 遅刻早退を自動で記録：
月給者または日給者で「適用している勤務・賃金設定の勤怠設定」のチェックを外すと出現します。
勤怠入力時に自動で遅刻早退を記録したい場合は、チェックを入れたままにします。 - 割増賃金の自動計算：
割増賃金設定をもとに自動で割増賃金を計算する場合は、チェックを入れたままにします。 - 適用している勤務・賃金設定の割増賃金設定：
「割増賃金の自動計算」にチェックを入れると出現します。
勤務・賃金設定で定めた割増賃金の割増率を適用する場合は、チェックを入れたままにします。（チェックを外した場合は、後述の手順で個別に設定します） - 固定残業代制：
固定残業代制の場合に、定額の残業代を入力します。計算された労働時間を超える分については、別途割増賃金が計算されます。詳しくはこちらをご覧ください。
個別の勤務時間設定を編集する
従業員の所定勤務時間が設定している勤務・賃金設定と異なる場合は、「適用している勤務・賃金設定の勤務時間設定」のチェックを外して、個別に設定します。（従業員自身は編集不可）
設定できる項目は以下の通りです。
- 所定の出勤時刻
- 所定の退勤時刻
- 1日の所定労働時間
この従業員にだけ適用される、所定の出勤時刻・退勤時刻・労働時間を設定します。 - 一ヶ月の平均所定労働日数
- 1時間あたりの賃金
人事労務freeeでは、日給・月給の従業員が欠勤・遅刻・早退した場合に、給与から控除する金額を自動計算できます。
「1ヶ月の所定労働日数」と前述の「1日の所定労働時間」を変更した場合は、［再計算］ボタンをクリックして、「1時間あたりの賃金」を再計算します。
※日給の場合：「1時間あたりの賃金」＝「日給」÷「1日の所定労働時間」
※月給の場合：「1時間あたりの賃金」＝「月給」÷「1ヶ月の所定労働日数」÷「1日の所定労働時間」
個別の割増賃金設定を編集する
この従業員だけに適用する割増賃金を設定したい場合は、「適用している勤務・賃金設定の割増賃金設定」のチェックを外して、割増賃金を設定します。
詳しい設定方法はこちらをご覧ください。
手当
※2019年04月01日以降に行われる手当・控除設定の新機能リリースにより、手当・控除設定の方法が変更となりました。2019年04月01日以前より既に設定されていた手当・控除に関しては内容の編集を行う事ができません。既存の手当・控除の内容を編集する場合はまず「手当・控除設定機能リリースに伴うデータ移行手順」をご覧ください。
住宅手当・役職手当など、基本給に加えて支給する手当を追加する場合は、［編集］⇒［手当を追加］をクリックし、メニューの[設定]⇒[手当・控除設定]画面で既に追加を行った手当の中から選択、保存を行います。（従業員自身は編集不可）
[手当・控除設定]については「手当・控除設定を行う」をご覧ください。
控除
社宅費・労働組合費など、独自に給与から差し引く控除があれば［控除の編集］⇒［控除を追加］をクリックし、手当同様に既に設定されている控除を選択します。（従業員自身は編集不可）
税
所得税・住民税に関する情報を編集できます。
編集できる情報は以下の通りです。
- 所得税納税者区分：
以下の中から選択します。
「甲」…この事業所が主たる勤務先である場合
「乙」…この事業所が主たる勤務先ではない場合
「丙」…日雇いの場合
※丙欄での源泉所得税には現状未対応です。給与明細を直接編集してご対応ください。 - 所得の見積額(※この項目は、2018年以降の従業員情報へ表示されます)：
この項目を元に配偶者控除額等の計算及び配偶者に係る扶養親族等の数の数え方に反映します。
年末調整対象者はfreee上での昨年1年間の所得より自動計算が入ります。
年末調整対象外者については、freee上での昨年1年間の所得が自動計算として入りますので、副業等の収入も含めた所得の計算結果を入力します。
新規入社者につきましては本年1年間の所得の見積額を計算して入力します。
給与所得についてはこちらの国税庁サイトをご参照ください。 - 扶養親族等の数（従業員自身は編集不可）：
所得税の計算に必要な値です。「本人情報」と「扶養親族等の情報」から自動計算する場合は、自動計算欄の「する」にチェックを入れます。
手動で入力する場合は、その年の12月31日時点で16歳以上の、年間所得金額が38万円以下の親族・配偶者の人数を、こちらの国税庁サイトに記載されている方法で数えて記入します。 - 住民税の市区町村コード：
従業員が課せられている住民税の市区町村コードを入力します。 - 住民税月額：
その従業員が課せられている1ヶ月あたりの住民税の金額を入力します。
この時、「5月まで」「6月」「7月以降」に支払う給与から徴収する住民税額を入力します。
住民税の金額は、6月頃に市区町村から従業員の住民票住所に送られる住民税の通知書に記載されていますので、そちらを参照します。
※住民税月額欄が表示されていない場合は、[設定]ー[住民税]ページで「会社が住民税を徴収（住民税特別徴収）する」にチェックを入れます。
社会保険
健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する情報を編集できます。（従業員自身は編集不可）
編集できる情報は以下の通りです。
- 健康保険：
健康保険に加入していればチェックを入れます。 - 健康保険 標準報酬月額：
健康保険の標準報酬月額を記入します。
標準報酬月額は、毎月の給与を区切りのよい幅で区分した値です。標準報酬月額についての詳細は、こちらをご覧ください。 - 健康保険料の額：
給与規定にて、定額制の健康保険に設定している場合のみ記入します。
- 健康保険の被保険者整理番号：
健康保険の被保険者資格の取得手続の際に入手した「被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書」に記載されている「健康保険被保険者証の番号」を転記します。
基本的に、当該従業員の被保険者証に記載されている「番号」がこの番号にあたります。 - 厚生年金保険：
厚生年金保険に加入していればチェックを入れます。 - 厚生年金保険 標準報酬月額：
厚生年金保険の標準報酬月額を記入します。
標準報酬月額は、毎月の給与を区切りのよい幅で区分した値です。標準報酬月額についての詳細は、こちらをご覧ください。 - 厚生年金保険の被保険者整理番号：
基本的に、「健康保険の被保険者整理番号」と同じものを記入します。
もし健康保険とは別の番号を発行した場合は、通知書などを参照しながら、正しい番号を記入します。 - 雇用保険：
雇用保険に加入していればチェックを入れます。詳細はこちらをご覧ください。
通勤
従業員の通勤区間と、通勤費（通勤手当）の金額を編集できます。
編集できる情報は以下の通りです。
- 通勤区間
- 通勤手段：「電車」「バス」「電車＋バス」「自動車」「自転車」「徒歩」から選択できます。「自動車」または「自転車」を選ぶと、さらに距離、有料道路などに対する通勤手当額の入力欄が表れます。（下画像を参照）
- 通勤費の支給期間：「1日あたり」「1ヶ月あたり」「3ヶ月あたり」「6ヶ月あたり」から選択できます。
- 手当を支給する月：支給期間を3ヶ月または6ヶ月としている場合に、どの月で支給をするかを選択します。
- 通勤費の金額：支給単位に対応した金額を入力します。
※通勤手段：自動車を選択した場合の入力欄について
（補足）
通勤手当は、一定の限度額(150,000円)までは非課税扱いとなっています。
マイカー・自転車で通勤する場合、非課税となる1ヶ月あたりの限度額が定められています。（参考：国税庁ウェブサイト）
人事労務freeeでは、上記で入力した通勤距離に基づいて、自動的に課税対象額・非課税対象額を判断して振り分けます。
また、通勤距離が空欄のままの場合、入力した手当額に基づいて、15万円までは非課税扱い、それ以上の金額を課税扱いとし、給与明細へ記載します。
通勤手当（3・6ヶ月）の払い戻し
「通勤手当の支給期間」で3・6ヶ月を選択している際に出現します。
従業員の転居や退職等で払い戻しが発生した場合は、払い戻し月の従業員情報を変更することで、その月の給与に「
振込先口座
給与の振込先となる銀行口座を入力します。基本的には従業員アカウントを取得した従業員の方自身に入力してもらいます。
管理者が口座情報を編集する場合はこちらのヘルプページをご覧ください。
全ての従業員の振込先口座を入力しておけば、総合振込依頼ファイルを作成して従業員全員へカンタンに給与を振り込めます。（詳しくはこちら）