取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）

機能概要

ファイルボックス機能とは？

ファイルボックスは、日々の経理業務に紐づく電子データを一元的に保管・管理できる機能です。2022年1月リリースの電子帳簿保存法対応機能と組み合わせることによって、改正後の電子帳簿保存法の要件を満たした状態での書類データの保存・管理が可能となります。

プランごとの対応状況

ファイルボックスの基本的な機能は、全プランで利用することができます。ただし、一部プランでは機能制限がありますのでご注意ください。制限される機能については次のとおりです。

【1か月あたりに保存可能なデータ量】

ファイルボックスに保存できる帳票データ枚数や容量は、ご契約の有料プランによって次のとおり異なります。

• 個人：スタータープランをご利用の方：
  1か月あたり5枚まで の書類データを保存することができます。
• それ以外の方：
  1か月あたり10GBまで の書類データを保存することができます。

【OCRによる入力内容の推測機能】

電子帳簿保存法では保存時の要件として、「発行元」「発行日」「金額」情報を検索できるようにする必要があります。
これらは、①添付先の取引や申請に含まれる情報から自動補完 したり（2022年5月以降）、アップロードした帳票に ②OCR解析を施すことによって推測入力 することができます（①が②よりも優先されます）。

また、アップロードした帳票を取引や申請と紐づけることで、取引やファイルボックス上から「取引先（発行元）・取引日（発行日）・金額」で検索できるようになります（帳票を仕訳と紐づける方法は「 取り込んだレシート類を帳簿付けする 」のヘルプページをご覧ください）。

あるいは、仕訳と紐づけを行わなくても、帳票単体で電子帳簿保存を行うことも可能です。その場合には、帳票に記載された「発行元」「発行日」「金額」を、帳票データに記録します。

OCR解析による自動推測の適用範囲は、ご契約の有料プランによって次のとおり異なります。

• 個人事業主：スタータープラン または 法人：ミニマムプランをご利用の方：
  アップロードした帳票に記載された「発行日」「金額」にはOCR処理が施されますが、「発行元」には施されません。取引等にファイルを添付していなかった場合など、「発行元」情報が自動補完されなかったときは手動で入力することができます。
• それ以外のプランをご利用の方：
  取引等にファイルを添付していた場合は、その登録情報から「発行元」「発行日」「金額」が自動補完される他、ファイルの添付をしていなかった場合でもアップロードした帳票に記載された「発行元」「発行日」「金額」情報すべてにOCR処理が施されます。

Web版・アプリ版の機能対応状況

ファイルボックス機能はWeb版、アプリ版の双方で利用することができますが、利用できる機能範囲には違いがあります。詳細については下表のとおりです。
※ アプリ版で対応していない機能はWeb版からご操作ください。

機能	Web版の対応状況	アプリ版の対応状況
事前準備：電子帳簿保存法対応機能を有効にする	○ 対応しています	× 対応していません
ファイルボックスへファイルを保存する	○ 対応しています	○ iOS 、 Android ともに対応しています
ファイルを検索する	○ 対応しています	× 対応していません
ファイルの詳細を確認する	○ 対応しています	△ iOS 、 Android ともに一部の情報のみ確認可能です
ファイルを改訂する	○ 対応しています	× 対応していません
ファイルを削除する	○ 対応しています	○ iOS 、 Android ともに対応しています
ファイルの登録情報を変更する	○ 対応しています	× 対応していません

事前準備：電子帳簿保存法対応機能を有効にする

freee会計のファイルボックスで電子帳簿保存法対応機能を利用するには、あらかじめ当該機能を有効化する必要があります。操作手順は次のとおりです。
※ 本操作はWeb版からのみ行うことができます。

1. ［設定］メニュー → ［事業所の設定］を開き、［詳細設定］タブに切り替えます。
2. 「取引関連設定」グループ内の「電子帳簿保存法対応」項目にて、［使用する］にチェックを入れて［保存］ボタンをクリックします。
   
3. 設定完了以後からファイルボックスに保存されるファイルに対して、電子帳簿保存法対応機能が適用されます。

以降の操作説明は、電子帳簿保存法対応機能を「使用する」にしていることを前提としております。

ファイルボックスへファイルを保存する

ファイルボックスには様々な書類データを保存することができます。「 事前準備：電子帳簿保存法対応機能を有効にする 」で当該機能を有効にした場合、法要件に合わせて保存時に必要な情報を登録する必要があります。

法要件下でのファイル保存手順は次のとおりです。

• Web版からファイルを保存する
• iOS版アプリからファイルを保存する
• Android版アプリからファイルを保存する

Web版からファイルを保存する

法要件化でファイルを保存する場合、 ①ファイルのアップロード 後に ②電子保存項目の入力 を行う必要があります。

また、2022年4月までと2022年5月以降では、①・②それぞれが下表のような仕様に変更されました。

時期	①ファイルのアップロード に関する仕様変更点	②電子保存項目の入力 に関する仕様変更点
2022年4月まで	freee会計へのファイルアップロードは、 必ず「ファイルボックス」から行う 必要がありました。	ファイルの アップロード直後に「確認」作業（電子帳簿保存を行う上での情報登録）が必要 で、その作業が完了するまで 取引や申請でのファイル添付ができませんでした。
2022年5月以降	freee会計へのファイルアップロードは、 直接関連する取引や申請に添付することができる ようになります。 ※ 従来どおり「ファイルボックス」へのアップロードも可能です。	「確認」作業（電子帳簿保存を行う上での情報登録）が廃止 され、 必要な情報は添付された取引や申請から自動で補完 されたり、サイズ情報などの自動推測入力が行われるようになります。 ※ 未入力の情報は、後から確認したりまとめて入力することができます。

  ①ファイルのアップロード 、 ②電子保存項目の入力 の詳細は、それぞれ次のとおりです。

【①ファイルのアップロード】

次のいずれかの方法にて、freee会計にファイルをアップロードできます。
いずれの方法であっても、アップロードされたファイルは「未登録」ステータスで、ファイルボックス内へ保存されます。

• 関連する取引や申請に直接ファイルを添付したい場合：
  ファイル添付先の取引や申請を開き、直接ファイルをアップロードします。
• 一旦、ファイルボックスにファイルを保存したい場合：
  ［取引］メニュー → ［ファイルボックス］を開き、ファイルをアップロードします。

【②電子保存項目の入力】

アップロードされたファイルの電子保存項目（「発行元」「発行日」「金額」）は、ほとんどの場合、紐づけられた取引や申請の内容から自動的に補完されたり、アップロードファイルのOCR解析により推測入力されます。
入力されなかった電子保存項目があった場合には、次の手順で手動入力することができます。

1. ［取引］メニュー → ［ファイルボックス］を開き、［電子保存項目の入力］タブに切り替えます。
2. 電子保存項目が未入力状態であるファイルが表示されていることを確認します。
   ※ このとき、［登録済みのファイルのみ表示］または［未入力のファイルのみ表示］のチェックボックスをオン・オフすることで、絞り込み結果を変更することができます。
   
3. それぞれのファイルに対して、「発行元」「発行日」「金額」の各項目を入力し、［保存］ボタンをクリックします。
   
   その他、ケースに応じて次の操作も可能です。
   • 自動補完や推測入力された内容が誤っている場合：
     変更したい項目の右側に表示された［鉛筆マーク］をクリックし、適切な内容に変更します。
   • 複数ファイルの電子保存項目を一括で保存したい場合：
     先に複数ファイルの電子保存項目を入力しておき（ファイル個別の［保存］ボタンはクリックせず）、一括保存したいファイルのチェックボックスにチェックを入れます。その後、画面上部の［一括保存］ボタンをクリックします。

iOS版アプリからファイルを保存する

1. 画面下部から［取引］メニューをタップし、［ファイルボックス］タブに切り替えます。
2. 画面右上の［＋］ボタンを選択し、任意の方法でファイルをアップロードします。
   ※ アップロードの詳細については、次の各ヘルプページもご覧ください。
   • 【iOS】レシート類をスマホのカメラで取り込む
   • レシート類をスキャナで取り込む 
3. ファイルをアップロード後、「ファイルボックス」画面に表示された「確認待ちのレシートを確認しましょう」ボタンをタップします。
   
4. 任意のファイルをタップし、次の項目を入力します。
   • ファイルの種類：
     「領収書、請求書」「契約書」「それ以外」のいずれかを選択します。
   • 発行日：
     アップロードしたファイルの発行日を入力します。
   • 発行元：
     アップロードしたファイルの発行元（取引先など）を入力します。
   • 金額：
     アップロードしたファイルに含まれる金額を入力します。
   ※ これらの入力は任意です。電子帳簿保存法では「取引先」「取引日」「金額」情報を記録し、検索できるようにする必要があります。
   これらは、アップロードした帳票を仕訳と紐づけることで、仕訳上の「取引先・取引日・金額」で検索できるようになります。
   あるいは、仕訳と紐づけを行わなくても、ここで帳票に記載された「発行元」「発行日」「金額」を帳票データに記録することによって、法令要件を満たすことができます。
   お客様の保存フロー上、都合のいい方法を選び、いずれかの方法で記録をし検索できるようにします。
   
5. 入力内容に問題がなければ、画面下部の［確認する］ボタンをタップします。

Android版アプリからファイルを保存する

1. 画面左側のメニューから［ファイルボックス］をタップします。
2. スマートフォンのカメラで撮影 または ギャラリーから任意の画像を選択しアップロードします。
   ※ アップロードの詳細については、「 【Android】レシート類をスマホのカメラで取り込む 」のヘルプページをご覧ください。
3. ファイルをアップロード後、「ファイルボックス」画面の［確認待ち］タブに切り替えます。
   
4. 任意のファイルをタップし、次の項目を入力します。
   • ファイルの種類：
     「領収書、請求書」「契約書」「それ以外」のいずれかを選択します。
   • 発行日：
     アップロードしたファイルの発行日を入力します。
   • 発行元：
     アップロードしたファイルの発行元（取引先など）を入力します。
   • 金額：
     アップロードしたファイルに含まれる金額を入力します。

   ※ これらの入力は任意です。電子帳簿保存法では「取引先」「取引日」「金額」情報を記録し、検索できるようにする必要があります。
   これらは、アップロードした帳票を仕訳と紐づけることで、仕訳上の「取引先・取引日・金額」で検索できるようになります。

   あるいは、仕訳と紐づけを行わなくても、ここで帳票に記載された「発行元」「発行日」「金額」を帳票データに記録することによって、法令要件を満たすことができます。

   お客様の保存フロー上、都合のいい方法を選び、いずれかの方法で記録をし検索できるようにします。

   

5. 入力内容に問題がなければ、画面下部の［確認する］ボタンをタップします。

ファイルを検索する

ファイルボックスへ保存したファイルは、保存時に登録した情報（発行元、発行日、金額）などで検索・絞り込みすることができます。

検索を行うには、Web版freee会計で「ファイルボックス」画面を開き、画面上部から各絞り込み条件を指定します。

ファイルボックスではなく仕訳に「取引先」「取引日」「金額」を記録した場合には、「仕訳帳」画面の検索機能が利用できます。詳しくは「 仕訳帳を確認する - 仕訳帳を確認する 」のヘルプページをご覧ください。

ファイルの詳細を確認する

保存したファイルは個別に詳細を確認することができます。Web版ではすべての詳細情報が、アプリ版では一部の詳細情報を表示することができます。

• Web版でファイルの詳細を確認する
• iOS版アプリでファイルの詳細を確認する
• Android版アプリでファイルの詳細を確認する

Web版でファイルの詳細を確認する

1. ［取引］メニュー → ［ファイルボックス］を開きます。
2. 一覧から詳細を確認したいファイルをクリックします。
3. ファイルの詳細情報が表示されます。
   

iOS版アプリでファイルの詳細を確認する

1. 画面下部から［取引］メニューをタップし、［ファイルボックス］タブに切り替えます。
2. 詳細を確認したいファイルをタップすると、「バージョン」「作成日時」「作成者」などの基本的な情報を確認することができます。
   
   

Android版アプリでファイルの詳細を確認する

1. 画面左側のメニューから［ファイルボックス］をタップします。
2. 詳細を確認したいファイルをタップすると、「バージョン」「発生日」「作成者」などの基本的な情報を確認することができます。

ファイルを改訂する

保存したファイルが誤っていたり内容に変更が生じた場合には、ファイル自体を改訂することができます。

1. 事前に改訂後の書類を「ファイルボックス」に取り込んでおきます。
2. ファイルボックス画面を開き、一覧から改訂する書類をクリックします。
3. ファイルのプレビュー下部に表示された［ファイルを改訂］ボタンをクリックします。
   
4. 改訂後のファイルを選択し［ファイル改訂］ボタンをクリックします。
   
5. 改訂前の書類データと同様、書類データの内容に間違いがないかを確認し、「改訂理由」を入力の上、［改訂する］ボタンをクリックします。
   

改訂したファイルは、 電子帳簿保存法対応機能を有効にした時点以降の過去分から最新版に至るまで すべてバージョン管理されており、変更はできず、各バージョンの情報（変更者、変更日時、ファイルの内容など）はいつでも「アップロード・改訂情報」項目から確認することができます。またファイルのアップロード時には、自動的に一連番号が振られます。さらに、過去分の変更・削除はできません。

ファイルを削除する

保存したファイルが不要である場合には、ファイルを削除することができます。ただし、削除されたデータも履歴管理されるため、freee会計上からは物理的には完全削除できない点にはご留意ください。
※ 取引に添付されたファイルは削除することができません。あらかじめ取引から添付解除してください（取引に紐づくファイルを添付解除する手順は「 「取引を登録」する方法は？ - 参考：取引にファイルを添付する 」のヘルプページをご覧ください）。
削除されたファイルは「未登録」となり、「削除したファイル一覧」で検索が可能です。

• Web版でファイルを削除する
• iOS版アプリでファイルを削除する
• Android版アプリでファイルを削除する

Web版でファイルを削除する

1. 「 Web版でファイルの詳細を確認する 」の手順にて、削除したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. ファイルのプレビュー下部に表示された［削除］ボタンをクリックします。
   
3. 確認メッセージの内容に問題がなければ［削除する］ボタンをクリックします。
4. 削除履歴を確認するには、 ［取引］メニューをクリック した後の画面で表示される［削除したファイル一覧］ボタンをクリックします。
   

削除したファイルをクリックすると、詳細画面が表示されます。詳細画面の「アップロード・改訂情報」項目では、「削除日」や「削除した人」の情報を確認することができます。

iOS版アプリでファイルを削除する

1. 「 iOS版アプリでファイルの詳細を確認する 」の手順にて、削除したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. 画面右上の［ゴミ箱］アイコンを選択後、確認メッセージの内容に問題がなければ［削除する］ボタンをタップします。
   

Android版アプリでファイルを削除する

1. 「 Android版アプリでファイルの詳細を確認する 」の手順にて、削除したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. 画面右上の［ゴミ箱］アイコンを選択後、確認メッセージの内容に問題がなければ［OK］ボタンをタップします。
   

ファイルの登録情報を変更する

ファイルを登録して70日が経過する前まで であれば、ファイルの登録情報を変更することができます。操作手順は次のとおりです。

1. 「 Web版でファイルの詳細を確認する 」の手順にて、登録情報を変更したいファイルの詳細画面を表示させます。
2. 変更したい登録情報の［編集］ボタンをクリックし編集可能状態にします。
   
3. 任意の内容に変更後、［保存］ボタンをクリックして変更内容を確定させます。

よくある質問

ファイルに付与されたタイムスタンプはどのように確認できますか？

freee会計では、ファイルボックスに保存したファイルへタイムスタンプを付与する機能を提供しておりましたが、当該機能は2022年1月17日をもってサービス提供を終了いたしました（以降、ファイルボックス上の帳票データは変更履歴が管理されるため、タイムスタンプなしで電子帳簿保存法の要件を満たします）。

これまでにタイムスタンプが付与されたファイルについては、引き続き「タイムスタンプの一括検証」画面から確認することができます。
詳細は「 レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存) - タイムスタンプを一括で検証する 」のヘルプページをご覧ください。

JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）という団体が運用する「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認証をfreee会計は取得していますか？

2022年3月時点では取得しておりませんが、今後、freee会計のファイルボックスについて審査申請する予定です。JIIMAの審査時期等は未定です。

freee会計にファイルをアップロードした時刻など、自動で記録される時刻は手修正できますか？

できません。freee会計に記録される時刻は、AWSのNTP（Network Time Protocol）相当のサービスと同期する仕組みを利用しており、時刻を客観的に証明できます。

freee会計の利用をやめた場合、それまでfreee会計に保存した電子データはどうなりますか？

freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。

ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。

関連するヘルプページ

2022年1月改正の電子帳簿保存法については次のヘルプページもご参考ください。

• 電子帳簿保存法の概要・手続について
• 電子帳簿保存法の開始準備をする
• 受発注書類の変更履歴を確認・保存する（電子帳簿保存法）