対象プラン
|
基本 | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ |
その他 | 年末調整ペーパーレス |
登録した従業員の情報は、後からいつでも変更できます。
住所や給与振込先が変わったり、退職した従業員が出た場合は、[従業員]メニューから情報を変更しましょう。
※ 従業員アカウントからの情報変更を許可制としている場合は、管理者が許可したのちに従業員は情報を変更できます。詳しくは、「 各アカウントの権限について 」のヘルプページをご覧ください。
目次
従業員情報の編集画面を開く
- [従業員]メニューにて、従業員情報を変更したい月を選択します。
- 従業員一覧から、情報を編集したい従業員の行をクリックします。
※ 従業員一覧は、ヘッダー行の[氏名][従業員番号][入社日]をクリックしてソート(並び替え)をすることもできます。 - 各欄の[編集]をクリックして、情報を編集します。
画面左側の項目名をクリックすると、該当項目に遷移します。
※ 従業員に締め日支払い日が設定されているかどうかで、表示される項目が異なります。詳しくは、本ページの「 参考:freeeでの給与計算を行うかの設定による従業員情報の表示の違い 」の項目をご覧ください。
- 情報を編集したら、欄ごとに(他の欄の編集を始める前に)[保存]ボタンをクリックします。
顔写真を登録する
従業員の顔写真を登録することができます。
また、登録した顔写真は「従業員一覧」と「従業員詳細」画面に表示されます。
- 管理者・事務担当者:従業員全員の顔写真を編集可能です。
- 従業員:従業員の編集権限設定に問わず、自身のみの顔写真を編集可能です。
登録方法は、従業員詳細の画面で顔アイコンをクリックし、写真データをアップロードします。
拡張子.jpg/ .jpeg/ .pngのアップロードが可能です。編集画面でトリミングが可能です。
※ 顔写真は他の情報のように履歴は持たず、どの年度・月での操作に関わらず最新の登録データで上書きされます。
※ 登録した顔写真の削除機能はありません。現在の顔写真を削除したい場合は、別の適切な画像を上書き登録する方法となります。
従業員情報を設定する
従業員アカウント情報
従業員に与えられているアカウントの状態が表示されています。
まだ従業員がアカウントを持っていない場合は、[招待する]から従業員のアドレスに招待メールを送信できます。
※ 従業員の招待については、「 従業員を登録する - メールで従業員を招待する 」のヘルプページをご覧ください。
※ 招待された従業員側の操作については、「 従業員を登録する - 従業員による入力作業 」のヘルプページをご覧ください。
従業員がログインしてアカウントを取得すると、そのメールアドレスが表示され、ステータスも「登録済み」に変わります。
アカウントの登録を解除したい場合は[招待解除]をクリックします。
本人情報
従業員本人の基本情報を編集できます。
編集できる情報は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
姓名・姓名カナ | |
freee人事労務での表示名 | 出力書類に使用される姓名とは別に、freee人事労務上での表示名を指定したい場合に入力します。 |
入社日 | 従業員はこの日付以降の画面に表示されます。 |
従業員番号 | ※ 従業員自身は編集不可 |
締め日支払い日 |
締め日支払い日グループを確認できます。 ※ この従業員の給与明細が1つでも確定されている場合、グループを変更することはできません。 ※ 従業員自身は編集不可 |
生年月日 | |
性別 | |
寡夫/ひとり親 |
12月31日の時点で、配偶者と離別・死別しており、その後再婚しておらず、さらに養っている家族がいて、年間所得が500万円以下である場合は、該当するものを選択します。 詳しくは、以下の国税庁サイトをご覧ください。 |
障害 |
障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。重度の障害者と認定されている場合は「特別障害者」を選択します。 |
勤労学生 |
給与を得ている学生のうち、給与の額面上の金額が年間130万円以下であり、給与以外の所得が10万円以下の場合はチェックを入れます。 |
外国籍 |
外国籍を有している場合は、「該当する」にチェックを入れます。 ※ 外国籍がある場合、源泉徴収票の「外国人」欄に丸印が付きます。 ※ 外国籍雇用時に必要な書類が複数ありますが、freee人事労務では「雇用保険 被保険者資格取得届」「雇用保険 被保険者資格喪失届」以外の書類出力には対応しておりません。 そのため、厚生労働省サイト「 届出様式について 」を参考に必要に応じて書類をご準備ください。 【雇用保険の被保険者である場合】
【雇用保険の被保険者ではない場合】 【厚生年金保険加入時にマイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合・個人番号制度の対象外である場合】
|
姓名ミドルネーム ローマ字(姓、ミドルネーム、名) |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 それぞれ半角英字(英字は大文字のみ可)で255文字以内で入力します。 |
在留カードの番号 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留カードの右上に記載されている12桁の英数字を入力します。 |
国籍・地域 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 国籍・地域をプルダウンから選択します。 |
在留資格 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留資格をプルダウンから選択します。 |
在留期間(年、月、日) |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留期間を入力します。なお、年月日はすべて入力してください。 |
資格外活動許可の有無 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 資格外活動許可の有無を選択します。 |
派遣・請負就労区分 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 派遣・請負就労区分を選択します。 |
雇用形態 |
「役員」にすると、給与明細確定時にfreee会計に作成される取引の勘定科目が「役員報酬」になります。 ※ 従業員自身は編集不可 |
肩書き |
任意で肩書き名を記入します。 ※ 従業員自身は編集不可 |
住民票住所 |
住民票住所、画面上部の年月で選択している年時点の世帯主の続柄・世帯主の名前を入力します。 |
現住所 |
住民票住所と現住所が同一の場合は「住民票住所と同じ」にチェックを入れます。 |
電話番号 | |
メールアドレス | 連絡先のメールアドレスをメモする欄です。招待用アドレスとは別のアドレスがあれば記入します。 |
基礎年金番号 |
年金手帳や基礎年金番号通知書に記載されている番号を記入します。 |
所属
従業員の所属を編集できます。
従業員の所属する「部門」「役職」「就任日」を設定する場合は、所属欄の[+所属を追加]をクリックし、所属の選択・追加を行います。(従業員自身は編集不可)
※ 部門と役職は、事前に[設定]メニュー →[部門・役職設定]画面で追加する必要があります。詳しくは、「 部門・役職設定を行う 」のヘルプページをご覧ください。
家族情報
年末調整などに使用する情報として、家族情報を編集できます。
[家族情報を追加する]をクリックすることで家族を追加できます。
編集できる情報は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
姓名 | |
続柄 | 従業員本人から見たその家族の関係を入力します。 (例:従業員の娘なら「子」を選択) |
生年月日 | |
扶養状況 |
従業員本人が扶養している家族の場合は、「自分が扶養している」項目にチェックします。 また、扶養対象の場合は、「所得税・住民税と社会保険」の両方か、もしくはいずれか片方のみかを選択します。 詳しくは、「 税法上の「扶養親族」と健康保険の「被扶養者」の違い 」のヘルプページをご覧ください。 |
所得 |
従業員の扶養に入れる場合は、年間の収入の見込額から必要経費等を差し引いた所得を入力します。 扶養に入れない場合で所得金額調整控除の適用対象とならない場合は、所得の入力は「0」でも構いません。 |
障害 |
家族の方が障害者または特定障害者かどうかを選択します。 |
同居・別居 | 従業員本人と同居しているか、別居の場合は国内と国外のどちらに住んでいるかを選択します。 |
家族情報を追加したら、「税」欄の「扶養親族等の数」も忘れずに更新するようにします(詳しくは、「 従業員の情報を編集する - 税 」のヘルプページをご覧ください)。
基本給と割増賃金
基本給と割増賃金の計算方法を編集できます。(従業員自身は編集不可)
編集できる情報は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
給与形態 |
月給・時給・日給の中から給与方式を選択します。 ※ 2019年4月予定のリリースにより「月末締め・当月25日払い」等、締日より早い支払い日の従業員については時給・日給の設定はできなくなります(以前に設定されていた従業員はそのまま使用可能)。 |
基本給 |
選択した給与方式に応じて、1ヶ月・1時間・1日あたりの基本給を入力します。 ※ ベーシックプラン以上で「時給」の給与方式を選択の場合、時間帯別の時給の設定が可能です。詳しくは、「 曜日・時間帯別に時給を設定する 」のヘルプページをご覧ください。 |
適用している勤務・賃金設定の勤務時間設定 |
勤務・賃金設定で定めた所定勤務時間と一ヶ月の平均所定労働日数、それに伴う1時間あたりの賃金を決めます。設定のままで良い場合は、チェックを入れたままにします。(チェックを外した場合は、後述の手順で個別に設定します) |
適用している勤務・賃金設定の勤怠設定 |
勤務・賃金設定で定めた勤怠設定を使用する場合は、チェックを入れたままにします。 |
勤怠控除の自動計算 |
「適用している勤務・賃金設定の勤怠設定」のチェックを外すと出現します。 |
遅刻早退を自動で記録 |
月給者または日給者で「適用している勤務・賃金設定の勤怠設定」のチェックを外すと出現します。 |
割増賃金の自動計算 | 割増賃金設定をもとに自動で割増賃金を計算する場合は、チェックを入れたままにします。 |
適用している勤務・賃金設定の割増賃金設定 |
「割増賃金の自動計算」にチェックを入れると出現します。 |
【個別の勤務時間設定を編集する】
従業員の所定勤務時間が設定している勤務・賃金設定と異なる場合は、「適用している勤務・賃金設定の勤務時間設定」のチェックを外して、個別に設定します。(従業員自身は編集不可)
設定できる項目は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
所定の出勤時刻 |
|
所定の退勤時刻 | |
1日の所定労働時間 | この従業員にだけ適用される、所定の出勤時刻・退勤時刻・労働時間を設定します。 |
一ヶ月の平均所定労働日数 | |
1時間あたりの賃金(割増) 1時間あたりの賃金(控除) |
freee人事労務では、残業代や欠勤・遅刻・早退した場合に計算するための1時間あたりの賃金を自動計算できます。 「1ヶ月の所定労働日数」と前述の「1日の所定労働時間」を変更した場合は、[再計算]ボタンをクリックして、「1時間あたりの賃金」を再計算します。 ※ 1時間あたりの賃金単価の計算式は、「freee人事労務での給与の計算式 - 1時間あたりの賃金」のヘルプページをご覧ください。 |
【個別の割増賃金設定を編集する】
この従業員だけに適用する割増賃金を設定したい場合は、「適用している勤務・賃金設定の割増賃金設定」のチェックを外して、割増賃金を設定します。
詳しい設定方法は、「 従業員別の割増賃金を設定する 」のヘルプページをご覧ください。
固定残業代
固定残業代を支給する場合は、固定残業代欄の[編集]→[固定残業代を付与]をクリックし、固定残業代の選択・保存を行います。(従業員自身は編集不可)
固定残業代の支給額 または 時間は、この画面で従業員別に変更することができます。
なお、複数の固定残業代を付与することも可能です。
※ 固定残業代を従業員に付与するには、事前に[設定]メニュー →[支給・控除設定]画面の[固定残業代]タブから設定する必要があります。詳しくは、「 支給・控除設定 - 固定残業代を設定する 」のヘルプページをご覧ください。
※ ひとりの従業員に対し、計算基準が「金額を指定」「時間を指定」両方の固定残業代は付与できません。いずれか片方の計算基準のみ付与することができます。
例:計算基準が「金額を指定」の「固定残業代A」を従業員に付与している場合
- 計算基準が「時間を指定」の「固定残業代B」は付与することができません。
※ ひとりの従業員に対し、重複した「対象とする労働時間」の固定残業代は付与できません。
例:次のような固定残業代を設定したケース
- 固定残業代名:固定残業代A
- 対象とする労働時間:法定内残業
- 固定残業代名:固定残業代B
- 対象とする労働時間:法定内残業/時間外労働
この場合、「固定残業代A」と「固定残業代B」は「対象とする労働時間」で法定内残業が重複しているため、ひとりの従業員に両方の固定残業代を付与することができません。
手当
住宅手当・役職手当など基本給に加えて支給する手当を追加する場合は、手当欄の[編集]→[手当を付与]をクリックし、手当の選択・保存を行います。(従業員自身は編集不可)
手当の支給額は、この画面で従業員個別に変更することができます。
※ 手当は、事前に[設定]メニュー →[支給・控除設定]画面で追加する必要があります。詳しくは、「 支給・控除設定 - 手当を設定する 」のヘルプページをご覧ください。
※ 2019年4月16日に行われた「手当・控除設定」の新機能リリースにより、手当・控除設定の方法が変更となりました。また、2022年1月5日にその名称が「支給・控除設定」に変更しました。
2019年4月16日以前より既に設定されていた手当・控除に関しては内容の編集を行うことができません。既存の手当・控除の内容を編集する場合は、まず「 支給・控除設定機能リリースに伴うデータ移行手順 」のヘルプページをご覧ください。
※ 手当の設定が「割増賃金の基礎」もしくは「勤怠控除の基礎」に含める設定になっている場合は、手当の額を変更することによって「1時間当たりの賃金」も自動計算されます。
(「基本給と割増賃金」欄の「適用している勤務・賃金設定の勤務時間設定」が「使用しない」になっている場合、1時間あたりの単価は自動で更新されません。「基本給と割増賃金」欄の[再計算]ボタンをクリックして、「1時間あたりの賃金」を再計算してください。
なお、支払い日が締め日より先に来る、かつ給与形態が「月給」の従業員の場合は、翌月の「1時間あたりの賃金」を再計算する必要があります。)
控除
社宅費・労働組合費など独自に給与から差し引く控除があれば、控除欄の[編集]→[控除を追加]をクリックし、手当同様に登録済みの控除を選択します。(従業員自身は編集不可)
手当と同様に、控除額はこの画面で従業員個別に変更することができます。
税
所得税・住民税に関する情報を編集できます。
編集できる情報は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
所得税納税者区分 |
以下の中から選択します。
※ 丙欄での源泉所得税には現状未対応です。給与明細を直接編集してご対応ください(詳しくは、「 給与明細の内容を修正・直接編集する 」のヘルプページをご覧ください)。 |
所得の見積額 |
この項目を元に配偶者控除額等の計算及び配偶者に係る扶養親族等の数の数え方に反映します。 詳しくは、国税庁サイト「給与所得」をご覧ください。 ※ この項目は、2018年以降の従業員情報へ表示されます。 |
扶養親族等の数 |
所得税の計算に必要な値です。「本人情報」と「家族情報」から自動計算する場合は、自動計算欄の「する」にチェックを入れます。 詳しくは、国税庁サイト「扶養控除」をご覧ください。 ※ 従業員自身は編集不可 |
住民税の市区町村コード |
従業員が課せられている住民税の市区町村コードを、当年6月〜翌年5月の単位で管理します。
※ 年半ばに入社し住民税前年度1月の住民票住所の情報がない従業員は、市区町村コードを手入力します。従業員が住んでいる市区町村から届く納付書より、市区町村コードをご確認ください。 ※ 市区町村コードは総務省が定める都道府県、市区町村のコード番号(6桁)です。コード番号は、総務省サイト「全国地方公共団体コード」をご覧ください。
行政区に住んでいる場合の市区町村コードは、市の市区町村コードを自動反映されます。例えば、横浜市神奈川区に住民票住所を登録している場合は、横浜市の市区町村コードが自動反映されます。 住民税の振り込みや給与支払い報告書に用いる市区町村コードには、市のコードを用います。行政区で設定したい場合は、手入力でご対応ください。 |
住民税月額 |
その従業員が課せられている1ヶ月あたりの住民税の金額を、当年6月~翌年5月までの12ヵ月分入力します。 ※ 住民税月額欄が表示されていない場合は、[設定]メニュー →[所得税・住民税]画面で「会社が住民税を徴収(住民税特別徴収)する」にチェックを入れます。 ※ 画面上部の年月ナビから当年6月~翌年5月のどの年月を選択して住民税を変更しても、当年6月~翌年5月の住民税項目の見え方は同じです。年月によって見え方が異なることはありません。 ※ 翌年6月以降の住民税データは、入力しない限り0円の状態です。翌年6月ごろに住民税の通知書を確認し、入力します。 ※ 住民税月額の入力は、支払い月ベースで設定します(7月の給与明細で控除を行う場合には「7月分」に入力してください)。 |
2020年12月のリリースにより、住民税のデータの保存形式が変わりました。
- リリース前:5月までの住民税額、6月の住民税額、7月以降の住民税額という形でデータが保存されていました。
- リリース後:6月、7月、8月…翌年4月、5月までの12ヵ月分の住民税のデータを保存します。リリース前の「7月以降の住民税額」の数字が翌年5月分までコピーされます。
上記より、7月以降の住民税額が変わっている場合は、一括更新機能または手入力で[従業員]メニューの住民税額の修正をおすすめいたします。
- 参考ヘルプページ:従業員の給与等を一括で更新する - 住民税額の一括更新の手順
※ 翌2021年6月以降の住民税は、新しく12ヵ月分の住民税を入力する方法となります。
社会保険
健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する情報を編集できます。(従業員自身は編集不可)
※ 入社月より後ろで社保加入する場合は、社会保険料控除開始月に情報を入力します。
編集できる情報は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
健康保険 | 健康保険に加入していればチェックを入れます。 |
健康保険 標準報酬月額 |
健康保険の標準報酬月額を記入します。 |
健康保険料の額 |
給与規定にて、定額制の健康保険に設定している場合のみ記入します。 |
健康保険の被保険者整理番号 |
健康保険の被保険者資格の取得手続の際に入手した「被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書」に記載されている「健康保険被保険者証の番号」を転記します。 詳しくは、「 健康保険・厚生年金の被保険者整理番号とは? 」のヘルプページをご覧ください。 |
厚生年金保険 |
厚生年金保険に加入していればチェックを入れます。 ※ 70歳以上の「健康保険」被保険者がいて、社会保険の出力書類に該当の従業員情報を反映させたい場合は、実際には「厚生年金保険」の資格を喪失していても、freee人事労務上では[加入]の設定にする必要があります。 |
厚生年金保険 標準報酬月額 |
厚生年金保険の標準報酬月額を記入します。 詳しくは、「 社会保険の標準報酬月額について 」のヘルプページをご覧ください。 |
厚生年金保険の被保険者整理番号 |
基本的に、「健康保険の被保険者整理番号」と同じものを記入します。 詳しくは、「 健康保険・厚生年金の被保険者整理番号とは? 」のヘルプページをご覧ください。 |
雇用保険 |
雇用保険に加入していればチェックを入れます。 |
雇用保険の被保険者番号(11桁) |
雇用保険被保険者証に記載されている11桁の番号です。 |
通勤
従業員の通勤区間と、通勤費(通勤手当)の金額を編集できます。
編集できる情報は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
---|---|
通勤区間 |
|
通勤手段 |
「電車」「電車(定期代自動計算)」「バス」「電車+バス」「自動車」「自転車」「徒歩」から選択できます。
|
通勤費の支給期間 | 「1日あたり」「1ヶ月あたり」「3ヶ月あたり」「6ヶ月あたり」から選択できます。 |
手当を支給する月 | 支給期間を3ヶ月または6ヶ月としている場合に、どの月で支給をするかを選択します。 |
通勤費の金額 | 支給単位に対応した金額を入力します。 |
【課税通勤手当・非課税通勤手当】
- マイカー・自転車で通勤する場合
通勤手当は、一定の限度額(150,000円)までは非課税扱いとなっています。
マイカー・自転車で通勤する場合、非課税となる1ヶ月あたりの限度額が定められています。
(参考:国税庁サイト「マイカー・自転車通勤者の通勤手当」)
freee人事労務では、上記で入力した通勤距離に基づいて、自動的に課税対象額・非課税対象額を判断して振り分けます。
また、通勤距離が空欄のままの場合、入力した手当額に基づいて、15万円までは非課税扱い、それ以上の金額を課税扱いとし、給与明細へ記載します。 - 徒歩で通勤する場合
徒歩に対する通勤手当は、距離に関係なく全額が課税手当として扱われます。
通勤手当(3・6ヶ月)の払い戻し
「通勤手当の支給期間」で3・6ヶ月を選択している際に出現します。
従業員の転居や退職等で払い戻しが発生した場合は、払い戻し月の従業員情報を変更することで、その月の給与に「
振込先口座・給与振込方法・賞与振込方法
給与の振込先となる銀行口座を入力します。基本的には従業員アカウントを取得した従業員の方自身に入力してもらいます(従業員アカウント発行・権限については、「 操作権限を管理する 」のヘルプページをご覧ください)。
管理者が口座情報を編集する場合は、「 1. 従業員の振込先口座情報・振込方法を登録する 」のヘルプページをご覧ください。
全ての従業員の振込先口座を入力しておけば、総合振込依頼ファイルを作成して従業員全員へカンタンに給与を振り込めます(詳しくは、「 給与・賞与を一括で振り込む(総合・給与振込依頼ファイル) 」のヘルプページをご覧ください)。
カスタム項目
各従業員について、基本情報以外の内容を項目として任意に追加・設定することができます。
カスタム項目で登録した「グループ名」が、従業員詳細に項目名として表示されます。
カスタム項目の設定手順について詳しくは、「 従業員情報に任意の項目を追加する(従業員カスタム項目) 」のヘルプページをご覧ください。
参考:freeeでの給与計算を行うかの設定による従業員情報の表示の違い
従業員を新規追加する際に、「freeeでの給与計算」項目で「給与計算を行う」のチェックの有無によって、従業員詳細の表示項目が異なります。
選択肢 |
説明 |
---|---|
「給与計算を行う」にチェック有りの場合 |
|
「給与計算を行う」にチェックなしの場合 |
|
※ 設定を変更したい場合は、本ページ「参考:freeeでの給与計算を行うかの設定を変更したい場合」の項目をご覧ください。
参考:freeeでの給与計算を行うかの設定を変更したい場合
【給与計算を行わない→給与計算を行うに変更したい場合】
- 給与計算を行うに変更したい従業員の、従業員詳細画面を開きます。
- [その他の操作]→[給与計算対象に変更]をクリックします。
※ 変更操作後、給与計算を行わない設定に戻すことはできませんのでご注意下さい。 - 「給与計算対象に変更」の画面で、給与情報などの項目を入力し[変更]をクリックします。
freee人事労務で給与計算が行われる設定に変更されます。
【給与計算を行う→給与計算を行わないに変更したい場合】
「給与計算を行う→給与計算を行わない」への変更機能には、現在対応しておりません。
誤って従業員データを「給与計算を行う」に変更した場合は、以下の手順で操作を行ってください。
- 「給与計算を行う」の設定で登録した従業員データを退職させます。
詳しくは、「従業員の退職時の手続きを行う」のヘルプページをご覧ください。
※「削除」の操作は行いません。「削除」してしまうと、過去の給与データなどが消えてしまいますのでご注意ください。 - 該当の従業員データを「給与計算を行わない」の設定で再登録します。
従業員登録画面で「給与計算を行う」のチェックを外します。
詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。