復職した従業員の設定を行う

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休職 または 退職した従業員が復職した場合の設定方法についてご紹介します。

目次

休職していた従業員が復職した場合

「休職中（産休・育休など）の従業員の給与に関する設定を行う」ヘルプページの手順で休職の設定をした従業員が復職した場合、次の手順で復職後の給与に関する設定を行います。

  1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より対象の従業員名をクリックし、画面上部の給与支払月を復職した最初の月に変更します。
  2. ［基本給と割増賃金］［手当］［固定残業代］［控除］［通勤手当］の金額をそれぞれ復職時の金額に変更します。
  3. 必要に応じて、次の設定変更を行います。
    • 【休職中の社会保険料が免除となっている場合】
      社会保険料の免除の設定にて、社会保険の計算方法を「直接入力」にし、「従業員負担額」と「会社負担額」を0円に設定して対応していた場合、［社会保険］の以下すべての項目の計算方法を「自動計算」に戻す もしくは 「直接入力」で復職時の金額に変更します。
      • 健康保険料
      • 介護保険料
      • 厚生年金保険料
      • 子ども子育て拠出金（会社負担分のみ）
    • 【休職中の社会保険料が免除となっていない場合】
      ※復職後に社会保険料が徴収される場合の設定となります。
      社会保険料分で給与明細がマイナスになった金額は、年末調整時に社会保険料の徴収額として集計されますので、［設定］メニュー →［その他控除］から新規作成し、休職期間の不足分の徴収を行います。
      ※ 控除の新規追加を行う際の「所得税の計算」項目の設定については、「所得から控除しない（社会保険料として扱わない）」を選択して設定します。

      「所得から控除する（社会保険料として扱う）」を選択した場合、集計が重複してしまいます。

    • 住民税が控除されていた場合、［税］の項目内の「住民税」の金額を復職時の金額に変更します。

退職した従業員が復職した場合

退職した従業員が復職した場合は、次のいずれかの設定方法となります。

退職前に使用していた従業員アカウントを利用する

退職前に使用していた従業員アカウントの退職を取り消して、復職後に利用する方法となります。

以下のケースの場合、退職前に使用していた従業員アカウントを利用できないため、本ページ「新しい従業員アカウントを作成する」の手順で復職の設定を行います。

【退職～復職の期間が年を挟むケース】

退職～復職の期間が年を挟む場合（例：2019/11に退職し、2020/04に復職する場合）、従業員の方は確定申告で所得申告を行う必要があります。

その際、退職時の源泉徴収票を発行する必要があるため、freee人事労務上では退職処理を行い、新しい従業員アカウントを作成する必要があります。

  1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］→［在籍者一覧］→［退職者一覧］の画面を開き、該当従業員の氏名をクリックします。
  2. 画面右上の［在籍状況］→［退職を取り消す］をクリックします。
    従業員詳細画面の［退職を取り消す］を指し示しているスクリーンショット
  3. 退職～復職の期間内は給与支給が発生しないため、従業員の給与情報を下記のように編集します。
    • ［従業員］メニュー →［従業員情報］より対象の従業員名をクリックし、画面上部の給与支払月を、給与支給が発生しなくなる最初の月に変更します。
    • ［基本給と割増賃金］［手当］［固定残業代］［控除］［通勤手当］の金額をそれぞれ0円に変更します。
    • ［社会保険］の「健康保険」及び「厚生年金保険」を非加入とします。
    • ［税］の項目内の「住民税」の金額を0円にした上でそれぞれ保存します。
  4. 復職後に給与支払いが再開される月を選択し、「手順3」で変更した箇所を復職時の給与情報に変更します。
    • ［基本給と割増賃金］［手当］［固定残業代］［控除］［通勤手当］の金額を変更します。
    • ［社会保険］の以下すべての項目の計算方法を「自動計算」に戻す もしくは「直接入力」で復職時の金額に変更します。
      • 健康保険料
      • 介護保険料
      • 厚生年金保険料
      • 子ども子育て拠出金（会社負担分のみ）
    • ［税］の項目内の「住民税」の金額を変更します。

【留意点：入社日の管理/入社書類の出力】

以前使用していた従業員アカウントを利用する場合、従業員情報に登録されている「入社日」には、最初に入社した日付が登録されている必要があります。

そのため、freee人事労務上で入社手続きに関する書類を出力する場合は、書類の入社日の日付を、出力後に手入力で編集ください。

新しい従業員アカウントを作成する

退職前の従業員アカウントは退職処理を行い、復職後に新しい従業員アカウントを作成する方法となります。

freee人事労務では、1つのメールアドレスを複数の従業員アカウントに紐づけることができません。
退職前の従業員アカウントと同じメールアドレスを利用したい場合は、本ページ「 退職前に使用していた従業員アカウントを利用する 」の方法をご検討ください。

または、退職前の従業員アカウントのメールアドレス招待を解除することで、該当のメールアドレスを新しい従業員アカウントと紐づけることができます。
その場合、従業員の方は退職前の従業員アカウントにログインして給与明細等を確認することができなくなります。

  1. 退職前の従業員アカウントの退職処理がまだされていない場合、退職処理を行います。
    詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。
  2. 退職前の従業員を招待解除します。

    ※ 未承認の申請がある状態でその申請者を招待解除すると、該当の申請が未承認のまま残ってしまうため、承認してから招待解除を行ってください。

  3. 新しい従業員アカウントを作成し、今後はそちらのアカウントを利用します。
    詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

【留意点：従業員番号について】

新しい従業員アカウントを作成するため、退職前に使用していた従業員アカウントとは別の番号を利用する必要があります。

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