freee人事労務を使えば、勤怠管理・給与計算・年末調整といった給与事務を、オンラインでカンタンに終わらせることができます。
ここでは、freee人事労務の使い方概要をご紹介します。
初期設定(一部の内容)を動画で確認したい場合は、
「freee人事労務 動画使い方ガイド」をご覧ください。
freee人事労務 あんしん初期設定ガイドのご案内
本使い方ガイドや動画ガイドとは別に、
1から順に実際の流れに沿って初期設定を行えるあんしん初期設定ガイドをご用意しています。
労務が初めての方でも、事前準備すべきことや具体例、用語の意味、項目の反映先などを
適宜確認しながら、スムーズにfreeeを使い始められます。
目次
freee人事労務のご利用の流れ
freee人事労務のご利用の流れは、主に「基本設定」「毎月の給与計算」「年末調整」の3ステップに分かれます。
それぞれ、一部の作業を従業員に行なってもらうことができますので、管理者の負担を大幅に軽減できます。
※ ミニマムプランでは従業員自身での情報登録・更新はできません。
もちろん、給与の計算は自動で行われ、各種制度の改正にも自動で対応します。
freee人事労務での業務イメージのご紹介(小規模法人向け)
初期設定後、労務の各業務でfreeeを使ってどのように業務が変わるか等、
大まかな業務イメージやメリットを別ページにてご紹介しています。
【初期設定前に】freee人事労務での業務イメージ
freee人事労務の基本操作
freee人事労務は、基本的に月ごとに各種情報を入力します。
各種入力をする際は、どの月から変更したいのかをホーム画面の年月ナビゲーションで選択してから、給与規定や従業員情報を入力していきましょう。
※ 表示している月以降の設定が変更されます。
基本設定を行う
最初に以下の設定を行います。
こちらの設定がすべて完了後、画面上部のメニューバー及び[設定]メニューがすべて表示されます。
給与規定
最初に、自社の給与計算ルールや、社会保険や税の設定をします。
ここでの設定内容は、基本的にすべての従業員に適用されます。
勤務・賃金設定
従業員登録の前に、あなたの会社の働き方にもとづく、勤務・賃金設定を追加します。何時から何時まで働くか、いつ休むかなどを決めていきます。
freee人事労務では、この設定にもとづいて給与の自動計算を行います。
従業員の登録と招待
給与規定を設定したら、従業員情報を登録します。
この時に従業員を「招待」すると、従業員のアカウントが発行されます。
「従業員を招待」項目で「招待する」にチェックを入れるとメールアドレス入力欄が表示されます。
なお、後ほどログインIDでの招待を利用する場合は、「従業員を招待」項目で「招待する」にチェックは入れずに従業員追加を行います。
アカウントを持つ従業員は、自分で従業員情報や勤怠を入力したり、freee人事労務上で給与明細を閲覧したりできますので、管理者の給与事務の負担を大幅に軽減できます。
※ ミニマムプランでは従業員自身で従業員情報の登録・更新や打刻機能を用いての勤怠登録はできません。
もちろん、従業員を招待せずに登録することもできます。
その場合は「従業員を招待」項目の「招待する」のチェックマークを外します。
個人情報や基本給などに変更があった場合は、以下のヘルプページを参考にしながら情報を編集しましょう。
freeeを初めてご利用の方向け: あんしん初期設定ガイドのご案内
freee人事労務の初期設定に関して、「あんしん初期設定ガイド」をご用意しています。
労務が初めての方でも、事前準備すべきことや具体例、用語の意味、項目の反映先など、
適宜確認しながら、スムーズにfreeeを使い始められます。
また従業員数〜10名程度で労務に慣れていない事業所の場合、初期設定後に
初期設定チェックリストを使って間違いやすい設定項目を確認・修正できます。
勤怠を入力する
日々の勤務や欠勤の記録を、勤怠として入力します。
まずは、割増賃金(残業代など)の計算方法の設定を確認しましょう。
もちろん、有給休暇の付与・消化にも対応しています。
従業員の勤怠は、下表のように様々な方法で入力できます。
入力する人 |
端末 |
入力方法 |
ヘルプページ |
|
---|---|---|---|---|
管理者 |
従業員 |
|||
○ |
○ |
PC |
1日ずつ入力する(ミニマムプランは打刻機能未対応です) |
|
○ |
モバイル |
1日ずつ入力する(ミニマムプランは打刻機能未対応です) |
||
○ |
PC |
1ヶ月間の合計を入力する |
||
○ |
PC |
タイムカードデータや他社の勤怠ソフトからの取り込み |
【Web版の勤怠画面】
【モバイルアプリ版の勤怠画面】
給与を計算して給与明細を発行する
給与計算された給与額を確認する
勤怠を入力し終えたら、[給与明細]メニューから確認します。
給与計算された給与額を修正する
freee人事労務では、事業所の給与規定、各従業員の情報、入力された勤怠の情報を元に、その月の給与額(基本給や手当の支給額・社会保険や税金などの控除額)を計算します。
※ ミニマムプランはfreee会計からの経費精算情報連携機能はご利用いただけません。
そのため、給与の計算結果が間違っていた場合は、給与規定・従業員情報・勤怠の内容を見直し、必要に応じて修正します。
ただし、給与計算の開始方法が「手動で開始」もしくは「自動で開始」の設定状況によって、各従業員の情報や勤怠などを修正した際に、最新情報が反映されるタイミングが異なります。
詳しくは次のとおりです。
※ 給与計算の開始の詳細は「給与計算の開始方法を設定する」のヘルプページをご覧ください。
-
給与計算の開始方法が「手動で開始」の場合:
各従業員の情報や勤怠を修正したあとに手動で再計算の操作を行うことで、給与明細に最新情報が反映されます。
※ 再計算の操作手順は、「給与明細を発行する - 給与の再計算を行う」のヘルプページをご覧ください。 -
給与計算の開始方法が「自動で開始」の場合:
各従業員の情報や勤怠を修正した際に自動で再計算され、給与明細に最新情報が反映されます。
給与計算の開始方法が「手動で開始」の場合でも、直接編集した給与明細を自動計算に戻した場合は給与計算が自動で行われます。
※ 給与が自動計算される旨が実行前に画面表示されます。そのため、お客様が意図せず給与計算が行われることはありません。
給与明細の金額は直接編集することもできますが、直接編集すると自動計算が行われなくなります。基本的には直接編集せず、上記の設定内容を確認します。
給与明細を確定・発行する
計算結果が問題なければその内容を確定して、給与明細を発行しましょう。
給与明細を確定することで、給与事務に必要な各種書類の発行や、年末調整も可能になります。
アカウントが発行されている(招待済みの)従業員は、PCはもちろん、モバイルでも給与明細を確認できます。
給与の振り込みと帳簿付けを行う
freee人事労務を使えば、従業員への給与振込もまとめて行うことができます。
また、freee人事労務とfreee会計を併用している場合は、給与明細の内容を自動で帳簿付けすることもできます。
年末調整を行う
freee人事労務で給与明細を発行していけば、年末調整に必要な情報も保存されていきますので、煩雑だった年末調整も効率よく行うことができます。
従業員から家族情報や各種控除の申告内容を集めれば、年末調整は数ステップで完了します。
※ ミニマムプランでは管理者のみが各種情報の入力が可能です。
参考:人事労務の各種書類も発行可能
freee人事労務には、給与事務・人事総務に必要なあらゆる情報が集められています。
給与明細を確定するとそれらの情報も確定されますので、以下のような書類も発行できるようになります。
- 従業員の入社時の手続を行う
- 法律により保管義務が定められている帳簿(法定3帳簿)
- 所得税徴収高計算書を作成する
- 社会保険料の定時決定を行う(算定基礎届)
また、煩雑な労働保険の年度更新も、freee人事労務を使えばカンタンに進めることができます。
参考:健康管理を行う
本機能は、「freee人事労務|健康管理」を別途ご契約いただくことで、ご利用できます。
freee人事労務 | 健康管理は、健康診断 / ストレスチェックの管理、対象者の抽出から電子申請までをfreeeの「健康管理」機能で行うことができます。
詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。
お役立ち資料で確認する(印刷・ダウンロード可)
初期設定完了以降のfreee人事労務の操作方法について、管理者・労務担当者・従業員向けマニュアルをそれぞれご用意しております。
freeeを初めてご利用の方向け: あんしん初期設定ガイドのご案内
freee人事労務の初期設定に関して、「あんしん初期設定ガイド」をご用意しています。
労務が初めての方でも、事前準備すべきことや具体例、用語の意味、項目の反映先など、
適宜確認しながら、スムーズにfreeeを使い始められます。
【従業員向け】freee人事労務マニュアル(給与のみ)
上記スライドのリンクはこちら「【従業員向け】freee人事労務マニュアル(給与のみ)」
【労務担当者向け】freee人事労務マニュアル
上記スライドのリンクはこちら「【労務担当者向け】freee人事労務マニュアル」
【従業員向け】freee人事労務マニュアル(勤怠/給与)
上記スライドのリンクはこちら「【従業員向け】freee人事労務マニュアル(勤怠/給与)」
【現場管理者向け】freee人事労務マニュアル
上記スライドのリンクはこちら「【現場管理者向け】freee人事労務マニュアル」