従業員の情報を編集する

Print Friendly and PDFページを印刷

登録した従業員の情報は、後からいつでも変更できます。

住所や給与振込先が変わったり、退職した従業員が出た場合は、「従業員」メニューから情報を変更しましょう。

※ 従業員アカウントからの情報変更を許可制としている場合は、管理者が許可したのちに従業員は情報を変更できます。

 

目次

従業員情報の編集を始める方法は、以下の章をご覧ください。

各項目についての詳細は、以下の章をご覧ください。

 

従業員情報の編集画面を開く

1.[従業員]メニューにて、従業員情報をどの月から変更したいのかを画面上部で月を選択します。
____.png

2.従業員一覧から、情報を編集したい従業員の行をクリックします。
※ 従業員は入社日順(入社日が同じ場合は登録が早い順)に並んでいます。

3.各欄の[編集]をクリックすることで、情報を編集できます。
編集画面では、以下のように編集する項目ごとに、[本人情報]タブと[給与情報]タブで分かれています。
___________2.png

4.情報を編集したら、欄ごとに(他の欄の編集を始める前に)[保存]ボタンをクリックします。

 

従業員の退職・削除・コピー

従業員情報の編集画面の右上にある[その他の操作]から、従業員のコピー・退職ができます。
______.png

  • [この従業員を元に新しい従業員を登録]:
     選択した従業員の情報をコピーして新しい従業員を登録します。

  • [退職]:
     従業員が退職した場合に、退職日を登録します。(詳しくはこちら

従業員を間違えて登録してしまった場合は、従業員情報の編集画面の最下部にある[従業員を削除する]リンクをクリックします。


 

従業員アカウント情報

従業員に与えられているアカウントの状態が表示されています。
_____.png

まだ従業員がアカウントを持っていない場合は、[招待する]から従業員のアドレスに招待メールを送信できます。
※ 従業員の招待についてはこちら
※ 招待された従業員側の操作についてはこちら

従業員がログインしてアカウントを取得すると、そのメールアドレスが表示され、ステータスも「登録済み」に変わります。


アカウントの登録を解除したい場合は[アカウント登録解除]をクリックします。



本人情報

従業員本人の基本情報を編集できます。

編集できる情報は以下の通りです。

  • 姓名・姓名カナ

  • 人事労務freeeでの表示名:
    出力書類に使用される姓名とは別に、人事労務freee上での表示名を指定したい場合に入力します。

  • 入社日
    従業員はこの日付以降の画面に表示されます。

  • 社員番号(従業員自身は編集不可)

  • 締め日・支払日(従業員自身は編集不可)
    締め日支払い日グループを確認できます。
    この従業員の給与明細が1つでも確定されている場合、グループを変更することはできません。

  • 生年月日

  • 性別

  • 寡夫/寡婦
    12月31日の時点で、配偶者と離別・死別しており、その後再婚しておらず、さらに養っている家族がいて、年間所得が500万円以下である場合は、該当するものを選択します。
    (詳しくはこちら:寡夫/寡婦

  • 障害
    障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。重度の障害者と認定されている場合は「特別障害者」を選択します。
    (詳しくはこちら

  • 勤労学生
    給与を得ている学生のうち、給与の額面上の金額が年間130万円以下であり、給与以外の所得が10万円以下の場合はチェックを入れます。
    (詳しくはこちら

  • 雇用形態(従業員自身は編集不可):
    「役員」にすると、給与明細確定時に会計freeeに作成される取引の勘定科目が「役員報酬」になります。
    (会計freeeと人事労務freeeを併用している場合)
  • 役職(従業員自身は編集不可):
    任意で役職名を記入します。

  • 郵便番号・住所

  • 電話番号

  • メールアドレス
    連絡先のメールアドレスをメモする欄です。招待用アドレスとは別のアドレスがあれば記入します。

  • 基礎年金番号
    年金手帳や基礎年金番号通知書に記載されている番号を記入します。
    (詳しくはこちら

 

扶養親族等の情報

年末調整などに使用する情報として、配偶者・扶養親族の情報を編集できます。

[扶養親族を追加する]をクリックすることで親族を追加できます。

ここでは、こちらの国税庁サイトに記載されている条件に該当する配偶者・親族を記入します。

編集できる情報は以下の通りです。

  • 姓名

  • 続柄:
    従業員本人から見たその親族の関係を入力します。(例:従業員の娘なら「子」を選択)

  • 生年月日

  • 所得:
    年間の収入の見込額から必要経費等を差し引いた所得を入力します。
    収入源が給与のみの方の場合は、見込額から65万円を差し引けば所得金額になります。

  • 障害:
    親族の方が障害者または特定障害者かどうかを選択します。
    障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。

  • 同居・別居:
    従業員本人と同居しているか、別居の場合は国内と国外のどちらに住んでいるかを選択します。

扶養親族等を追加したら、「税」欄の「扶養親族等の数」も忘れずに更新するようにします。(詳しくはこちら

 

基本給と割増賃金

基本給と割増賃金の計算方法を編集できます。(従業員自身は編集不可)
________.png

編集できる情報は以下の通りです。

  • 給与方式
    月給・時給・日給の中から給与方式を選択します。

  • 基本給
    選択した給与方式に応じて、1ヶ月・1時間・1日あたりの基本給を入力します。

  • 全社共通の勤務時間設定
    全社共通の所定勤務時間を適用する場合は、チェックを入れたままにします。(チェックを外した場合は、後述の手順で個別に設定します)

  • 勤怠控除の自動計算
    欠勤控除・遅刻早退控除を自動で計算する場合は、チェックを入れたままにします。

  • 遅刻早退を自動で記録
    勤怠入力時に自動で遅刻早退を記録したい場合は、チェックを入れたままにします。

  • 割増賃金の自動計算
    割増賃金設定をもとに自動で割増賃金を計算する場合は、チェックを入れたままにします。

  • 全社共通の割増賃金設定
    給与規定通りに割増賃金の計算方法を適用する場合は、チェックを入れたままにします。(チェックを外した場合は、後述の手順で個別に設定します)

  • みなし残業制
    みなし残業制の場合に、定額の残業代を入力します。計算された労働時間を超える分については、別途割増賃金が計算されます。詳しくはこちらをご覧ください。

 

個別の勤務時間設定を編集する

従業員の所定勤務時間が給与規定と異なる場合は、「全社共通の勤務時間設定」のチェックを外して、個別に設定します。(従業員自身は編集不可)

設定できる項目は以下の通りです。

  • 所定の出勤時刻
  • 所定の退勤時刻
  • 1日の所定労働時間
    この従業員にだけ適用される、所定の出勤時刻・退勤時刻・労働時間を設定します。

  • 1ヶ月の所定労働日数
  • 1時間あたりの賃金
    人事労務freeeでは、日給・月給の従業員が欠勤・遅刻・早退した場合に、給与から控除する金額を自動計算できます。
    「1ヶ月の所定労働日数」と前述の「1日の所定労働時間」を変更した場合は、[再計算]ボタンをクリックして、「1時間あたりの賃金」を再計算します。
    ※日給の場合:「1時間あたりの賃金」=「日給」÷「1日の所定労働時間」
    ※月給の場合:「1時間あたりの賃金」=「月給」÷「1ヶ月の所定労働日数」÷「1日の所定労働時間」

 

個別の割増賃金設定を編集する

この従業員だけに適用する割増賃金を設定したい場合は、「全社共通の割増賃金設定」のチェックを外して、割増賃金を設定します。

詳しい設定方法はこちらをご覧ください。



手当

住宅手当・役職手当など、基本給に加えて支給する手当を追加する場合は、[手当を追加]をクリックして入力します。(従業員自身は編集不可)

_____.png

「支給頻度」は、人事労務freeeで今開いている月以降毎月支給する場合は「毎月」を、今開いている月のみ支給する場合は「当月のみ」を選択します。

また、その手当を所得税・社会保険・割増賃金の計算に含めるかどうかも設定します。

含める必要があるかどうかを判断する際は、こちらのヘルプページもご参照ください。

※注:手当を割増賃金の基礎に含める場合で、「基本給と割増賃金」欄の「全社共通の勤務時間設定」にチェックが入っていない場合は、手当を追加した後に基本情報タブの[1時間あたりの賃金を再計算]ボタンをクリックして割増賃金の基礎を手動で再計算する必要があります。
「基本給と割増賃金」欄についてはこちらをご覧ください。



控除

社宅費・労働組合費など、独自に給与から差し引く控除があれば[控除を追加]をクリックします。(従業員自身は編集不可)


「控除頻度」は、人事労務freeeで今開いている月以降毎月控除する場合は「毎月」を、今開いている月のみ控除する場合は「当月のみ」を選択します。

また、独自の控除を入れた場合、基本的には「所得税の計算時にこの控除を所得から差し引かない」を選択します。

 

所得税・住民税に関する情報を編集できます。

編集できる情報は以下の通りです。

  • 所得税納税者区分
    以下の中から選択します。
    」…この事業所が主たる勤務先である場合
    」…この事業所が主たる勤務先ではない場合
    」…日雇いの場合

  • 扶養親族等の数(従業員自身は編集不可):
    所得税の計算に必要な値です。「本人情報」と「扶養親族等の情報」から自動計算する場合は、自動計算欄の「する」にチェックを入れます。
    手動で入力する場合は、その年の12月31日時点で16歳以上の、年間所得金額が38万円以下の親族・配偶者の人数を、こちらの国税庁サイトに記載されている方法で数えて記入します。

  • 住民税月額
    その従業員が課せられている1ヶ月あたりの住民税の金額を入力します。
    この時、「5月まで」「6月」「7月以降」に支払う給与から徴収する住民税額を入力します。
    住民税の金額は、6月頃に市区町村から従業員の住所に送られる住民税の通知書に記載されていますので、そちらを参照します。


 

社会保険

健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する情報を編集できます。(従業員自身は編集不可)
_____.png

編集できる情報は以下の通りです。

  • 健康保険
    健康保険に加入していればチェックを入れます。

  • 健康保険等級
    健康保険の保険等級を記入します。
    保険等級は、「標準報酬月額」(毎月の給与を区切りのよい幅で区分したもの)によって決まります。標準報酬月額についての詳細は、こちらをご覧ください。

  • 健康保険料の額:
    給与規定にて、定額制の健康保険に設定している場合のみ記入します。


  • 健康保険の被保険者整理番号
    健康保険の被保険者資格の取得手続の際に入手した「被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書」に記載されている「健康保険被保険者証の番号」を転記します。
    基本的に、当該従業員の被保険者証に記載されている「番号」がこの番号にあたります。

  • 厚生年金保険
    厚生年金保険に加入していればチェックを入れます。

  • 厚生年金保険等級
    厚生年金保険の保険等級を記入します。
    保険等級は、「標準報酬月額」(毎月の給与を区切りのよい幅で区分したもの)によって決まります。標準報酬月額についての詳細は、こちらをご覧ください。

  • 厚生年金保険の被保険者整理番号
    基本的に、「健康保険の被保険者整理番号」と同じものを記入します。
    もし健康保険とは別の番号を発行した場合は、通知書などを参照しながら、正しい番号を記入します。

  • 雇用保険
    雇用保険に加入していればチェックを入れます。詳細はこちらをご覧ください。

通勤

従業員の通勤区間と、通勤費(通勤手当)の金額を編集できます。
編集できる情報は以下の通りです。

  • 通勤区間
  • 通勤手段:「電車」「バス」「電車+バス」「自動車」「自転車」「徒歩」から選択できます。「自動車」または「自転車」を選ぶと、さらに距離、有料道路などに対する通勤手当額の入力欄が表れます。(下画像を参照)
  • 通勤費の支給期間:「1ヶ月あたり」「1日あたり」から選択できます。
  • 通勤費の金額

※通勤手段:自動車を選択した場合の入力欄について
_____1.png

(補足)
通勤手当は、一定の限度額(150,000円)までは非課税扱いとなっています。

マイカー・自転車で通勤する場合、非課税となる1ヶ月あたりの限度額が定められています。(参考:国税庁ウェブサイト

人事労務freeeでは、上記で入力した通勤距離に基づいて、自動的に課税対象額・非課税対象額を判断して振り分けます。
また、通勤距離が空欄のままの場合、入力した手当額に基づいて、15万円までは非課税扱い、それ以上の金額を課税扱いとし、給与明細へ記載します。
_____freee_2.png  _____freee.png

振込先口座

給与の振込先となる銀行口座を入力します。基本的には従業員アカウントを取得した従業員の方自身に入力してもらいます。

全ての従業員の振込先口座を入力しておけば、総合振込依頼ファイルを作成して従業員全員へカンタンに給与を振り込めます。(詳しくはこちら