取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）

機能概要

ファイルボックス機能とは？

ファイルボックスは、日々の経理業務に紐づく電子データを一元的に保管・管理できる機能です。2022年1月リリースの電子帳簿保存法対応機能と組み合わせることによって、改正後の電子帳簿保存法の要件を満たした状態での書類データの保存・管理が可能となります。

プランごとの対応状況

ファイルボックスの基本的な機能は、全プランで利用することができます。ただし、一部プランでは機能制限がありますのでご注意ください。制限される機能については次のとおりです。

【1か月あたりに保存可能なデータ量】

ファイルボックスに保存できる帳票データ枚数や容量は、ご契約の有料プランによって次のとおり異なります。

• 個人：スタータープランをご利用の方：
  1か月あたり5枚まで の書類データを保存することができます。
• それ以外の方：
  1か月あたり10GBまで の書類データを保存することができます。

【OCRによる入力内容の推測機能】

電子帳簿保存法では保存時の要件として、「取引先」「取引日」「金額」情報を検索できるようにする必要があります。
これらは、①添付先の取引や申請に含まれる情報から自動補完 したり（2022年5月以降）、アップロードした帳票に ②OCR解析を施すことによって推測入力 することができます（①が②よりも優先されます）。

また、アップロードした帳票を取引や申請と紐づけることで、取引やファイルボックス上から「取引先（発行元）・取引日（発行日）・金額」で絞り込みができるようになります（帳票を仕訳と紐づける方法は「取り込んだレシート類を帳簿付けする」のヘルプページをご覧ください）。

あるいは、仕訳と紐づけを行わなくても、帳票単体で電子帳簿保存を行うことも可能です。その場合には、帳票に記載された「発行元」「発行日」「金額」を、帳票データに記録します。

Web版・アプリ版の機能対応状況

ファイルボックス機能はWeb版、アプリ版の双方で利用することができますが、利用できる機能範囲には違いがあります。詳細については下表のとおりです。
※ アプリ版で対応していない機能はWeb版からご操作ください。

機能	Web版の対応状況	アプリ版の対応状況
ファイルボックスへファイルを保存する	○ 対応しています	○ iOS 、 Android ともに対応しています
ファイルを絞り込む	○ 対応しています	△ iOS 、 Android ともにファイルの登録状況（未登録、登録済み）のみ絞り込み可能です
ファイルの詳細を確認・印刷する	○ 対応しています	△ iOS 、 Android ともに一部の情報のみ確認可能です
ファイルを改訂する	○ 対応しています	× 対応していません
ファイルを削除する	○ 対応しています	○ iOS 、 Android ともに対応しています
ファイルの登録情報を変更する	○ 対応しています	× 対応していません

事前準備：電子帳簿保存法に対応するかどうかを決める

ファイルボックスの電子帳簿保存機能は、アップロードしたファイルの訂正・削除履歴が自動で保存されるほか、法令要件を満たすための解像度や、検索のための日付・取引先等が入力できるようになる機能です。

2022年9月より、freee会計上で事前の設定をすることなく、ファイルボックスの電子帳簿保存機能を利用開始できます。電子帳簿保存法（スキャナ保存、電子取引データの保存）対応をする場合としない場合で、事前準備や保存時の入力項目等が異なりますので、以下を参考にご判断ください。

【電子帳簿保存法対応をするお客様】

• 「電子帳簿保存法の開始準備をする」のヘルプページを参考に、まずは社内ルールを整備してください。いつからスキャナ保存を開始するか等をお客様ご自身にて定める必要があります。
• ファイルボックスに保存したファイルは、法令上、検索できるようにする必要があります。freeeの「取引」あるいは「ファイルボックスの詳細」画面にて、日付・金額・取引先（または証憑の発行元）を入力してください（詳しくは本ページの「ファイルボックスへファイルを保存する」セクションをご覧ください）。
• なお、ファイルボックスの電子帳簿保存機能が一律で全お客様に適用されたのは2022年9月27日です。それ以前のアップロード履歴は、記録されておりませんので、ご注意ください（ご自身でファイルボックスの電子帳簿保存機能を2022年9月以前に有効にした方は、有効にした日時以降の履歴が記録されています）。

【電子帳簿保存法対応を しない お客様（紙で保存するお客様）】

• ファイルボックスの電子帳簿保存機能がシステム上一律で適用されていても、電子帳簿保存法対応をするかどうかは、従来どおりお客様が選択できます。
• 電子帳簿保存法対応をしない場合には、ファイルボックスにアップロードした書類のデータについても、紙の原本を保存してください（ファイル詳細画面に表示される解像度や書類サイズの推測値が入力されますが、無視して差し支えありません）。
• なお、2024年1月から、電子帳簿保存法にて電子取引データ（メールで受け取った請求書などの原本がデータの証憑）は、電子保存が義務化されます。今のうちから、ファイルボックスを利用して、電子帳簿保存法対応の準備を進めることをオススメします。

以降の操作説明は、電子帳簿保存法対応機能を「使用する」にしていることを前提としております。

ファイルボックスへファイルを保存する

ファイルボックスには様々な書類データを保存することができます。電子帳簿保存法対応をする場合、法要件に合わせて保存時に必要な情報を登録する必要があります。

電子帳簿保存法対応をする場合のファイル保存手順は次のとおりです。

• Web版からファイルを保存する
• iOS版アプリからファイルを保存する
• Android版アプリからファイルを保存する

Web版からファイルを保存する

電子帳簿保存法に対応してファイルを保存する場合、 ①ファイルのアップロード 後に ②電子保存項目の入力 を行う必要があります。

また、2022年4月までと2022年5月以降では、①・②それぞれが下表のような仕様に変更されました。

時期	①ファイルのアップロード に関する仕様変更点	②電子保存項目の入力 に関する仕様変更点
2022年4月まで	freee会計へのファイルアップロードは、 必ず「ファイルボックス」から行う 必要がありました。	ファイルの アップロード直後に「確認」作業（電子帳簿保存を行う上での情報登録）が必要 で、その作業が完了するまで 取引や申請でのファイル添付ができませんでした。
2022年5月以降	freee会計へのファイルアップロードは、 直接関連する取引や申請に添付することができる ようになります。 ※ 従来どおり「ファイルボックス」へのアップロードも可能です。	「確認」作業（電子帳簿保存を行う上での情報登録）が廃止 され、 必要な情報は添付された取引や申請から自動で補完 されたり、サイズ情報などの自動推測入力が行われるようになります。 ※ 未入力の情報は、後から確認したりまとめて入力することができます。

  ①ファイルのアップロード 、 ②電子保存項目の入力 の詳細は、それぞれ次のとおりです。

【①ファイルのアップロード】

次のいずれかの方法にて、freee会計にファイルをアップロードできます。
いずれの方法であっても、アップロードされたファイルは「未登録」ステータスで、ファイルボックス内へ保存されます。

• 関連する取引や申請に直接ファイルを添付したい場合：
  ファイル添付先の取引や申請を開き、直接ファイルをアップロードします。
• 一旦、ファイルボックスにファイルを保存したい場合：
  ［取引］メニュー → ［ファイルボックス］を開き、ファイルをアップロードします。

【②電子保存項目の入力】

アップロードされたファイルの電子保存項目（「発行元」「発行日」「金額」）は、ほとんどの場合、紐づけられた取引や申請の内容から自動的に補完されたり、アップロードファイルのOCR解析により推測入力されます。なお、「発行元」は電話番号の情報を元に推測されます。電話番号が読み取れない場合は登録番号をもとに推測を行います。
入力されなかった電子保存項目があった場合には、次の手順で手動入力することができます。

1. ［取引］メニュー → ［ファイルボックス］を開き、［電子保存項目］タブに切り替えます。
   
2. 「未入力のファイルのみ表示」をチェックし、電子保存項目が未入力状態であるファイルが表示されていることを確認します。
   ※ このとき、［登録済のファイルのみ表示］または［未入力のファイルのみ表示］のチェックボックスをオン・オフにすることで、絞り込み結果を変更することができます。
   
3. 電子保存項目が未入力状態のファイルに対して、「発行元」「発行日」「金額」の各項目を入力し、［保存］ボタンをクリックします。
   
   その他、ケースに応じて次の操作も可能です。
   • 自動補完や推測入力された内容が誤っている場合：
     変更したい項目の右側に表示された［鉛筆マーク］をクリックし、適切な内容に変更します。
   • 複数ファイルの電子保存項目を一括で保存したい場合：
     先に複数ファイルの電子保存項目を入力しておき（ファイル個別の［保存］ボタンはまだクリックせず）、一括保存したいファイルのチェックボックスにチェックを入れます。その後、画面上部の［一括保存］ボタンをクリックします。

iOS版アプリからファイルを保存する

1. 画面下部から［取引］メニューをタップし、画面上部のタブを［ファイルボックス］に切り替えます。
2. 画面右上の［＋］ボタンを選択し、次のいずれかの方法でファイルをアップロードします。
   
   • 直接カメラでファイルを撮影する場合：［カメラで撮る］をタップ
   • 端末に保存された画像ファイルから読み込む場合：［アルバムから読み込む］をタップ
   • ScanSnapを利用して読み込む場合：［ScanSnapから読み込む］をタップ
   ※ アップロードの詳細については、次の各ヘルプページもご覧ください。
   • 【iOS】レシート類をスマホのカメラで取り込む
   • レシート類をスキャナで取り込む 
3. ファイルをアップロード後、「ファイルボックス」タブに表示された［取引未登録のレシートを確認しましょう］ボタンをタップします。
   
4. 任意のファイルを選択し、［ファイル情報を編集］ボタンをタップします。
   
5.  電子保存項目である「発行元」「発行日」「金額」（「メモ」は任意）をそれぞれ入力し、［保存］ボタンをタップします。
   • 発行元：
     アップロードしたファイルに記載された発行元（取引先など）を入力します。
   • 発行日：
     アップロードしたファイルに記載された発行日を入力します。
   • 金額：
     アップロードしたファイルに記載された金額を入力します。
   

Android版アプリからファイルを保存する

1. 画面左側のメニューから［ファイルボックス］をタップします。
2. 次のいずれかの手順で任意のファイルをアップロードします。
   
   • 直接カメラでファイルを撮影する場合：画面右下の［カメラ］マークをタップ
     ※ アップロードの詳細については、「【Android】レシート類をスマホのカメラで取り込む」のヘルプページをご覧ください。
   • 端末に保存された画像ファイルから読み込む場合：画面右上のメニューの［ギャラリーから読み込む］をタップ
3. ファイルのアップロード完了後、「ファイルボックス」画面の「すべて」タブにて、アップロードしたファイルをタップします。
4. アップロードしたファイルの詳細画面にて、［ファイル情報を編集］ボタンをタップします。
   
5. 電子保存項目である「発行元」「発行日」「金額」（「メモ」は任意）をそれぞれ入力し、［保存］ボタンをタップします。
   • 発行元：
     アップロードしたファイルに記載された発行元（取引先など）を入力します。
   • 発行日：
     アップロードしたファイルに記載された発行日を入力します。
   • 金額：
     アップロードしたファイルに記載された金額を入力します。
     

ファイルを絞り込む

ファイルボックスへ保存したファイルは、保存時に登録した情報（発行元、発行日、金額）などで絞り込むことができます。

絞り込みを行うには、Web版freee会計で「ファイルボックス」画面を開き、［＋条件を追加］から各絞り込み条件を指定します。

絞り込み結果には発行元・発行日・金額など、指定した絞り込み条件に該当するファイルが表示されます。

また、発行元・発行日・金額の他登録されている項目を組み合わせて検索・絞り込みすることができます。発行日などの日付や金額は範囲を指定して検索・絞り込みすることができます。

【例：書類別で請求書を指定し発行元・発行日・金額にアップロードした人を組み合わせて絞り込んだ結果】

ブラウザの印刷機能で検索・絞り込み表示された画面を印刷することができます。また、「詳細」をクリックして詳細画面を表示することができます（ファイルの詳細については「ファイルの詳細を確認・印刷する」をご覧ください）。

【例：「ステータス」で「未登録」を指定して絞り込んだ結果】


※ 「ステータス」で「未登録」を指定して絞り込むと、取引未登録の帳簿には反映されないファイルが表示されます。

ファイルボックスに保存したファイルを紐付けた仕訳に「取引先」「取引日」「金額」を記録した場合には、「取引」または「仕訳帳」画面の絞り込み機能が利用できます。
取引先・取引日・金額で絞り込んだ仕訳のファイルアイコンをクリックして、ファイルボックスに保存したファイルを確認できます。

詳しくは「取引の一覧・絞り込み・重複チェック」または「仕訳帳を確認する - 仕訳帳を確認する」のヘルプページをご覧ください。

ファイルの詳細を確認・印刷する

保存したファイルは個別に詳細を確認することができます。Web版ではすべての詳細情報を表示することができます。アプリ版では一部の詳細情報を表示することができます。

• Web版でファイルの詳細を確認・印刷する
• iOS版アプリでファイルの詳細を確認する
• Android版アプリでファイルの詳細を確認する

なお、保存したファイルを出力・印刷する場合の手順について、詳しくは「freee会計 各種データエクスポートまとめ（「取引」メニュー） - ファイルボックス」のヘルプページをご覧ください。

また、2023年10月1日から導入されるインボイス制度に伴い、「インボイス情報」にて「書類の種類」「適格請求書等」「登録番号」が確認できます。詳しくは「取り込んだレシート類を帳簿付けする - インボイス情報を登録する」をご覧ください。

Web版でファイルの詳細を確認・印刷する

1. ［取引］メニュー →［ファイルボックス］を開きます。
2. 一覧から詳細を確認したいファイルをクリックします。
   
3. ファイルの詳細情報が表示されます。
   
   ブラウザの印刷機能でファイルの詳細情報が表示された画面を印刷することができます。また、ファイルをダウンロードして印刷することができます。詳しくは「freee会計 各種データエクスポートまとめ（「取引」メニュー） - レシート・証憑取り込み」をご覧ください。

iOS版アプリでファイルの詳細を確認する

1. 画面下部から［取引］メニューをタップし、［ファイルボックス］タブに切り替えます。
2. 詳細を確認したいファイルをタップすると、「バージョン」「作成日時」「作成者」などの基本的な情報を確認することができます。

Android版アプリでファイルの詳細を確認する

1. 画面左側のメニューから［ファイルボックス］をタップします。
2. 詳細を確認したいファイルをタップすると、「バージョン」「発生日」「作成者」などの基本的な情報を確認することができます。

ファイルを改訂する

保存したファイルが誤っていたり内容に変更が生じた場合には、ファイル自体を改訂することができます。

1. 事前に改訂後の書類を「ファイルボックス」に取り込んでおきます。
   
2. ファイルボックス画面を開き、一覧から改訂する書類をクリックします。
   
3. ファイル詳細画面が表示されたら、［ファイル操作］→［改訂］ボタンをクリックします。
   

4. 「改訂に使うファイルを選択」画面で改訂後のファイルを選択し、［ファイル改訂］ボタンをクリックします。
   

5. 書類データの内容に間違いがないかを確認し、「改訂理由」を入力のうえ［改訂する］ボタンをクリックします。
   

改訂したファイルは、 電子帳簿保存法対応機能を有効にした時点以降の過去分から最新版に至るまで すべてバージョン管理されており、変更・削除はできません。
各バージョンの情報（変更者、変更日時、ファイルの内容など）はいつでも「アップロード・改訂情報」項目から確認することができます。またファイルのアップロード時に自動的に一連番号が振られ、最も新しいバージョンは「第〇版(最新版)」と表示されます。

ファイルを削除する

保存したファイルが不要である場合には、ファイルを削除することができます。ただし、削除されたデータも履歴管理されるため、freee会計上からは物理的には完全削除できない点にはご留意ください。
※ 取引に添付されたファイルは削除することができません。あらかじめ取引から添付解除してください（取引に紐づくファイルを添付解除する手順は「「取引を登録」する方法は？ - 参考：取引にファイルを添付する」のヘルプページをご覧ください）。
削除されたファイルは「未登録」となり、「削除したファイル一覧」で絞り込みが可能です。

• Web版でファイルを削除する
• iOS版アプリでファイルを削除する
• Android版アプリでファイルを削除する

Web版でファイルを削除する

1. 「Web版でファイルの詳細を確認する」の手順にて、削除したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. ［ファイル操作］→［削除］をクリックします。
   
3. 確認メッセージの内容を確認し、［削除］をクリックします。
   
4. ファイルの削除が完了します。
   削除履歴を確認するには、 ファイルボックス一覧画面右上の ［ファイル設定］ ボタンから［[削除したファイル一覧］ ボタンをクリックします。
   
   

   2024年8月に、［削除したファイル一覧］ページと ［タイムスタンプの一括検証］ ページへアクセスするためのボタンの位置を変更しました。
   現在は、ファイルボックス一覧画面上の［ファイル設定］ボタンからアクセスできます。

   詳しくは「タイムスタンプを一括で検証する（改正前の電子帳簿保存法）」をご確認ください。

削除されたファイルの一覧が表示されます。詳細を確認したい削除ファイルをクリックすると、詳細画面が表示されます。詳細画面の「アップロード・改訂情報」項目では、「削除日」や「削除した人」の情報を確認することができます。

iOS版アプリでファイルを削除する

1. 「iOS版アプリでファイルの詳細を確認する」の手順にて、削除したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. 画面右上の［ゴミ箱］アイコンを選択後、確認メッセージの内容に問題がなければ［削除する］ボタンをタップします。
   

Android版アプリでファイルを削除する

1. 「Android版アプリでファイルの詳細を確認する」の手順にて、削除したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. 画面右上の［ゴミ箱］アイコンを選択後、確認メッセージの内容に問題がなければ［OK］ボタンをタップします。
   

ファイルの登録情報を変更する

ファイルを登録して70日が経過する前まで であれば、ファイルの登録情報を変更することができます。操作手順は次のとおりです。

1. 「Web版でファイルの詳細を確認する」の手順にて、登録情報を変更したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. 変更したい登録情報の［編集］ボタンをクリックし編集可能状態にします。
   
3. 任意の内容に変更後、［保存］ボタンをクリックして変更内容を確定させます。

よくある質問

ファイルに付与されたタイムスタンプはどのように確認できますか？

freee会計では、ファイルボックスに保存したファイルへタイムスタンプを付与する機能を提供しておりましたが、当該機能は2022年1月17日をもってサービス提供を終了いたしました（以降、ファイルボックス上の帳票データは変更履歴が管理されるため、タイムスタンプなしで電子帳簿保存法の要件を満たします）。

これまでにタイムスタンプが付与されたファイルについては、引き続き「タイムスタンプの一括検証」画面から確認することができます。
詳細は「レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存) - タイムスタンプを一括で検証する」のヘルプページをご覧ください。

JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）が運用する「電帳法法的要件認証制度」の認証をfreee会計は取得していますか？

はい、freee会計では次のJIIMA認証を取得しています。

• 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度（認証番号009000-00）
• 電帳法電子取引ソフト法的要件認証制度（認証番号607100-00）

国税庁のJIIMA認証リストにも掲載されております。

国税庁HP JIIMA認証情報リスト

• https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

freee会計にファイルをアップロードした時刻など、自動で記録される時刻は手修正できますか？

修正できません。freee会計に記録される時刻は、AWSのNTP（Network Time Protocol）相当のサービスと同期する仕組みを利用しており、アップロードした時刻などを客観的に証明できます。

freee会計の利用をやめた場合、それまでfreee会計に保存した電子データはどうなりますか？

freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。

電子帳簿保存法に対応してfreee会計に保存した電子ファイルは紙の取引書類と同様に法定保存期間（原則7年間または最長10年間）保存する必要があります。freee会計を利用し続けていただければ法定期間保存することができますので、利用をやめた場合でもfreee会計のアカウントと事業所を削除しないようにしてください。

ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。

電子帳簿保存法対応をしない場合にも、ファイルボックスの発行元や解像度等の情報が入力されます。未入力の場合は入力しないといけませんか？

いいえ、紙で保存している場合（電子帳簿保存法に対応しない場合）には、ファイルボックスに表示される解像度・書類サイズなどの情報や、 「電子保存項目の入力」タブ も無視いただいて差し支えありません。

関連するヘルプページ

2022年1月改正の電子帳簿保存法については次のヘルプページもご参考ください。

• 電子帳簿保存法の概要・手続について
• 電子帳簿保存法の開始準備をする
• 【新画面】受発注書類を電子保存する（電子帳簿保存法）