freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約（文書）を作成・送信する

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このページでは、FS契約（文書）の作成から送信する操作方法について説明します。

このページの操作を行うSalesforceユーザーは、下記の条件をすべて満たす必要があります。

以下のいずれかが割り当てられていること

Salesforceの条件

  • 権限セット
    • 利用者向け（文書の作成）
      • freeeサイン_User_作成
    • 利用者向け（文書の送信）
      • freeeサイン_User_送信

freeeサインの条件

  • 文書の作成：権限は問わない
  • 文書の送信：「作成」以外の権限であること

システム管理者プロファイルが割り当てられているユーザーは、権限セットの割り当ては不要です。

また、締結の代理権限が付与されたレコードの場合、そのレコードを参照できるすべてのユーザーは、権限セットの割り当てに関係なく作成・送信操作を実行できます。

目次

「FS契約」の作成方法と送信までの流れ

はじめに、FS契約を作成・送信する際の全体像を理解してもらうため、FS契約の種類と、作成から送信までの流れを説明します。

FS契約の作成方法

FS契約の作成は、利用用途に応じて以下の3つの方法から選択できます。

作成方法の種類 説明
テンプレートから作成 freeeサインに登録したテンプレートを利用して文書を作成します。
ファイルから作成

パソコン上のファイルまたはSalesforceレコードの添付ファイルをアップロードします。テンプレートを利用せず入力項目を設定しない文書を作成する場合に使用します。

【アップロードできるファイルの形式】

  • PDF（.pdf）
  • Word（.docx）
  • Excel（.xlsx）
  • PowerPoint（.pptx）
締結済みファイルをアップロードする 文書保管機能を利用します。PDFファイルを保管します。※

※文書保管機能の詳細については、「文書（PDF）を保管する」のヘルプページをご覧ください。Salesforceからfreeeサインに連携して本機能を利用する操作手順については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約作成　「締結済ファイルをアップロード」を行う」のヘルプページをご覧ください。

FS契約の作成から送信までの流れ

項目 説明
FS契約を作成する

以下のいずれかの方法で、FS契約レコードを作成します。

  • テンプレートから作成
  • ファイルから作成
FS契約（文書）を作成する 入力項目の値と、送信先アドレスを入力し、freeeサインに連携して文書を作成します。
※ファイルから作成の場合は、送信先アドレスのみを入力
作成された文書の内容に問題がないかを確認する
必要に応じて項目を設定する

必要に応じて下記の項目を設定します。

  • 添付ファイルをアップロード
  • 有効期限を初期値の期限から変更
  • CCを設定
  • 文書を開くためのパスワードを設定
メッセージを設定する 受領者に届くメール内に通知されるメッセージを登録します。
文書送信オプションを選択する

下記の文書送信オプションを選択します。

  • 署名転送
  • 電話確認
  • 本人確認書類
FS契約（文書）を送信する freeeサインに連携して文書を送信します。

①FS契約レコードを作成する

この手順ではFS契約レコードを作成する手順を説明します。

  1. FS契約を作成するオブジェクトのレコードを開きます。
    ［取引先］のメニューバーと該当の取引先の行を指し示すスクリーンショット
  2. レコード詳細画面へ遷移したら、［FS契約作成］をクリックします。
    ［FS契約作成］ボタンを指し示すスクリーンショット
    ※ボタン配置位置はお客様の設定により異なります。
  3. 作成するFS契約の種類に応じたタブを選択します。
    ※FS契約の種類の詳細は、本ページの「FS契約の作成方法」をご参照ください。
    ［テンプレートから作成］［ファイルから作成］のタブを指し示すスクリーンショット

  4. 選択したタブに応じて、以下の手順へ進みます。

    ※「締結済みファイルをアップロードする」タブで文書保管機能をご利用する場合、本機能の詳細や操作手順については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約作成　「締結済ファイルをアップロード」を行う」のヘルプページをご覧ください。

①-1：テンプレートから作成

  1. 利用するテンプレートの［選択］をクリックします。
    FS契約作成画面の［選択］ボタンを指し示すスクリーンショット
  2. 文書を保存するfreeeサイン上のフォルダを選択し、［FS契約作成］をクリックします。
    ※フォルダを作成していない場合は、「root」（freeeサイン上のホーム）を選択します。
    ファイル名を選択する箇所と［FS契約作成］ボタンを指し示すスクリーンショット
  3. FS契約レコードが作成が完了し、成功のトースト通知が表示されます。
    成功のトースト通知を指し示すスクリーンショット

つづいて、後述「②文書を作成する」へ進みます。

①-2：ファイルから作成

  1. ［ファイルから作成］タブを選択後に表示された画面で、必要事項を設定します。
    FS契約作成画面のスクリーンショット

    番号 箇所 入力内容
    ① フォルダ名

    文書を保存するfreeeサイン上のフォルダを選択します。

    ※フォルダを作成していない場合は、「root」（freeeサイン上のホーム）を選択します。
    ② タイトル

    文書タイトルを入力します。

    ※未入力の場合、アップロードファイルのファイル名が文書タイトルになります。
    ③ 送信者数

    送信対象人数を「1～5」の範囲で入力します。

    2名以上に設定する場合、「三者間以上の契約機能について」のヘルプページをご参照ください。
    ④ ファイルのアップロード

    以下いずれかの方法でアップロードします。

    • 文書ファイルをアップロードする
      パソコンやネットワークからファイルを直接アップロードします。
    • レコードの添付ファイルを利用する
      Salesforceの作成元オブジェクトレコードに既にアップロードされている添付ファイルを利用します。

    ※アップロードできるファイルサイズ上限は4MBです。

  2. 必要事項を入力したら、［FS契約作成］をクリックします。
    ［FS契約作成］ボタンを指し示すスクリーンショット

  3. FS契約レコードの作成が完了し、成功のトースト通知が表示されます。
    成功のトースト通知を指し示すスクリーンショット

つづいて、後述「②文書を作成する」へ進みます。

②文書を作成する

  1. 「文書作成」コンポーネントから、［編集］をクリックします。
    文書作成コンポーネントの［編集］ボタンを指し示すスクリーンショット

  2. 「文書作成」画面が表示されたら、「Salesforce対象項目の値」に必要事項を入力します。
    「Salesforce対象項目の値」の欄を指し示すスクリーンショット

    FSテンプレート項目名 Salesforce対象項目の値
    テンプレートに登録した入力項目名 未入力の必須項目を入力します。また、マッピング済みの項目も必要に応じて修正してください。
    送信先メールアドレス 受領者（相手方）のメールアドレスを入力します。※

    ※本ページの「①-2：ファイルから作成」で作成した場合、この項目のみ表示されます。

    テスト作成・送信時は、自分以外のメールアドレスを送信先として設定してください。

  3. 必要事項を入力したら、［保存］をクリックします。
    ［保存］ボタンを指し示すスクリーンショット

    ※［文書作成］実行後は、送信先メールアドレスのみ変更できます。文書入力項目を変更しても、送信する文書は変更前に入力した内容のままとなりますので、修正が必要の場合は、文書作成する前に行ってください。

  4. 入力内容に誤りがないことを確認してから、［文書作成］をクリックします。処理が開始され、自動的にブラウザが再読み込みするまでお待ちください。
    ［文書作成］ボタンを指し示すスクリーンショット

    ブラウザが再読み込みされるまでに、他の画面への切り替えや操作を行うと処理が中断され送信が行えなくなる場合がありますのでご注意ください。

  5. ステータスが「作成中」に変更され、「FS契約関連ファイル」コンポーネントに作成された文書ファイルがアップロードされていることを確認します。
    「ステータス：作成中」に反映されている様子を指し示すスクリーンショット
    FS契約関連ファイルのコンポーネントに文書ファイルがアップロードされていることを指し示すスクリーンショット

つづいて、後述「③作成した文書の内容を確認する」へ進みます。

③作成した文書の内容を確認する

本ページの「①-1：テンプレートから作成」した場合、「②文書を作成する」手順②で入力した内容が文書に反映されているかを確認します。

入力項目を設定していない場合や「ファイルから作成」で作成した場合も、以下の2点を確認することが重要です。

  • 【ファイルの内容】ファイルを開いて、記述されている中身に問題がないか確認します。
  • 【ファイル自体】アップロードしたファイルが正しいかを確認します。
  1. 「FS契約関連ファイル」に表示されている「文書」の「CNA」から始まる［レコード番号］をクリックします。
    「FS契約関連ファイル」コンポーネントの［レコード番号］を指し示すスクリーンショット
    ※添付ファイルが多い場合など「文書」が表示されない場合は、［すべて表示］をクリックし、表示された一覧から確認したいファイルを選択します。
    FS契約関連ファイル画面の［レコード番号］を指し示すスクリーンショット
  2. 「FS契約関連ファイル」レコード詳細ページへ遷移したら、「ファイル」コンポーネントに表示されている、文書のファイル名をクリックします。
    ファイルコンポーネントの［文書のファイル名］を指し示すスクリーンショット
  3. プレビューが表示されます。内容に問題がないかを確認します。
    文書のプレビュー画面のスクリーンショット

つづいて、後述「④添付ファイルをアップロードする」へ進みます。

④添付ファイルをアップロードする

作成した文書以外に、補足資料などの追加資料を添付ファイルとして送信することができます。

この手順では、添付ファイルをアップロードする方法を説明します。
※添付ファイルが不要の場合は、後述「⑤有効期限を変更する」へ進みます。

  1. 「FS契約関連ファイル」コンポーネントに表示されている［▼（下向き▼ボタン）］をクリックし、［新規］を選択します。
    「FS契約関連ファイル」コンポーネントの［▼］ボタンを指し示すスクリーンショット
    ［▼］のプルダウンの中の［新規］を指し示すスクリーンショット

  2. 「新規FS契約関連ファイル」画面が表示されたら、必要事項を設定します。
    新規FS契約関連ファイル画面のスクリーンショット

    番号 箇所 入力内容
    ① ファイル名 添付するファイルに付けるファイル名を入力します。
    ※入力したファイル名で受領者に表示されます。
    ② 種別 「関連ファイル」を選択します。
  3. 必要事項を設定したら、［保存］をクリックします。
    FS契約関連ファイル画面の［保存］ボタンを指し示すスクリーンショット
  4. 「FS契約関連ファイル」が作成されます。
    成功のトースト通知を指し示すスクリーンショット
    FS契約関連ファイルのコンポーネントに新規作成された文書が反映されている様子を指し示すスクリーンショット
  5. 「FS契約関連ファイル」に作成された関連ファイルの「CNA」から始まる［レコード番号］をクリックします。
    FS契約関連ファイルコンポーネントの［レコード番号］を指し示すスクリーンショット
  6. レコードの詳細画面へ遷移したら、「ファイル」コンポーネントから、［ファイルをアップロード］をクリックし、アップロードするファイルを選択します。
    ファイルのコンポーネントの［ファイルをアップロード］ボタンを指し示すスクリーンショット
  7. ［完了］をクリックします。
    ファイルをアップロードの［完了］ボタンを指し示すスクリーンショット
  8. ファイルコンポーネントにアップロードしたファイルが表示されたことを確認したら添付ファイルのアップロードは完了です。
    ファイルのコンポーネントにファイルがアップロードされたことを指し示すスクリーンショット
  9. 「詳細」セクション内の「FS契約」項目から、「CNT」で始まる［レコード番号］をクリックしてFS契約レコードの詳細画面に戻ります。
    「詳細」セクションの「FS契約」項目の［レコード番号］を指し示すスクリーンショット
    FS契約レコードの詳細画面のスクリーンショット

つづいて、後述「⑤有効期限を変更する」へ進みます。

⑤有効期限を変更する

この手順では、署名・合意の有効期限を初期値から変更する手順を説明します。
※変更が必要ない場合は、後述「⑥パスワード・CCを設定する」へ進みます。

  1. 「基本情報」セクションから、「有効期限」項目の［編集（鉛筆アイコン）］をクリックします。
    「基本情報」セクションの「有効期限」項目の［編集（鉛筆アイコン）］ボタンを指し示すスクリーンショット
  2. 有効期限のリストから、希望する有効期限（1週間・2週間・4週間）を選択し、［保存］をクリックします。
    ［有効期限］のプルダウンを指し示すスクリーンショット
  3. 手順②で選択した有効期限が表示されたことを確認したら、変更完了です。
    選択した有効期限が反映されていることを指し示すスクリーンショット

つづいて、後述「⑥パスワード・CCを設定する」へ進みます。

⑥パスワード・CCを設定する

この手順では、送信する文書に設定するパスワードと通知メール送信先を追加する（CC）の設定方法を説明します。

※いずれの設定も不要な場合は、後述「⑦文書を送信する」へ進みます。

各項目の説明は、以下の表の通りです。

項目 説明
送信パスワード暗号化 受領者に届くメール内の［文書を確認する］をクリックするとパスワード入力画面が表示され、パスワードを入力しないと文書内容を確認できなくなります。
送信宛先Cc対象者１～5

文書を作成および送信したfreeeサインのチームに属する他のメンバーにも、通知メールを送信したい場合に設定します。

詳細については、「CC機能とは」のヘルプページをご覧ください。

⑥-1：パスワードを設定する

  1. 「送信オプション」セクションから、「送信パスワード暗号化」項目の［編集（鉛筆アイコン）］をクリックします。
    「送信オプション」セクションの「送信パスワード暗号化」項目の［編集（鉛筆アイコン）］ボタンを指し示すスクリーンショット
  2. 4～72文字のパスワードを入力し、［保存］をクリックします。
    ※文字種などの条件や注意事項の詳細については、「送信時にパスワードを設定する」のヘルプページをご覧ください。
    パスワード入力欄と［保存］ボタンを指し示すスクリーンショット
  3. 入力したパスワードがマスク表示されたことを確認したら、パスワード設定は完了です。
    入力したパスワードが反映されていることを指し示すスクリーンショット

⑥-2：CCを追加する

  1. 「送信オプション」セクションから、「送信宛先Cc対象者１～5」項目の［編集（鉛筆アイコン）］をクリックします。
    「送信オプション」セクションの「送信宛先Cc対象者１～5」項目の［編集（鉛筆アイコン）］を指し示すスクリーンショット
  2. 通知メール送信先（CC）として追加するチームメンバーのメールアドレスを入力し、［保存］をクリックします。
    ［送信宛先Cc対象者１］の欄を指し示すスクリーンショット
  3. Ccに追加したメールアドレスが表示されたことを確認したら、CC設定は完了です。
    「送信宛先Cc対象者１」欄に追加したメールアドレスが反映されていることを指し示すスクリーンショット

つづいて、後述「⑦文書を送信する」へ進みます。

⑦文書を送信する

前述の手順で、送信する文書の内容に問題がないことを確認したら、以下の手順で文書の送信を行います。

  1. 「送信時メッセージ」セクションから、「メッセージ」項目の［編集（鉛筆アイコン）］をクリックします。通知されるメールにメッセージを登録しない場合は、本手順をスキップし、手順③へ進みます。
    「送信時メッセージ」セクションの「メッセージ」項目の［編集（鉛筆アイコン）］を指し示すスクリーンショット
  2. メッセージを入力し、［保存］をクリックします。
    ※登録できるメッセージは255文字以下です。
    ［保存］ボタンを指し示すスクリーンショット
    ［送信時メッセージ］入力欄を指し示すスクリーンショット
  3. 「文書作成」コンポーネントに表示されている［送信］をクリックします。
    「文書作成」コンポーネントの［送信］ボタンを指し示すスクリーンショット

  4. モーダルが表示されたら、必要に応じて利用する文書送信オプションの項目にチェックを入れ、［文書送信］をクリックします。
    文書送信オプションの欄と［文書送信］ボタンを指し示すスクリーンショット

    項目 説明 受領者側の操作の
    ヘルプページ
    複数承認

    最初にメールを受け取った受領者は合意が行えず、1回以上の転送が必須となります。

    相手方の担当者と承認者が異なる場合に設定します。
    電話確認

    受領者が署名・合意ページにアクセスするには、SMSまたは音声通話による認証（2要素認証）が必須となります。

    認証を行う電話番号は受領者が設定します。

    		 【受領者向け】電話番号確認をする
    本人確認書類添付 受領者が署名・合意の操作時に、本人確認書類をアップロードすることが必須となります。 【受領者向け】署名・合意時にファイル添付する
  5. 処理が完了し、成功のトースト通知が表示されたら、［キャンセル］をクリックしてモーダルを閉じます。
    ［キャンセル］ボタンを指し示すスクリーンショット
  6. 「ステータス」が「確認待ち」に変更され、「各種日付」セクションの「送信日時」が登録されます。
    「ステータス：確認待ち」へ反映されていることを指し示すスクリーンショット
    「各種日付」セクションの「送信日時」が登録されていることを指し示すスクリーンショット

  7. 送信処理が完了すると、通知メールが送信されます。
    【送信時の通知メール（受領者）】
    メール内の「届きました」とメッセージの内容を指し示すスクリーンショット
    手順②で登録したメッセージが表示されます。

    送信が完了した文書に対して、受領者が署名・合意を行う前に内容の修正や再送信、または署名依頼のキャンセルが必要となった場合の操作方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作 - 修正対応（再送信・署名依頼キャンセル）」のヘルプページをご覧ください。

    受領者の署名・合意した文書の承認操作については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-承認操作（締結・差し戻し・却下）」のヘルプページをご覧ください。

よくある質問

Q1. 通知メールに登録するメッセージの文字数制限を変更できますか。

A1. できません。メッセージは255文字以下に制限されています。

Q2. 自分自身のメールアドレスを送信先に設定してテストできますか。

A2. いいえ。文書の作成者、送信者のメールアドレスには送信できません。テスト送信する場合も、送信者とは別のメールアドレスを設定してください。

Q3. 添付ファイルとして送信する関連ファイルを入れ替えたい場合に注意することはありますか。

A3. 必ずFS契約関連ファイルから削除して、新しいファイルをアップロードしてください。

「新しいバージョンをアップロード」で上書きした場合、該当のFS契約レコードで送信ができなくなる場合がありますのでご注意ください。

Q4. freeeサインのチームに属していない担当者をCCに追加できますか。

A4. 追加できますが、制限事項があります。詳細については、以下のヘルプページをご覧ください。

Q5. 送信後に設定した有効期限を変更することはできますか。また何の項目が修正できますか。

A5. 署名依頼をキャンセルすることで、有効期限を変更して再度送信できます。

修正できる項目などの詳細や操作方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作 - 修正対応（再送信・署名依頼キャンセル）」のヘルプページをご覧ください。

Q6. 特定のユーザーだけ「フォルダ名」の一覧が表示されずFS契約を作成できません。

A6. freeeSignパッケージのライセンスと権限セットのいずれか、または両方が割り当てられていません。システム管理者にご相談ください。

【システム管理者向け】
権限セットの割り当て方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-3.権限設定を行う」のヘルプページをご覧ください。

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