このページでは、FS契約の概要、freeeサイン for Salesforceの用語、FS契約レコードの項目やコンポーネントについて説明します。
目次
FS契約の概要
FS契約は、SalesforceとfreeeサインをつなぐSalesforceオブジェクトです。
FS契約レコードを作成することで、Salesforceとfreeeサインが連携し、Salesforce上から文書の作成・送信・締結などの操作をfreeeサインで行えます。
これにより、契約に関する情報をSalesforceで一元管理できます。
FS契約の作成方法の種類
FS契約は、用途に応じて以下の3つの方法から選択できます。
①：テンプレートから作成
freeeサインに登録したテンプレート（雛形）を利用して作成する方法です。
自分側や相手側に設定した入力項目に入力をしてもらうことができます。会社名や住所などの変動する情報を入力項目として設定することで、同じテンプレートを利用して相手先に合わせて作成できます。
②：ファイルから作成
パソコンからPDFファイルなどをアップロードして使用する方法、または、FS契約の作成元である商談レコードの添付ファイルを利用して作成する方法です。
この方法では、アップロードした文書には入力項目を設定できないため、作成済みの完成した文書をそのままfreeeサインで送信するための文書として使用します。
freeeサイン for Salesforceで送信する文書は、受領者による署名・合意が必須です。配布文書は利用できないため、入力が不要な文書であっても受領者による合意の操作が必須となります。
「テンプレートから作成」および「ファイルから作成」でFS契約を作成する操作方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約（文書）を作成・送信する」のヘルプページをご覧ください。
③：締結済みファイルをアップロードする
この方法は、freeeサインの文書保管機能をSalesforceから利用したい場合に使用します。
文書保管機能とは、紙で契約した文書をPDF化したものや、freeeサイン以外の電子契約で締結した文書など、様々な形式の契約文書をfreeeサインに保存し、一元管理するための機能です。
通常はfreeeサインにログインしてアップロードしますが、この機能ではSalesforceからアップロードするだけで、freeeサインに連携して保存できます。
文書保管機能の詳細については、「文書（PDF）を保管する」のヘルプページをご覧ください。
この機能の利用する場合の操作方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約作成 「締結済ファイルをアップロード」を行う」をご覧ください。
freeeサイン for Salesforceの用語
freeeサイン for Salesforceで使用する用語について説明します。freeeサインとは異なる表記や用語があるため、操作を行う前に事前にご確認ください。
| 用語 | 説明 |
|---|---|
| FS契約 | freeeサインに連携するためのオブジェクトのことに加えfreeeサインで言う「文書」のことも表し、FS契約＝FS契約（文書）を作成するなど幅広く利用します。 |
| FS契約オブジェクト |
freeeサインと連携するためのオブジェクトのことです。 FS契約レコードが格納され、文書の進行状況などを管理します。 |
| FS契約レコード |
freeeサインに連携するため「FS契約」オブジェクトに作成されるレコードのことです。 作成したFS契約レコードから、freeeサインに連携して文書の作成～締結操作を行ったり、進行状況などを一元管理します。 |
| FS契約レコードの作成 | freeeサインに連携するためのレコードを作成します。 |
| FS契約の作成 | freeeサインに連携して文書を作成します。 |
| FS契約の送信 | freeeサインに連携して文書を送信します。 |
| FS契約の再送信 |
freeeサインに連携して送信済みの文書を再送信します。 受領者が署名できる有効期限が切れた場合など再送信を行うときに利用します。 |
| FS契約のキャンセル | freeeサインに連携して送信済みの文書の署名依頼をキャンセル（送信を取り消す）します。 |
| 承認操作 | 受領者が署名・合意し、ステータスが「要確認」となったFS契約の締結・差し戻し・却下のいずれかの操作を行います。 |
| FS契約の差し戻し | 承認操作のうち、freeeサインに連携して受領者が署名・合意した文書の差し戻しを行います。 |
| FS契約の締結 | 承認操作のうち、freeeサインに連携して締結の完了を行います。 |
| FS契約を却下する | 承認操作のうち、freeeサインに連携して却下を行います。 |
| FS契約を削除する | FS契約で文書の作成および送信前や、却下したFS契約レコードを削除します。 |
| ステータス | FS契約レコードで文書の進行状態を表す項目のことです。 |
| 文書レコード作成元 | FS契約を作成したオブジェクトのレコードのことです。 |
| FSテンプレートを取り込む | freeeサインで登録したテンプレートが一覧表示され、Salesforceへの取り込みを実行するオブジェクトのことです。 |
| FSテンプレート | Salesforceに取り込んだテンプレートのことで、マッピングや初期値の設定、無効化などの管理するオブジェクトのことです。 |
| マッピング | テンプレートとSalesforceのレコードを連携させ、テンプレートの入力項目に顧客情報などのレコード情報が自動で入力されるよう設定します。 |
| FS契約フロー |
freeeサイン for Salesforceの拡張パッケージです。 FS契約レコードの条件を満たすことをトリガーにして、文書の作成や、送信、締結を自動で行う機能のことです。送信と締結のみ自動化するなどの組み合わせも自由に設定できます。 |
| 権限セット |
FS契約レコード上で実行可能な操作を制御するものです。 割り当てられた権限（参照・作成・送信・締結）に応じて、表示されるアクションボタンが異なります。 |
| 文書詳細ページ |
freeeサイン上で作成された文書の詳細情報が表示されるページのことです。 詳しくは、本ページの「FS契約レコード詳細ページのセクションと項目 - 基本情報」をご参照ください。 |
FS契約レコード詳細ページのセクションと項目
FS契約レコード詳細ページについて、各セクションごとの項目を説明します。
文書タイトル
| 項目 | 編集可否 | 説明 |
|---|---|---|
| 文書タイトル | 編集可能 | FS契約を作成した際、freeeサインに生成される文書のファイル名 |
基本情報
| 項目 | 編集可否 | 説明 |
|---|---|---|
| FSフォルダ名 | 参照 | FS契約の作成時に保存先として指定した、freeeサイン上のフォルダ名 |
| 送信者人数 | 参照 |
利用するテンプレートに設定した受領者の人数 ファイルから作成時は、FS契約作成時に設定した受領者（相手方）の人数 |
| 有効期限 | 編集 | 送信時に、受領者が署名できる期限を設定（1週間・2週間・4週間） |
| 署名期限 | 参照 | 有効期限に基づいて自動計算される、受領者が署名可能な期限の日時 |
| リンク | 参照 | freeeサインに文書が作成されるとfreeeサイン上の文書詳細ページに遷移するリンク※ |
| ステータス | 参照 |
文書の進行状況に応じたステータス
|
| FS契約種別 | 参照 |
FS契約レコードの作成方法またはバッチ実行に応じて表示
|
| FSテンプレート | 参照 | テンプレートから作成時、利用したFSテンプレートレコードへ遷移するリンク |
| FS契約 | 参照 | FS契約レコード作成時に自動採番されるレコード番号 |
※表示されたリンクから文書詳細ページに遷移するには、SSOの設定と専用の権限セットの割り当てが必要です。
システム管理者向け
SSOの設定方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-4.シングルサインオン（SSO）設定を行う」のヘルプページをご覧ください。
送信オプション
| 項目 | 編集可否 | 説明 |
|---|---|---|
| 署名方法 | 参照 | freeeサイン for Salesforceで利用する署名方法：電子サイン |
| 送信パスワード暗号化 | 編集 | 受領者が署名・合意ページにアクセスする際に求められるパスワードを設定（任意） |
| 送信宛先CC対象者１～５ | 編集 | FS契約の送信時に、CCに設定するメールアドレスを登録 |
送信時メッセージ
FS契約の送信・修正対応・承認操作を実行した際に、受領者へ送信される通知メールに記載するメッセージを設定するセクションです。
| 項目 | 編集可否 | 説明 |
|---|---|---|
| メッセージ | 編集 | FS契約を送信する際に設定 |
| 契約書承認依頼キャンセルメッセージ | 編集 | 修正対応で「キャンセル」する際に設定 |
| 締結メッセージ | 編集 | 承認操作で「締結」する際に設定 |
| 再送信メッセージ | 編集 | 修正対応で「再送信」する際に設定 |
| 却下メッセージ | 参照 | 承認操作で「却下」する際に設定 |
| 差し戻しメッセージ | 参照 | 承認操作で「差し戻し」する際に設定 |
各種日付
文書作成、送信、署名などのアクション実行時に、実行日時と実行ユーザー情報が記録されるセクションです。
文書レコード作成元
FS契約を作成したオブジェクトのレコードが参照関係で表示されます。
FS契約の作成元レコード（オブジェクト）を表示するには、FS契約レコードと文書作成元レコードの関連付けが必要です。設定方法については、作成元オブジェクトに応じて以下のヘルプページをご覧ください。
- 基本オブジェクト（取引先・取引先責任者・商談）から作成する：「freeeサイン for Salesforce 基本操作-5.レイアウト設定を行う - ②「FS契約」作成元オブジェクトのレコードと「FS契約」レコードを紐づけする」
- その他のオブジェクトから作成する：「freeeサイン for Salesforce 初期設定-7. カスタムオブジェクトをFS契約と関連付ける」
レコード権限設定（システム管理者プロファイルのみ）
権限を持たないユーザーが、緊急時に代行で以下の作業を行う必要がある場合に使用します。
- 作成
- 送信
- 締結
freeeサイン上で実行権限を持つユーザーが、Salesforce側で役割に応じた制限を設定している場合で、緊急時に代行作業が必要となった時に使用します。
システム管理者がレコード毎に権限を付与することで、該当操作の権限がないユーザーでも、そのレコードに限り作成・送信・締結が可能になります。
FS契約レコード詳細ページのコンポーネント
FS契約レコード詳細ページには、freeeサインと連携して文書作成から送信、承認、ファイル管理までを行う3つのコンポーネントが配置されています。
文書作成
文書作成に必要な情報（入力項目、受領者メールアドレス）の入力・修正から送信、承認、締結までの一連の操作を行います。
アクションボタンの表示は、以下の条件により制御されます。
- ステータスによる制御：文書の進行状況（作成中・確認待ち・要確認など）に応じて、各段階で実行可能なアクションボタンが表示されます。
- 権限による制御：ユーザーに割り当てられた権限セットに基づいて判定され、必要な権限がない場合、対応するアクションボタンは表示されません。
文書送信オプション
文書送信時に設定された送信オプションを表示します。チェックマーク付きの項目が、設定済みのオプションです。送信オプションは送信アクション実行時に設定できます。
FS契約関連ファイル
freeeサインから取得した文書ファイル（PDF）と受領者が添付したファイル、締結後に発行される電子契約締結情報のPDFを管理します。送信時に受領者に添付するファイルもここからアップロードできます。
各コンポーネントの操作方法などの詳細については、以下のヘルプページで説明しています。
- 作成・送信操作：「freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約（文書）を作成・送信する」
- 修正対応：「freeeサイン for Salesforce 基本操作 - 修正対応（再送信・署名依頼キャンセル）」
- 承認操作：「freeeサイン for Salesforce 基本操作-承認操作（締結・差し戻し・却下）」
実際の操作に進む前に、FS契約の作成から締結までの流れを把握するため、「freeeサイン for Salesforce ～FS契約の作成～契約締結の流れ～」のヘルプページをご覧ください。